Jak działa urlop na żądanie? Prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy

Przeczytaj także: Zaległy urlop do odbioru tylko do 30 września

Urlop na żądanie to jedno z praw pracownika, które pozwala na szybkie skorzystanie z wolnego dnia w razie potrzeby. Mimo, że komfortowe, rodzi pytania o warunki jego udzielania oraz obowiązki strony pracodawcy. Warto poznać zasady i granice, by uniknąć nieporozumień i zapewnić zgodność z prawem.

Zgodnie z Kodeksem pracy, każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę przysługuje prawo do wykorzystania maksymalnie czterech dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Jak zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl, - Urlop na żądanie jest elementem urlopu wypoczynkowego – nie jest dodatkowym wolnym dniem, ale częścią tego samego limitu.

Pracownik musi zgłosić chęć skorzystania z takiego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, zanim przystąpi do pracy. Forma wniosku nie jest ściśle określona – może to być telefon, e-mail czy komunikator – najważniejsze, by informacja dotarła do pracodawcy w odpowiednim czasie. Ten z kolei ma obowiązek udzielenia urlopu, o ile wniosek został złożony prawidłowo i nie koliduje z kluczowymi obowiązkami firmy.

W praktyce jednak istnieją sytuacje, w których pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie. Jak wyjaśnia ekspertka Systim.pl: - Odmowa jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważne zakłócenia w funkcjonowaniu firmy – na przykład wstrzymanie produkcji, brak możliwości zapewnienia bezpieczeństwa lub realizacji kluczowych zadań. Dodaje, że decyzja o odmowie powinna być przemyślana i udokumentowana, ponieważ nieuzasadnione odrzucenie wniosku może zostać uznane za naruszenie prawa pracownika.

Jak podkreśla Beata Tęgowska, cztery dni urlopu na żądanie wliczają się w ogólny wymiar urlopu wypoczynkowego i nie przechodzą na kolejny rok. Oznacza to, że niewykorzystane dni po prostu przepadają. Warto więc planować wolne z wyprzedzeniem, jeśli istnieje taka możliwość, a z trybu „na żądanie” korzystać jedynie w sytuacjach wyjątkowych. Wynagrodzenie za ten czas pozostaje takie samo, jak przy standardowym urlopie wypoczynkowym.

Urlop na żądanie to praktyczne narzędzie, które daje pracownikom elastyczność w nagłych sytuacjach życiowych, ale wymaga odpowiedzialnego podejścia. Ekspertka podsumowuje, że kluczem jest świadomość, że nie stanowi on dodatkowego przywileju, lecz część przysługującego urlopu. Pracownicy powinni zgłaszać go z rozwagą, a pracodawcy – respektować przepisy, jednocześnie dbając o dobro firmy. Dobrze skonstruowane procedury i otwarta komunikacja pomagają uniknąć konfliktów i zapewnić płynne funkcjonowanie organizacji. - Wzajemny szacunek i zrozumienie przepisów to najlepsza podstawa współpracy między pracownikiem a pracodawcą – podkreśla Beata Tęgowska.