Zmiany w postępowaniach przed KIO. Dlaczego pierwsze pisma procesowe mogą zdecydować o wyniku sporu?

Przeczytaj także: Zamówienia publiczne 2026: 5 kluczowych zmian, które czekają zamawiających

Spór rozstrzyga się wcześniej niż dotychczas

Nowelizacja wzmacnia obowiązek przedstawiania argumentów i dowodów już na wczesnym etapie postępowania, zbliżając procedurę przed KIO do zasad znanych z postępowania cywilnego w sprawach gospodarczych. Oznacza to ograniczenie możliwości uzupełniania stanowiska w trakcie rozprawy.

– W praktyce ciężar sporu przesuwa się na etap pierwszych pism. To tam trzeba przedstawić pełną argumentację i dowody, bo później przestrzeń do ich uzupełniania będzie znacznie ograniczona niż obecnie – wskazuje mec. Michał Liżewski, partner w kancelarii LEGALLY.SMART, specjalista ds. zamówień publicznych. – W wielu przypadkach o wyniku sprawy może decydować to, jak przygotowane jest odwołanie lub przystąpienie – dodaje ekspert.

Zdalne rozprawy zmieniają dynamikę postępowania

Nowe przepisy dopuszczają prowadzenie rozpraw i posiedzeń w formule zdalnej. Z jednej strony oznacza to uproszczenie organizacyjne i ograniczenie kosztów udziału stron, z drugiej – zmianę sposobu prowadzenia sporu.

3 dni, które mogą przesądzić o wyniku sprawy

Szczególnie istotna zmiana dotyczy wykonawców przystępujących do postępowania. Termin na przystąpienie nadal wynosi 3 dni, jednak jego znaczenie wyraźnie rośnie - już na tym etapie konieczne jest przedstawienie pełnego stanowiska wraz z dowodami.

– Przystąpienie przestaje być formalnością. W praktyce to jedno z kluczowych pism w całym postępowaniu. W ciągu kilku dni trzeba przygotować kompletną argumentację, bo późniejsze uzupełnienia mogą okazać się niemożliwe – wskazuje ekspert ds. zamówień publicznych.

Nowe zasady dowodowe – mniej miejsca na korekty

Nowelizacja wprowadza zasadę koncentracji materiału dowodowego, co oznacza ograniczenie możliwości przedstawiania nowych dowodów na dalszych etapach postępowania. Kluczowe staje się nie tylko ich zgromadzenie, ale również precyzyjne wskazanie, jakie fakty mają potwierdzać.

– To zmiana jakościowa. Nie wystarczy mieć rację – trzeba ją od początku dobrze udokumentować i jasno przedstawić. Niedopatrzenia na starcie mogą przesądzić o wyniku sprawy – zaznacza mec. Liżewski.

Szybciej, ale z większą odpowiedzialnością

Zmiany mają przyspieszyć postępowania i zwiększyć ich przewidywalność, ale jednocześnie podnoszą wymagania wobec uczestników rynku zamówień publicznych. Każda sprawa wymaga teraz jeszcze dokładniejszego przygotowania już na etapie inicjowania sporu.

Dodatkowym wyzwaniem pozostają przepisy przejściowe, bowiem nie wszystkie sprawy rozpoznawane po 13 marca podlegają nowym zasadom, co w praktyce oznacza konieczność każdorazowej analizy trybu postępowania.