Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych oraz o zmianie niektórych innych ustaw

Rozdział 4
Sposób prowadzenia księgi etatowej

§ 15. 1. Księgę etatową jednostki wojskowej prowadzi się w jednostce wojskowej w formie
przewidzianej w § 3 ust. 1 lub w systemie teleinformatycznym.
2. W księdze etatowej jednostki wojskowej prowadzi się obsadę stanowisk służbowych
występujących w etacie jednostki wojskowej. Wpisuje się w niej stanowiska służbowe
w kolejności, w jakiej występują w etacie jednostki wojskowej.
3. W organach kadrowych jednostek wojskowych, których dowódcy posiadają uprawnienia
do wyznaczania na stanowiska służbowe, prowadzi się księgę etatową podległych jednostek
wojskowych, zawierającą nazwy stanowisk służbowych, w stosunku do których kompetencje
kadrowe w zakresie wyznaczania na stanowiska służbowe posiada ten dowódca oraz jego
przełożeni.
4. Księgę etatową jednostki wojskowej aktualizuje się na podstawie decyzji personalnych
oraz zarządzeń i rozkazów organizacyjnych.

Rozdział 5
Dokumenty aktualizujące

§ 16. Podstawę założenia i dokonywania zmian w ewidencji wojskowej żołnierzy
zawodowych w czasie pokoju stanowią następujące dokumenty:
1) decyzje dowódców jednostek wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji
kadrowych i finansowych, a także wyciągi z tych decyzji;
2) wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;
3) wnioski w sprawach kadrowych wynikające z przepisów prawa;
4) porozumienia, o których mowa w art. 44 ust. 3 ustawy, oraz wnioski żołnierzy, na podstawie
których organy wojskowe zawierają te porozumienia;
5) dokumenty wydane przez cywilne i wojskowe placówki edukacyjne lub inne uprawnione
organy, potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji
(uprawnienia) zawodowej, klasy kwalifikacyjnej specjalisty albo ukończenie kursu, praktyki
lub stażu;
6) protokoły i świadectwa (certyfikaty) wydane przez resortowe komisje egzaminacyjne,
dokumentujące znajomość języków obcych;
7) kontrakty na pełnienie zawodowej służby wojskowej;
8) postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych oraz medali
resortowych oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji;
9) kopie doręczonych żołnierzowi zawodowemu kart opisu stanowisk służbowych,
zajmowanych w trakcie pełnienia zawodowej służby wojskowej, zawierające adnotację
żołnierza o zapoznaniu się z dokumentem oraz stopień wojskowy, imię i nazwisko żołnierza,
jego podpis i datę zapoznania się;
10) opinie służbowe oraz odwołania od opinii;
11) potwierdzone kopie poświadczeń bezpieczeństwa i certyfikatów bezpieczeństwa oraz decyzji
o odmowie wydania lub cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa;
12) potwierdzone kopie zaświadczeń o odbyciu szkoleń w zakresie ochrony informacji
niejawnych;
13) orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;
14) świadectwo służby;
6

