Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych oraz o zmianie niektórych innych ustaw

2) potwierdzeniu adnotacji, o których mowa w pkt 1, przez szefa organu kadrowego lub
upoważnioną przez niego osobę, odciskiem pieczęci urzędowej oraz własnoręcznym
podpisem i datą wykonania tych czynności.
2. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego pełniącego zawodową służbę wojskową
na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, po
zakończeniu przez niego służby w tej instytucji, przesyła się do właściwego organu kadrowego,
o którym mowa w § 7, po uprzednim:
1) wykonaniu czynności wymienionych w ust. 1;
2) trwałym usunięciu z teczki dokumentów dotyczących przebiegu służby w tej instytucji;
przepisy § 10 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§ 27. Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego, prowadzoną w organie kadrowym jednostki
wojskowej, której dowódca posiada kompetencje do wyznaczenia na stanowisko służbowe,
przesyła się do organu kadrowego prowadzącego jego teczkę akt personalnych po wyznaczeniu
go na nowe stanowisko służbowe, jeżeli po tym wyznaczeniu ustaje obowiązek jej prowadzenia
w dotychczasowym organie kadrowym.

§ 28. 1. Karty ewidencyjne żołnierza zawodowego przeniesionego do rezerwy kadrowej
przesyła się do organu kadrowego prowadzącego teczkę akt personalnych żołnierza
zawodowego.
2. Karty ewidencyjne żołnierza zawodowego przeniesionego do dyspozycji przesyła się wraz
z teczką akt personalnych do organu kadrowego jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje
decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej.

§ 29. Karty ewidencyjne i teczkę akt personalnych żołnierza, w stosunku do którego została
podjęta decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki do
skreślenia go z ewidencji wojskowej, organ kadrowy, w którym była prowadzona jego teczka akt
personalnych, przesyła niezwłocznie do organu kadrowego jednostki wojskowej, której dowódca
wykonuje decyzję (rozkaz) o zwolnieniu tego żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub
skreśleniu z ewidencji wojskowej.

§ 30. 1. Dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby
wojskowej lub skreśleniu go z ewidencji wojskowej, przesyła – z zastrzeżeniem ust. 3:
1) w przypadkach określonych w art. 111 pkt 1 i 5 oraz art. 113 ustawy: teczkę akt
personalnych żołnierza, po aktualizacji tej teczki i karty ewidencyjnej oraz włączeniu do niej
karty – do właściwego archiwum wojskowego;
2) w pozostałych przypadkach:
a) teczkę akt personalnych i kartę ewidencyjną żołnierza posiadającego stopień wojskowy do
pułkownika (komandora) włącznie, po aktualizacji tej teczki i karty – do wojskowego
komendanta uzupełnień właściwego dla miejsca zameldowania żołnierza na pobyt stały
lub pobyt czasowy trwający co najmniej trzy miesiące,
b) teczkę akt personalnych żołnierza posiadającego stopień wojskowy generała brygady
(kontradmirała) lub wyższy, po aktualizacji tej teczki – do departamentu Ministerstwa
Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr; kartę ewidencyjną przesyła się do
wojskowego komendanta uzupełnień właściwego dla miejsca zameldowania żołnierza na
pobyt stały lub pobyt czasowy trwający co najmniej trzy miesiące.
2. Jeżeli miejsce stałego pobytu żołnierza jest nieznane lub znajduje się poza granicami kraju
11

teczkę akt personalnych i karty ewidencyjne przesyła się do wojskowego komendanta uzupełnień
właściwego dla ostatniego znanego miejsca zamieszkania żołnierza w kraju.
3. Organ, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym
żołnierz zwolniony z zawodowej służby wojskowej kończy sześćdziesiąt lat życia lub skreśleniu
go z ewidencji wojskowej, przesyła jego teczkę akt personalnych, po uprzednim włączeniu do
niej karty ewidencyjnej, do właściwego archiwum wojskowego.
4. Dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub
skreśleniu z ewidencji wojskowej żołnierza, który pełnił zawodową służbę wojskową na
stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy,
przesyła teczkę akt personalnych i karty ewidencyjne tego żołnierza do organu kadrowego
kierownika tej instytucji.

Rozdział 7
Udostępnianie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych

§ 31. Ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych udostępnia się zgodnie z przepisami
ustawy o ochronie informacji niejawnych i ustawy o ochronie danych osobowych:
1) dowódcy jednostki wojskowej oraz przełożonemu żołnierza zawodowego;
2) szefowi organu kadrowego;
3) żołnierzowi zawodowemu lub pracownikowi wykonującemu zadania związane
z działalnością personalną;
4) osobom zatrudnionym przy prowadzeniu i aktualizowaniu dokumentów ewidencyjnych;
5) żołnierzowi zawodowemu, którego dotyczy ta ewidencja.

