Kontrola w małym przedsiębiorstwie

Przeczytaj także: Czas trwania kontroli w firmie ograniczony?

Kontrola może być przeprowadzona nie tylko w siedzibie firmy, ale również w innych miejscach prowadzenia działalności, np. w oddziale firmy, który mieści się w innej miejscowości. Inspektorzy ZUS mogą prowadzić kontrolę nawet w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie, które wykonują dla firmy pewne czynności na podstawie zawartych z nimi umów. Mogą więc skontrolować biura rachunkowe, które prowadzą sprawy związane z ubezpieczeniami społecznymi i posiadają dokumenty firmy związane z zakresem prowadzonej w niej kontroli.

Zanim kontroler przystąpi do wykonywania swoich czynności, powinien okazać przedsiębiorcy następujące dokumenty: legitymację służbową, upoważnienie do kontroli oraz zawiadomienie o wszczęciu postępowania kontrolnego. Jeżeli nie przedstawi chociaż jednego z tych dokumentów albo przedsiębiorca poweźmie jakiekolwiek wątpliwości co do autentyczności kontrolera, to wówczas ma prawo zadzwonić do organu, który go wysłał i zapytać, czy tej osobie przyznano uprawnienia do przeprowadzenia kontroli.

Upoważnienie do kontroli powinno zawierać co najmniej następujące dane:

• oznaczenie organu, który upoważnił inspektora do przeprowadzenia kontroli, podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;
• datę i miejsce wystawienia;
• imię, nazwisko, numer legitymacji służbowej kontrolera;
• nazwę lub imię, nazwisko, adres (albo siedzibę) przedsiębiorcy objętego kontrolą;
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia kontroli. Określenie przewidywanego terminu zakończenia kontroli oznacza, że kontrola nie może trwać dłużej niż do dnia, który został wskazany w upoważnieniu. Może natomiast zakończyć się wcześniej. Gdyby zaś miała zakończyć się później – już po dacie wskazanej w upoważnieniu – wówczas potrzebne jest wystawienie nowego upoważnienia;
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska i funkcji. Przedsiębiorca ma prawo domagać się, aby inspektor podał mu funkcję, nazwisko i imię, adres lub telefon osoby, która wystawiła upoważnienie, aby mógł sprawdzić, czy upoważnienie jest autentyczne;
• termin ważności upoważnienia.

Po okazaniu dokumentów inspektor powinien zapoznać kontrolowanego przedsiębiorcę z jego prawami i obowiązkami. Zapoznanie to przedsiębiorca kwituje własnoręcznym podpisem na zawiadomieniu o wszczęciu postępowania kontrolnego.

Zakres kontroli prowadzonej w firmie nie może wykraczać poza zakres wskazany na upoważnieniu. Inspektor nie może samodzielnie poszerzyć zakresu kontroli. Każda taka zmiana łączy się z koniecznością zmiany upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jeżeli przedsiębiorca zauważy, że inspektor kontroluje inne aspekty działalności firmy niż wskazane w upoważnieniu, powinien zwrócić mu uwagę, a jeśli to nie odniesie skutku – napisać na niego skargę do organu kontroli.

Kontrola na legitymację dopuszczalna tylko w niektórych sytuacjach

W wyniku nowelizacji w istotny sposób została ograniczona możliwość podejmowania czynności kontrolnych jedynie na podstawie legitymacji służbowej. Przeprowadzenie czynności kontrolnych po okazaniu legitymacji służbowej będzie mogło dotyczyć jedynie następujących przypadków:

• gdy czynności kontrolne są niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
• gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

W razie wszczęcia czynności kontrolnych po okazaniu legitymacji służbowej, przed podjęciem pierwszej czynności kontrolnej, podejmujący kontrolę ma obowiązek poinformować kontrolowanego lub osobę, wobec której podjęto czynności kontrolne, o ich prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.

Czas trwania kontroli

Czas prowadzenia kontroli w jednym roku kalendarzowym, w zależności od wielkości firmy nie może przekraczać:

• u mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
• u małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
• u średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,
• u pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.