Agencje pracy w Polsce pod nowymi regulacjami. Kto zyska, kto straci?

Przeczytaj także: Zatrudnianie cudzoziemców. Nowe przepisy od 1 czerwca 2025

Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia ("Ustawa o rynku pracy") oraz ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ("Ustawa o dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom"), weszły w życie z dniem 1 czerwca 2025 r. Wprowadziły one szereg istotnych zmian regulujących funkcjonowanie agencji zatrudnienia oraz agencji pracy tymczasowej w Polsce, w tym zakaz prowadzenia działalności dla nowych agencji, który dotyczy jednak jedynie tylko tych cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o których mowa w art. 6 Ustawy o dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom (art. 305 ust. 3 Ustawy rynku pracy).

W praktyce, oznacza to, że nowe podmioty będą mogły świadczyć usługi na rzecz obywateli Polski, obywateli państw Unii Europejskiej oraz cudzoziemców zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, w tym posiadaczy Karty Polaka czy obywateli Ukrainy objętych ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. Wprowadzenie dwuletniego okresu karencji znacząco ogranicza możliwość wejścia na rynek nowych podmiotów – mówi Marta Wasil, z kancelarii Wolf Theiss.

Nowe regulacje oznaczają, że tylko podmioty zarejestrowane przed 1 czerwca 2025 r., będą mogły legalnie kierować do pracy większość cudzoziemców spoza UE, w tym m.in. obywateli Indii, Nepalu czy Filipin – grup, które stanowią obecnie kluczową siłę roboczą dla wielu branż, zwłaszcza produkcyjnej i budowlanej. Powstała tym samym sytuacja regulacyjnego uprzywilejowania już działających agencji, które zyskują quasi-monopolistyczną pozycję w obszarze pośrednictwa pracy dla cudzoziemców.

Powstała tym samym sytuacja regulacyjnego uprzywilejowania już działających agencji, które zyskują quasi-monopolistyczną pozycję w obszarze pośrednictwa pracy dla cudzoziemców. Należy jednak pamiętać, że to uprzywilejowanie jest warunkowe.

W celu zachowania zakresu działania tych podmiotów konieczne jest złożenie wniosku o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ), aby obejmował on również działalność polegającą na pośrednictwie pracy wobec cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o których mowa w Ustawie o dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom Wniosek należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie Ustawy o rynku pracy pod rygorem utraty uprawnień do świadczenia usług pośrednictwa pracy dla wszystkich grup cudzoziemców - podkreśla Marta Wasil.

Konsekwencje niedopełnienia obowiązku aktualizacji wpisu w KRAZ mogą być daleko idące z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej. Utrata prawa do świadczenia usług pośrednictwa pracy na rzecz znaczącej grupy cudzoziemców w nowym stanie prawnym może prowadzić do istotnych strat finansowych, szczególnie w przypadku agencji wyspecjalizowanych w rekrutacji pracowników z Azji. Dla niektórych agencji przychody generowane z tego segmentu rynku stanowią bowiem dominującą część obrotów.

Dodatkowo, Ustawa o dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom wyraźnie ogranicza zjawisko outsourcingu pracowniczego, który polega na formalnym zatrudnianiu pracowników, bez wykonywania żadnej realnej usługi z ograniczeniem jedynie do kierowania osób do dyspozycji klienta. Tego rodzaju "outsourcing" to de facto pośrednictwo pracy, ale funkcjonujące pod inną nazwą, a spółki oferujące tego typu usługi świadczą je często bez wymaganych zezwoleń i certyfikatów.

Zgodnie z nowymi przepisami, obecnie urzędy wojewódzkie są zobowiązane odmówić wydawania zezwolenia na pracę, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej działającą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej (art. 13 ust. 1 pkt 7 Ustawy o dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom) - dodaje ekspert.

Ustawa o dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom znacząco podniosła również kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. Na osobę, która nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi może zostać nałożona kara grzywny w wysokości od 3 tys. zł do 50 tys. zł. Karę tę wymierza się w kwocie nie niższej niż 3 tys. zł za każdego cudzoziemca. W poprzednio obowiązującym stanie prawnym, również przewidziane były kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców, ale sankcje były mniej dotkliwe, ponieważ kara mogła zostać wymierzona w jednej kwocie, niezależnie od liczby nielegalnie zatrudnionych osób.

Kolejną zmianą jest obowiązek posiadania przez agencje zatrudnienia, podlegające ustawie, lokalu na terenie Polski. W lokalu przeznaczonym na biuro agencji zatrudnienia musi też zostać zapewniona możliwość bezpośredniego kontaktu z przedstawicielami agencji. Oznacza to koniec możliwości prowadzenia działalności przez agencje przy wykorzystaniu tzw. Wirtualnych biur i konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z wynajmem biura.

Nowe przepisy wprowadziły szereg istotnych zmiany w funkcjonowaniu agencji zatrudnienia, podniosły standardy formalne oraz transparentność ich działalności, w szczególności w aspekcie zatrudniania oraz pośrednictwa pracy cudzoziemców. Agencje muszą dostosować się do nowych realiów prawnych, aby uniknąć problemów ze świadczeniem usług lub kar finansowych. Celem tych regulacji jest ograniczenie procederu tworzenia fikcyjnych agencji jedynie w celu szybkiego uzyskania dostępu do tzw. taniej siły roboczej spoza UE - podsumowuje Marta Wasil.

Jak podkreślają eksperci, wyższe wymagania mają sprzyjać profesjonalizacji rynku, a pośrednio – zwiększać bezpieczeństwo pracowników i podmiotów korzystających z usług agencji. Zmiany te uszczelniają system i premiują podmioty transparentne, stabilne, zwłaszcza w obszarze legalizacji pracy cudzoziemców, co stanowi odpowiedź ustawodawcy na dotychczasowe zjawiska nadużyć i ryzyka na rynku pracy tymczasowej.

Szacuje się, że w Polsce działalność w ramach pracy tymczasowej prowadzi ok. 3,5 tys. agencji, zatrudniając prawie 700 tys. pracowników tymczasowych rocznie, przy czym w KRAZ zarejestrowanych jest ponad 8,5 tys. takich podmiotów.