§ 32. Udostępnianie teczek akt personalnych odbywa się w następujący sposób:
1) teczki akt personalnych udostępniają pracownicy zbioru teczek akt personalnych lub osoby
wykonujące zadania związane z działalnością personalną;
2) każde udostępnienie teczki akt personalnych odnotowuje się w karcie wypożyczeń;
3) w przypadku konieczności uzupełnienia dokumentów w wypożyczonych teczkach akt
personalnych dokumenty, które mają być włączone do teczek akt personalnych, załącza się
do kart wypożyczeń;
4) pracownicy organu kadrowego, którzy udostępniają teczki akt personalnych, dopilnowują
zwrotu tych teczek w uzgodnionym terminie oraz sprawdzają ich kompletność;
5) adnotacje o zwrocie teczki akt personalnych oraz jej kompletności wpisuje się w karcie
wypożyczeń;
6) żołnierz zawodowy korzysta ze swojego uprawnienia w obecności pracownika zbioru teczek
akt personalnych lub osoby wykonującej zadania związane z działalnością personalną.

§ 33. Udostępnianie kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych odbywa się w następujący
sposób:
1) karty ewidencyjne są udostępniane na terenie jednostki wojskowej przez pracowników
organu kadrowego prowadzących kartotekę ewidencyjną;
2) karty ewidencyjne udostępnia się za pokwitowaniem;
3) w przypadku konieczności dokonania wpisów w udostępnionej karcie ewidencyjnej
dokonuje się ich niezwłocznie po jej zwrocie;
4) pracownicy organu kadrowego, którzy prowadzą kartotekę ewidencyjną, dopilnowują zwrotu
kart ewidencyjnych w ustalonym terminie.
12


§ 34. 1. Udostępnianie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych innym podmiotom, niż
wymienione w § 33, odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.
2. W przypadku konieczności przesłania teczki akt personalnych do podmiotu, o którym
mowa w ust. 1, od teczki odłącza się kartę wypożyczeń. Przepisy § 32 pkt 2–5 stosuje się
odpowiednio.

Rozdział 8
Sposób odtwarzania ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych w przypadku jej
zniszczenia lub zaginięcia

§ 35. 1. Odtwarzanie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych następuje w przypadku
zniszczenia jej w całości lub w części, a także wystąpienia zdarzeń, które uniemożliwiają
korzystanie z niej w całości lub części.
2. Odtwarzanie ewidencji wojskowej zarządza dowódca jednostki wojskowej, w której
uległa ona zniszczeniu lub w której wystąpiły zdarzenia, o których mowa w ust. 1.

§ 36. 1. W razie zniszczenia lub uszkodzenia teczki akt personalnych w stopniu
uniemożliwiającym posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia, sporządza się duplikat teczki
akt personalnych. Przepisy § 8 i 9 stosuje się odpowiednio. Na pierwszej stronie okładki
duplikatu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „DUPLIKAT”.
2. Duplikat teczki akt personalnych sporządza się na podstawie dokumentów:
1) uzyskanych z organów wojskowych, o których mowa w § 23;
2) dostarczonych przez zainteresowanych żołnierzy;
3) danych uzyskanych od:
a) wojskowych komisji lekarskich – w zakresie dokumentów dotyczących orzecznictwa
zdrowotnego,
b) rektorów (komendantów) wojskowych placówek edukacyjnych, rektorów uczelni
publicznych oraz dyrektorów szkół ponadgimnazjalnych, gimnazjalnych i podstawowych,
c) sądów i jednostek prokuratury oraz Krajowego Rejestru Karnego,
d) innych jednostek organów administracji publicznej obowiązanych do bezpłatnego ich
udostępniania w celu przedstawienia w ewidencji wojskowej.
3. Teczki akt personalnych, w miejsce których zostały sporządzone duplikaty:
1) zniszczone lub uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się,
2) odnalezione po uzupełnieniu duplikatu dokumentami występującymi w oryginale teczki,
a nieujętymi w duplikacie
– niszczy się protokolarnie.

§ 37. 1. W razie zniszczenia lub uszkodzenia karty ewidencyjnej w stopniu
uniemożliwiającym posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia, sporządza się duplikat karty
ewidencyjnej.
2. Duplikat karty ewidencyjnej wypełnia się w oparciu o dane zawarte w teczce akt
personalnych lub w karcie ewidencyjnej prowadzonej w innym organie kadrowym,
zamieszczając w nim dane zawarte w poszczególnych rubrykach karty ewidencyjnej, i oznacza
się napisem „DUPLIKAT”.
3. Wiarygodność wpisów odtworzonych w duplikacie karty ewidencyjnej stwierdza dowódca
jednostki wojskowej swoim podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej.
13

4. Karty ewidencyjne, w miejsce których zostały sporządzone duplikaty, niszczy się
protokolarnie.

Rozdział 9
Przejście z pokojowego na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy
zawodowych

§ 38. Przejścia z pokojowego na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej
żołnierzy zawodowych dokonuje się z dniem ogłoszenia mobilizacji lub wprowadzenia stanu
wojennego.

