Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

3) do pkt 2 tego przepisu przeniesiono zasadę udzielania zgody na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej przez dyrektora archiwum państwowego lub
właściwego organu określonego w art. 19 (w przypadku podmiotów posiadających
archiwa wyodrębnione), przy czym zrezygnowano z wprowadzania dwóch
rodzajów zgód (jednorazowej i generalnej) oraz z różnych organów
odpowiedzialnych za ich wyrażenie (dyrektora archiwum państwowego
i Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych). Zgodę generalną zastąpiono
możliwością określenia bezpośrednio w akcie wykonawczym, wydanym na
podstawie art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej, tych rodzajów i typów dokumentacji,
której brakowanie nie wymaga zgody dyrektora archiwum państwowego. Do
przepisu art. 5 ust. 1 pkt 2 przeniesiono z aktu wykonawczego dotychczasowe
normy dotyczące warunków przystąpienia do brakowania dokumentacji.
Dodano nowe przepisy w art. 5 ustawy archiwalnej dotyczące postępowania
z dokumentacją w związku z ustaniem działalności podmiotu publicznego, uprzednio
określone w akcie wykonawczym. Przy czym przeniesienie to połączono
z dopracowaniem całej procedury w oparciu o dotychczasowe doświadczenia w tym
zakresie. Przedstawione propozycje kształtują się następująco:
1) pozostawiono zasadę, zgodnie z którą organy i jednostki organizacyjne, których
działalność ustaje, obowiązane są do niezwłocznego przekazania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych oraz do przekazania pozostałej
dokumentacji organowi lub jednostce przejmującym zadania i kompetencje
podmiotu, którego działalność ustaje (ust. 1a). Zmiany w tym zakresie polegają
tylko na zobligowaniu następcy prawnego (często jest to już podmiot prywatny),
aby względem tej dokumentacji stosował te same zasady, które stosował podmiot
publiczny, ponieważ jest to dokumentacja wytworzona przez podmiot publiczny;
2) potwierdzono też dotychczasową praktykę, zgodnie z którą, jeżeli podmiot
publiczny, którego działalność ustaje nie zdąży przekazać materiałów archiwalnych
do archiwum państwowego, to obowiązki w tym zakresie przechodzą na następcę
prawnego (ust. 1b);
3) w ust. 1d określono sposób postępowania z dokumentacją niearchiwalną, której
okres przechowywania jeszcze nie upłynął, a którą pozostawił po sobie podmiot,
którego działalność ustała. Te kwestie w dotychczasowym stanie prawnym były już
uregulowane w akcie wykonawczym, jednakże budziły wątpliwości interpretacyjne
6

w
kontekście odmiennego uregulowania dla podmiotów państwowych
i samorządowych;
4) w ust. 1e i 1f w sposób kompleksowy uporządkowano zasady pozostawiania
materiałów archiwalnych we władaniu następców prawnych, jeżeli są im potrzebne
w dalszej działalności. W obecnym stanie prawnym prawo do zachowania
materiałów archiwalnych po podmiocie publicznym ma podmiot prywatny, będący
jego następcą prawnym, ale nie inny podmiot publiczny. Projektowane przepisy
rozszerzają więc krąg podmiotów zainteresowanych, a także regulują kompleksowo
i jednolicie tryb pozostawiania materiałów archiwalnych u następców prawnych
(dotychczas inny był sposób postępowania z materiałami archiwalnymi, dla których
upłynęło 25 lat przechowywania, i dla tych, którym ten okres nie upłynął);
5) w ust. 1g wprowadzono nową normę, wynikającą z dotychczasowych doświadczeń
w zakresie postępowania z dokumentacją podmiotów, których działalność ustaje.
Zgodnie z projektowanym rozwiązaniem – jeżeli nie wydzielono z ww.
dokumentacji materiałów archiwalnych, to całość tej dokumentacji traktuje się tak,
jakby to były materiały archiwalne. Rozwiązanie to wynika z trudności, jakie
napotykają podmioty i archiwa państwowe przy określaniu sposobu postępowania
z tą dokumentacją w sytuacji braku wiedzy, jaka jej część stanowi materiały
archiwalne.
Z aktu wykonawczego przeniesiono także zasadę ponoszenia kosztów związanych
z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów państwowych przez podmiot
przekazujący (art. 5 ust. 1c).
Zgodnie z celem projektowanej nowelizacji w art. 5 ust. 2 dokonano zmiany zakresu
przedmiotowego upoważnienia ustawowego oraz dodano wytyczne dotyczące treści
aktu wykonawczego. Upoważnienie ustawowe będzie przekazywało do uregulowania
w rozporządzeniu
także właściwość archiwów państwowych w sprawach
przekazywania materiałów archiwalnych oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Ponadto zgodnie z projektowanym przepisem upoważniającym minister właściwy do
spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego będzie miał możliwość określania
rodzajów i typów dokumentacji niearchiwalnej, dla których nie będzie wymagana zgoda
na jej brakowanie. Zastąpiono także wyrażenie „zasady klasyfikowania
i kwalifikowania” wyrażeniem „metodę kwalifikowania i metodę klasyfikowania”, co
jest właściwszym określeniem. Należy podkreślić, że przez dodanie w wytycznych
7

