Kontrola w małym przedsiębiorstwie

Przeczytaj także: Czas trwania kontroli w firmie ograniczony?

Poprzednio obowiązujący limit czasu był dłuższy i jednakowy dla wszystkich ww. podmiotów. Wynosił 4 tygodnie w roku kalendarzowym. Dla pozostałych przedsiębiorców limit poprzednio wynosił 8 tygodni. W wyniku nowelizacji wprowadzono regulację określającą, że do czasu trwania kontroli nie jest wliczany czas nieobecności kontrolowanego przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, jeżeli stanowi to przeszkodę w przeprowadzeniu czynności kontrolnych.

Aby jednak zapobiec nadużywaniu tej reguły w celu ciągłego unikania kontroli, w razie nieobecności kontrolowanego przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej albo niewykonania przez przedsiębiorcę obowiązku pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, wprowadzono możliwość przeprowadzenia czynności kontrolnych:

1. w obecności innego pracownika kontrolowanego przedsiębiorcy, który może być uznany za osobę umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj są dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa lub
2. w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

PRZYKŁAD:
Kontrolujący, mimo skutecznego zawiadomienia Jana K. o zamiarze przeprowadzenia kontroli w jego firmie, nie zastali go w dniu wskazanym jako dzień rozpoczęcia kontroli. Jan K. nie upoważnił też na piśmie żadnej osoby do reprezentowania go w czasie jego nieobecności. Ponieważ Jan K. nie zatrudnia w swojej firmie pracowników (w prowadzeniu firmy pomaga mu w razie potrzeby żona na zmianę z dorosłym synem), kontrolujący przystąpili do czynności kontrolnych w obecności funkcjonariusza policji, którego przywołali na świadka. Takie postępowanie kontrolujących jest prawidłowe.

Miejsce i sposób prowadzenia kontroli

Miejsce i sposób prowadzenia kontroli zostały obecnie sprecyzowane w przepisach ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Zasadą jest przeprowadzanie kontroli w siedzibie kontrolowanego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego przedsiębiorcę. Jednak za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeśli może to usprawnić prowadzenie kontroli. Nie dotyczy to inspektorów pracy, którzy posiadając odpowiednie pełnomocnictwa będą upoważnieni do swobodnego wstępu, bez uprzedniego zawiadomienia, o każdej porze dnia i nocy do każdego zakładu pracy podlegającego inspekcji.

Do ustawy została również wprowadzona reguła określająca, że czynności kontrolne powinny być przeprowadzane sprawnie i w sposób możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy. Położono zatem nacisk na zminimalizowanie uciążliwości kontroli dla przedsiębiorcy. W konsekwencji kontrolujący mają obowiązek uzasadnić w protokole kontroli konieczność podjęcia czynności zakłócających w istotny sposób działalność gospodarczą przedsiębiorcy, jeśli przedsiębiorca zgłosi taki zarzut na piśmie (art. 80b ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).

Przedłużenie czasu kontroli i przerwa w jej prowadzeniu

Możliwe jest przedłużenie czasu trwania kontroli. Jednak takie przedłużenie może nastąpić z przyczyn niezależnych od organu kontroli, który musi je wówczas uzasadnić na piśmie. Takie uzasadnienie musi zostać doręczone przedsiębiorcy i wpisane do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych.

Przedłużenie czasu trwania kontroli nie może naruszać rocznych ustawowych limitów czasu trwania kontroli.

Nowelizacja ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła również nową możliwość przedłużenia czasu trwania kontroli. Przedłużenie kontroli jest obecnie dopuszczalne w sytuacji, gdy w toku kontroli zostanie ujawnione zaniżenie zobowiązania podatkowego lub zawyżenie straty w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego lub straty, albo w przypadku ujawnienia faktu niezłożenia deklaracji mimo takiego obowiązku. Wówczas organ kontroli zawiadamia kontrolowanego o ujawnionych powyższych nieprawidłowościach, jednocześnie wskazując zgromadzony w tym zakresie materiał dowodowy (art. 83 ust. 3a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). W takim przypadku uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli organ umieszcza zarówno w książce kontroli, jak i w protokole kontroli. Czas trwania takiej przedłużonej kontroli nie może jednak spowodować przekroczenia dwukrotności rocznego limitu czasu trwania kontroli, określonego dla poszczególnych kategorii przedsiębiorców.