§ 39. 1. Po przejściu na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej, w jednostkach
wojskowych, w których żołnierze zawodowi zajmują stanowiska służbowe, prowadzi się
wyłącznie karty ewidencyjne.

2. Z pozostałymi dokumentami ewidencyjnymi postępuje się następująco:
1) zaprzestaje się prowadzenia teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych i bazy danych
systemu teleinformatycznego, o której mowa w § 3;
2) teczki akt personalnych i dokumenty ewidencyjne, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 2 i 3,
przekazuje się do:
a) Centralnego Archiwum Wojskowego – z departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej
właściwego do spraw kadr, organu kadrowego Szefa Sztabu Generalnego Wojska
Polskiego oraz Dowództwa Operacyjnego Sił Zbrojnych, Inspektoratu Wsparcia Sił
Zbrojnych, Inspektoratu Wojskowej Służby Zdrowia, Komendy Głównej Żandarmerii
Wojskowej i Dowództwa Garnizonu Warszawa, a także Akademii Obrony Narodowej
i Wojskowej Akademii Technicznej,
b) właściwego archiwum wojskowego – odpowiednio z pozostałych organów;
3) kopię bazy danych systemu teleinformatycznego, na informatycznym nośniku danych,
przekazuje się z departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr
do Centralnego Archiwum Wojskowego.
3. Dokumenty niewymienione w ust. 2 pkt 2 pozostają w jednostce wojskowej.

§ 40. 1. Przekazany przez organ kadrowy rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart
ewidencyjnych jest jednocześnie spisem imiennym przekazanych teczek akt personalnych i kart
ewidencyjnych oraz protokołem ich przekazania.
2. W rejestrze alfabetycznym teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych przekazujący
te teczki i karty zaznacza te, które są przekazywane, a na ostatniej stronie wpisuje:
1) kto i komu przekazuje teczki akt personalnych i karty ewidencyjne, podając stopień
wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego przekazującego i przyjmującego;
2) co podlega przekazaniu (teczki akt personalnych, karty ewidencyjne, rejestr alfabetyczny
teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych);
3) liczbę przekazanych teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych oraz liczbę przekazanych
paczek z tymi dokumentami, z wyszczególnieniem klauzul tajności i opisem tych paczek;
4) datę przekazania.
3. Pod wpisem, o którym mowa w ust. 2, umieszcza się nazwiska i imiona oraz podpisy
przekazującego i przyjmującego, z uwidocznionymi nazwami ich stanowisk służbowych
i określeniem jednostek wojskowych, w których pełnią zawodową służbę wojskową. Między
14

podpisami odciska się pieczęć urzędową jednostki przyjmującej.

§ 41. 1. Archiwa, o których mowa w § 39 ust. 2 pkt 2, wystawiają pokwitowanie odbioru
przekazanych im dokumentów ewidencyjnych.
2. Pokwitowanie, o którym mowa w ust. 1, zawierające:
1) wyszczególnienie nazw i liczby otrzymanych dokumentów ewidencyjnych,
2) podpis przyjmującego z wpisanym jego stopniem wojskowym, imieniem i nazwiskiem oraz
datą i odciśniętą pieczęcią urzędową jednostki przyjmującej
– przesyła się niezwłocznie przekazującemu dokumenty.

Rozdział 10
Przepisy przejściowe i końcowe

§ 42. 1. Dotychczasowe dokumenty, będące podstawą prowadzenia ewidencji wojskowej
żołnierzy zawodowych, zachowują ważność.
2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, aktualizuje się według zasad określonych
w rozporządzeniu.

§ 43. 1. Teczki akt personalnych prowadzone przed wejściem w życie rozporządzenia
prowadzi się dalej na zasadach określonych w rozporządzeniu, po uprzednim wykonaniu
czynności określonych w § 26 w odniesieniu do spisu dokumentów zgromadzonych w dziale,
o którym mowa w § 11 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 4 marca
2010 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. Nr 63, poz. 393, z późn.
zm.).
2. Zezwala się na prowadzenie dokumentów ewidencyjnych, o których mowa w § 6 pkt 1
i pkt 2 lit. a–c oraz § 9 pkt 4 rozporządzenia, o którym mowa w ust. 1, według wzorów
określonych w załącznikach nr 1–6 i 10–12 do rozporządzenia – do wyczerpania zapasów
formularzy.

§ 44. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.2)



MINISTER OBRONY NARODOWEJ




______

1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 107, poz. 679, Nr 113,
poz. 745, Nr 127, poz. 857, Nr 182, poz. 1228 i Nr 238, poz. 1578 oraz z 2011 r. Nr 22, poz. 114, Nr 112,
poz. 654, Nr 122, poz. 696, Nr 171, poz. 1016 i Nr 236, poz. 1396).
2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z dnia 4 marca 2010 r.
w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących służbę kandydacką (Dz. U. Nr 63,
poz. 393, z późn. zm.), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosownie do
brzmienia art. … ust. … ustawy z dnia ... o zmianie ustawy o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych oraz
niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. ...).
15