obowiązku uwzględnienia zakresu stosowania w podmiotach publicznych systemów
teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw zdeterminowano sposób
uregulowania postępowania z dokumentacją w postaci tradycyjnej w zależności od
stopnia wdrożenia systemów EZD.
Zmiana art. 5 ust. 1 do ust. 2 spowodowała konieczność dokonania zmiany we
wprowadzeniu do wyliczenia w art. 5 ust. 3 w zakresie przedmiotu regulacji
przekazanej do określenia w drodze zarządzenia przez organy właściwe dla archiwów
wyodrębnionych.
Usprawnieniu zarządzania dokumentacją służy także projektowany przepis art. 36a.
Przepis ten w szczególności będzie odnosić się do podmiotów o wielopoziomowej
strukturze i posiadających liczne delegatury na terenie całego kraju. Pozwala on na
uznanie za jednostkę organizacyjną także struktur terenowych podmiotu.
Należy również wskazać, iż zgodnie ze zgłoszoną w toku uzgodnień
międzyresortowych sugestią Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa, przy
dokonywaniu kwalifikacji dokumentacji należy zwrócić szczególną uwagę na jej
wartość dowodową, w tym w szczególności umów cywilnoprawnych oraz wszelkich
dokumentów związanych z jej zawarciem oraz realizacją. Regulacja ta nie znalazła
wyrazu w treści normatywnej, bowiem wynika ona z przyjętych rozwiązań.
2. Przepisy wewnętrzne regulujące postępowanie z dokumentacją, w tym materiałami
archiwalnymi
Wprowadzenie nowych rozwiązań w zarządzaniu dokumentacją, tj. systemów
teleinformatycznych pozwalających na całościowe dokumentowanie w nich czynności
kancelaryjnych oraz tworzenia dokumentów elektronicznych, skutkuje koniecznością
wprowadzenia normy prawnej. Z tego względu w art. 6 ust. 1a określono, że sprawy
w podmiotach publicznych mogą być realizowane w ramach elektronicznego
zarządzania dokumentacją oraz zdefiniowano sposób rozumienia tego pojęcia.
Zmiana upoważnienia w art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej oraz konieczność przeniesienia
części regulacji z aktu wykonawczego do samej ustawy implikuje zmianę brzmienia
art. 6 ustawy archiwalnej. Przede wszystkim uporządkowano i określono rodzaje aktów
wewnętrznych, które w podmiotach publicznych muszą występować dla regulacji
kwestii zarządzania dokumentacją bieżącą oraz spraw zakończonych. Ujednolicono
także tryb uzgadniania tych aktów, wprowadzania ich w życie oraz określono podmioty
8

