Kontrola w małym przedsiębiorstwie

Przeczytaj także: Czas trwania kontroli w firmie ograniczony?

PRZYKŁAD:
W trakcie kontroli w zakresie prawidłowości rozliczenia podatku dochodowego za 2007 rok. kontrolujący ustalili, że podatek spółki Y został zaniżony o 300 000 zł. Zadeklarowany przed kontrolą przez spółkę podatek wyniósł 500 000 zł. Kwota zaniżenia przekraczała 10% kwoty zadeklarowanej przez spółkę. Dało to kontrolującym podstawę do przedłużenia czasu kontroli. Ponieważ spółka jest małym przedsiębiorstwem, czas trwania kontroli może zostać przedłużony tak, aby nie nastąpiło przekroczenie limitu wynoszącego 36 dni roboczych w roku.

Istnieje też możliwość przeprowadzenia u przedsiębiorcy powtórnej kontroli w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym. Może to mieć miejsce wówczas, gdy wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę. Jednak czas trwania takiej powtórnej kontroli nie może przekraczać 7 dni. Czasu trwania powtórnej kontroli nie wlicza się do rocznych limitów kontroli określonych dla poszczególnych kategorii przedsiębiorców.

Przerwa w kontroli

Po zmianie przepisów kontrola może również zostać przerwana na czas niezbędny do przeprowadzenia badań próbki produktu lub próbki kontrolnej. Przerwanie kontroli wymaga pisemnego zawiadomienia przedsiębiorcy przez organ kontroli. Tego rodzaju przerwa może nastąpić, jeśli jedyną czynnością kontrolną po otrzymaniu wyniku badania próbki będzie sporządzenie protokołu kontroli. Uzasadnienie czasu trwania przerwy organ kontroli jest zobowiązany wpisać do książki kontroli przedsiębiorcy.

Czas przerwy nie jest wliczany do rocznych limitów czasu kontroli (ustalonych dla poszczególnych kategorii przedsiębiorców) pod warunkiem, że kontrolowany przedsiębiorca podczas przerwy miał możliwość wykonywania działalności gospodarczej oraz miał nieograniczony dostęp do prowadzonej przez siebie dokumentacji i posiadanych rzeczy, z wyjątkiem próbki zabezpieczonej w celu kontroli.

Czynność doręczenia przedsiębiorcy protokołu kontroli nie wymaga ponownego wszczęcia kontroli, a dzień, w którym doręczono przedsiębiorcy protokół kontroli, nie jest wliczany do czasu trwania kontroli. Dopuszczalne jest również doręczenie protokołu kontroli w trakcie trwania kontroli innego organu. Przerwa w kontroli nie stanowi przeszkody do przeprowadzenia w tym czasie kontroli przez inny organ.

Książka kontroli

Każdy przedsiębiorca powinien mieć książkę kontroli, której integralnym elementem powinny być upoważnienia i protokoły z dotychczas przeprowadzonych kontroli. W dokumencie tym rejestruje się wszystkie zdarzenia związane z prowadzonymi w przedsiębiorstwie inspekcjami. Powinno z niej jasno wynikać, ile kontroli przeprowadzono w przedsiębiorstwie, jak długo trwały, czego dotyczyły oraz czy obecnie trwa jakaś kontrola.

W książce tej kontrolujący dokonuje wpisu, który powinien obejmować:

• oznaczenie organu kontroli;
• oznaczenie upoważnienia do prowadzenia kontroli, w szczególności jego numer i informację, przez kogo zostało wystawione;
• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli. Zakres ten powinien się pokrywać ze stanem faktycznie przeprowadzonej kontroli, a nie wynikającym z upoważnienia;
• daty podjęcia i zakończenie kontroli;
• zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych, w tym również nałożone kary.

Jako załączniki do książki kontroli dobrze jest również przechowywać inne dokumenty z przeprowadzonych kontroli. Przedsiębiorca jest zobowiązany dokonywać wpisów dotyczących wykonania zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli.

Książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli przedsiębiorca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie. Ustawa nie określa, jak powinna wyglądać książka kontroli, nie ma żadnego obowiązkowego formularza takiej książki. Książka kontroli może mieć formę zbioru dokumentów. Wprowadzono możliwość prowadzenia przez przedsiębiorcę książki kontroli także w formie elektronicznej. W przeciwieństwie do książki „papierowej”, do której wpisów dokonują organy kontroli, książkę elektroniczną aktualizuje na bieżąco sam przedsiębiorca. Z tym obowiązkiem przedsiębiorcy połączono domniemanie, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w postaci elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.