Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Druk nr 2676


Warszawa, 24 lipca 2014 r.
SEJM

RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ
VII kadencja
Prezes Rady Ministrów

RM-10-8-12




Pani

Ewa Kopacz

Marszałek Sejmu

Rzeczypospolitej Polskiej




Szanowna Pani Marszałek
Na podstawie art. 118 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia
2 kwietnia 1997 r. przedstawiam Sejmowi Rzeczypospolitej Polskiej projekt
ustawy

- o zmianie ustawy o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach z projektami aktów
wykonawczych.

W załączeniu przedstawiam także opinię dotyczącą zgodności
proponowanych regulacji z prawem Unii Europejskiej.
Ponadto uprzejmie informuję, że do prezentowania stanowiska Rządu w
tej sprawie w toku prac parlamentarnych został upoważniony Minister Kultury
i Dziedzictwa Narodowego.

Z poważaniem

(-) Donald Tusk
Projekt
U S T A W A
z dnia
o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Art. 1. W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016 oraz z 2014 r. poz. 822)
wprowadza się następujące zmiany:
1)
w art. 5:
a)
ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych
jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego
i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest
przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie:
1)
dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana
niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 1a
pkt 1, art. 32 ust. 1 i art. 38, przepisów wydanych na podstawie ust. 2b oraz
odrębnych przepisów, do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub
jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych
do archiwum państwowego;
2)
dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej „dokumentacją
niearchiwalną”, może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego
archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo
właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna może
być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego
w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji,
o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, z uwzględnieniem okresu
przechowywania wynikającego z odrębnych przepisów, oraz po uznaniu przez
organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła
dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.”,
– 2 –
b) po ust. 1 dodaje się ust. 1a–1g w brzmieniu:
„1a.W przypadku gdy ustaje działalność organu lub jednostki organizacyjnej,
o których mowa w ust. 1, organ lub jednostka organizacyjna:
1)
przekazują niezwłocznie materiały archiwalne do właściwego archiwum
państwowego;
2)
dokumentację niearchiwalną przekazują organowi lub jednostce
organizacyjnej przejmującym ich zadania i kompetencje; do organu lub
jednostki organizacyjnej przejmujących dokumentację niearchiwalną,
w zakresie jej ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania,
udostępniania, brakowania i przekazywania do archiwum państwowego,
stosuje się przepisy, jakim podlegał organ lub jednostka organizacyjna
przekazujący dokumentację.
1b. Jeżeli organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1,
których działalność ustaje, nie przekazały materiałów archiwalnych do archiwum
państwowego, materiały te przejmuje i przekazuje do właściwego archiwum
państwowego organ nadrzędny nad organem lub jednostką organizacyjną, których
działalność ustaje, a w przypadku braku takiego organu – organ sprawujący nad
nimi nadzór.
1c. Koszty związane z przygotowaniem do przekazania i konserwacją
materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem do archiwum państwowego ponosi
organ lub jednostka organizacyjna przekazująca materiały archiwalne do archiwum
państwowego.
1d. W przypadku braku organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących
zadania i kompetencje organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa
w ust. 1, których działalność ustaje, dokumentację niearchiwalną tego organu lub
jednostki przekazuje się organowi nadrzędnemu nad organem lub jednostką
organizacyjną, których działalność ustaje, w przypadku braku organu nadrzędnego
– organowi sprawującemu nadzór nad organem lub jednostką organizacyjną,
których działalność ustaje, a w przypadku braku takiego organu – podmiotowi
wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a, po zapewnieniu przez
podmiot likwidujący działalność organu lub jednostki organizacyjnej podmiotowi
wykonującemu działalność, o której mowa w art. 51a, środków finansowych na
dalsze przechowywanie tej dokumentacji.
– 3 –
1e. Podlegające przejęciu przez archiwum państwowe materiały archiwalne
organu lub jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, których działalność
ustała, niezbędne do działalności:
1)
organu państwowego lub państwowej jednostki organizacyjnej
nieposiadającej osobowości prawnej przejmujących zadania i kompetencje
organu lub jednostki organizacyjnej, których działalność ustała, archiwum
państwowe pozostawia temu organowi lub jednostce, na ich pisemny wniosek,
w tym złożony w postaci elektronicznej, na podstawie porozumienia
zawartego pomiędzy archiwum państwowym a tym organem lub jednostką;
2)
państwowej osoby prawnej, organu jednostki samorządu terytorialnego lub
samorządowej jednostki organizacyjnej przejmujących zadania i kompetencje
organu lub jednostki organizacyjnej, których działalność ustała, archiwum
państwowe, na ich pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej,
pozostawia do używania na podstawie umowy użyczenia tej osobie, organowi
lub jednostce;
3)
jednostki organizacyjnej niebędącej państwową lub samorządową jednostką
organizacyjną, przejmującej zadania i kompetencje organu lub jednostki
organizacyjnej, których działalność ustała, archiwum państwowe, na jej
pisemny wniosek, w tym złożony w postaci elektronicznej, może pozostawić
do używania na podstawie umowy użyczenia tej jednostce.
1f. Porozumienie lub umowa użyczenia, o których mowa w ust. 1e, określają
w szczególności czas dysponowania materiałami archiwalnymi oraz obowiązki
biorącego do używania materiały archiwalne.
1g. Jeżeli z dokumentacji organu lub jednostki organizacyjnej, o których
mowa w ust. 1, których działalność ustała, nie wydzielono materiałów
archiwalnych, do postępowania z tą dokumentacją, do czasu wydzielenia tych
materiałów, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące postępowania
z materiałami archiwalnymi.”,
– 4 –
c)
ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego,
po zasięgnięciu opinii Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze
rozporządzenia:
1)
określi:
a)
metody kwalifikowania i metodę klasyfikowania dokumentacji,
b)
rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych,
c)
elementy jednolitego rzeczowego wykazu akt,
d)
wzór budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt,
e)
wzór budowy kwalifikatora dokumentacji,
f)
standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego
zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do
archiwów państwowych,
g)
szczegółowy tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych,
h)
szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
i)
właściwość archiwów państwowych w sprawach, o których mowa
w lit. g i h, w tym właściwość archiwów państwowych dla organów lub
jednostek organizacyjnych o charakterze centralnym oraz dla rodzajów
przejmowanych materiałów archiwalnych
– mając na uwadze wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia
i potrzebę ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub
utratą oraz kierując się zakresem stosowania systemów teleinformatycznych
w załatwianiu i rozstrzyganiu spraw;
2)
może określić rodzaje lub typy dokumentacji niearchiwalnej, której
brakowanie nie wymaga zgody dyrektora właściwego archiwum
państwowego, kierując się krótkotrwałym znaczeniem tej dokumentacji oraz
tym, że nie stanowiła ona dotychczas materiałów archiwalnych.”,
d)
w ust. 3 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:
„Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postępowania
z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku ustania
działalności organów lub jednostek organizacyjnych, w tym podległych
i nadzorowanych, określają, w drodze zarządzenia, w odniesieniu do:”,