właściwe do ich wydania. Pozwoli to na wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych
w tym zakresie.
W proponowanym przepisie art. 6 ust. 2 przyjęto, że to organy i kierownicy jednostek,
o których mowa w art. 6 ust. 1, są właściwi do określenia, w porozumieniu
z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, instrukcji kancelaryjnej, instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania odpowiednio archiwum zakładowego,
składnicy akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt i w razie takiej potrzeby
kwalifikatora dokumentacji, zwanych dalej „przepisami kancelaryjno-archiwalnymi”
(dotychczas był to bądź tryb zatwierdzenia, bądź wprowadzania aktu w porozumieniu).
Pozostawiono także obowiązującą zasadę, że Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do występowania
w jego imieniu w ww. sprawach (art. 6 ust. 2h).
W art. 6 ust. 2e pozostawiono dotychczasowe rozwiązanie, zgodnie z którym organ
państwowy był upoważniony do wydania przepisów kancelaryjno-archiwalnych
wspólnych dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.
Dodano natomiast w art. 6 ust. 2f nowy przepis – oczekiwany przez jednostki
samorządu terytorialnego – pozwalający na wydawanie wspólnych przepisów
kancelaryjno-archiwalnych dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych,
także w stosunku do nadzorowanych i podległych organom samorządu terytorialnego
jednostek o zbliżonym profilu działalności.
Także projektowany przepis w art. 6 ust. 2d tworzy podstawę prawną do bieżącego
reagowania na pojawiające się nowe zadania, a co za tym idzie i dokumentację, tak aby
możliwe było ich ujęcie w jednolitych rzeczowych wykazach akt, wprowadzonych
rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy
archiwalnej. Jest to także wypełnienie ważnego postulatu ze strony samorządu
terytorialnego.
Zmiany w art. 6 ust. 2g i ust. 3 mają charakter dostosowujący.
3. Postępowanie z dokumentacją powstającą w komórkach wykonujących zadania
w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa
W związku z odstąpieniem od tworzenia archiwów wyodrębnionych dla komórek
wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa przewiduje się
uchylenie art. 5 ust. 4, art. 19 ust. 3, art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. d, art. 29 ust. 6, art. 31 ust. 1
pkt 5 oraz art. 32 ust. 2 i 3.
9

Jednocześnie, uwzględniając postulaty Ministra Obrony Narodowej, w celu
usprawnienia funkcjonowania archiwów wyodrębnionych dodano przepis, zgodnie
z którym Minister Obrony Narodowej może upoważnić Szefa Służby Wywiadu
Wojskowego i Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego lub osoby przez nich
wskazane do wyrażania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powstałej
w wyniku działalności jednostek organizacyjnych odpowiednio Służby Wywiadu
Wojskowego i Służby Kontrwywiadu Wojskowego.
4. Usprawnienie wykonywania nadzoru nad postępowaniem z dokumentacją
Zaproponowane zmiany mają na celu z jednej strony uelastycznienie realizacji tego
zadania, a z drugiej określenie na poziomie ustawy trybu przeprowadzania kontroli
archiwalnych, ponieważ do tej pory tryb ten wynikał z wewnętrznych regulacji i budził
wiele wątpliwości w podmiotach kontrolowanych. Propozycję powyższych zmian
zawierają art. 21a–21d projektu. Tryb postępowania będzie identyczny dla kontroli
zarządzanej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, jak i dyrektorów
archiwów państwowych (art. 28 ust. 4). Konieczność ustalenia odrębnego trybu kontroli
archiwalnej w ustawie archiwalnej wynika przede wszystkim ze specyfiki tej kontroli,
której celem nie jest wyłącznie wytknięcie nieprawidłowości, ale przede wszystkim
ustalenie stanu faktycznego w zakresie zarządzania dokumentacją i zasobami
archiwalnymi. Dlatego szczególnie istotne było określenie zawartości protokołu
kontroli i wystąpienia pokontrolnego.
Uelastycznienie sposobu realizacji zadań kontrolnych zapewniono poprzez
wprowadzenie przepisu art. 28 ust. 2. Coraz częściej bowiem ze względów czysto
ekonomicznych archiwa zakładowe (składnice akt) znajdują się poza siedzibami
podmiotów publicznych, natomiast kontrole archiwalne wykonywać mogą tylko te
archiwa, które były właściwe dla siedziby tego podmiotu. Generuje to dodatkowe
koszty po stronie archiwów, ale przede wszystkim uniemożliwiało bieżący i stały
kontakt z tymi archiwami zakładowymi (składnicami akt). Projektowany przepis
pozwoli na powierzanie zadania kontroli archiwalnej innemu archiwum państwowemu.
Projekt zawiera również zmiany w art. 21 ustawy. Rozszerzono zakres działania
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o popularyzację wiedzy o materiałach
archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie działalności informacyjnej i wydawniczej.
W obowiązującym stanie prawnym kwestie te przypisane są w ustawie archiwom
państwowym, przy czym każde z nich realizuje te zadania indywidualnie i przez
10