> Czyli podstawą jest konieczność sporządzenia notatki?

Podstawą jest to, że musi być pewność co do tożsamości, zwłaszcza jeśli
osoba będzie odgrywała rolę w jakimś postępowaniu (podejrzany, świadek,
nawet osoba niesłusznie przez kogoś pomówiona). Pisał o tym już Andrzej
Lawa, żeby potem w sądzie nie było pytań i podważania sytacji. A do czasu
sprawy np. w sądzie policjant może chociażby umrzeć i kto wytłumaczy skąd
wiadomo, że to taka osoba była na miejscu i jak ją rozpoznano.
Spisanie wszelkich atrybutów identyfikujących łącznie z numerem dokumentu
zdecydowanie uwiarygadnia, że w danym czasie, w danym miejscu, była
konkretnie ta osoba i ona występuje w danej sprawie, no i że policjant też
nie olał sprawy pisząc notatkę z sufitu tylko był i coś sprawdził na
miejscu.
Zresztą na interwencje nie zawsze przyjeżdża dzielnocowy, który zresztą też
mając kilka tysięcy osób w rejonie nie spamięta ich wszyskich. Są rodzniy
wielodzietne, bliźniacy, osoby podobne itd,.. w postępowaniach
prawno-urzędowych naprawdę precyzja co do tożsamości jest koniecznością.