15) życiorys;
16) odpis aktu urodzenia;
17) informacje z Krajowego Rejestru Karnego;
18) postanowienie o wyrażeniu zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego;
19) dokumenty wydane przez urzędy stanu cywilnego i inne organy władzy państwowej
dotyczące w szczególności miejsca zamieszkania, stanu cywilnego, stanu rodzinnego,
nazwiska lub imienia;
20) dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne uprawnione organy, potwierdzające przebieg
pracy zawodowej;
21) opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki wojskowej i wojskowego komendanta
uzupełnień wystawione w związku z powołaniem do zawodowej służby wojskowej lub
służby kandydackiej;
22) dokument potwierdzający złożenie przysięgi wojskowej;
23) wnioski o zawarcie kolejnego kontraktu na pełnienie służby kontraktowej;
24) wnioski o zwolnienie od zajęć służbowych, o których mowa w art. 62 ust. 11 ustawy, w celu
sprawowania osobistej opieki nad najbliższym członkiem rodziny;
25) wnioski o udzielenie urlopu okolicznościowego, o którym mowa w art. 62 ust. 12 ustawy,
lub macierzyńskiego;
26) wnioski o udzielenie zezwolenia na wykonywanie pracy zarobkowej lub prowadzenie
działalności gospodarczej;
27) wnioski o zezwolenie na przynależność do stowarzyszeń lub innych organizacji
zagranicznych lub międzynarodowych oraz decyzje w tych sprawach;
28) powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o:
a) przynależności do stowarzyszenia lub innej organizacji krajowej,
b) pobieraniu nauki oraz wnioski o udzielenie pomocy w związku z jej pobieraniem;
29) oświadczenia o wyrażeniu zgody na wyznaczenie na stanowisko służbowe w instytucjach
cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy;
30) oświadczenia o odmowie pełnienia zawodowej służby wojskowej na równorzędnym lub
wyższym stanowisku służbowym;
31) wnioski organu wojskowego o dokonanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej
służby wojskowej;
32) wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej dokonane przez organ
wojskowy lub żołnierza zawodowego;
33) wnioski o wycofanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej
oraz stanowisko w tej sprawie właściwego organu kadrowego;
34) wnioski o skrócenie okresu wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby
wojskowej;
35) decyzje personalne i finansowe oraz wyciągi z nich, inne niż wymienione w pkt 1 i 8;
36) wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki wojskowej o przybyciu do jednostki
wojskowej, o objęciu obowiązków służbowych, o rozliczeniu i skierowaniu do wojskowego
komendanta uzupełnień właściwego dla miejsca zamieszkania oraz inne dokumenty
personalno-finansowe związane ze zwolnieniem z tej służby;
37) umowy zawarte z:
a) żołnierzem zawodowym, który został skierowany przez organ wojskowy na studia, naukę,
kurs, staż naukowy lub specjalizację, w kraju lub za granicą,
b) żołnierzem zawodowym, który uzyskał pomoc w związku z pobieraniem nauki;
38) fotografie żołnierza zawodowego wymienione w związku z mianowaniem żołnierza na
7

kolejny stopień wojskowy;
39) inne dokumenty powodujące skutki kadrowe i finansowe;
40) orzeczenia i zawiadomienia organów ścigania, odpisy prawomocnych wyroków sądowych
lub sentencje wyroków oraz postanowienia sądowe o zatarciu skazania;
41) powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą
w celach niezwiązanych z zawodową służbą wojskową oraz decyzje w tych sprawach;
42) dokumenty dotyczące sprawdzianu sprawności fizycznej;
43) meldunki o zmianie miejsca zamieszkania;
44) meldunki o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej.

§ 17. 1. Sposób opracowywania:
1) formularzy i rozkazów personalnych w sprawach dotyczących powoływania do zawodowej
służby wojskowej, wyznaczania na stanowiska służbowe oraz zwalniania z zawodowej
służby wojskowej i skreślania z ewidencji wojskowej, a także kodowania informacji w tych
rozkazach – określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 9 do rozporządzenia;
2) rozkazów personalnych o mianowaniu żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy
zawodowych na stopnie wojskowe oraz o nadawaniu medali resortowych, a także kodowania
informacji w tych rozkazach – określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 10 do
rozporządzenia;
3) rozkazów personalnych o rozpoczęciu i zakończeniu szkolenia przez żołnierzy zawodowych
i kandydatów na żołnierzy zawodowych, a także kodowania informacji w tych rozkazach
– określa instrukcja stanowiąca załącznik nr 11 do rozporządzenia.
2. Wzory meldunków, o których mowa w § 16 pkt 43 i 44, określa załącznik nr 12 do
rozporządzenia.

Rozdział 6
Obieg informacji aktualizujących ewidencję wojskową

§ 18. Dokumenty aktualizujące wprowadza się do systemu teleinformatycznego i przesyła
się do organów prowadzących teczkę akt personalnych i kartę ewidencyjną nie później niż 14 dni
po wystąpieniu zmian ewidencyjnych.

§ 19. 1. Dowódca jednostki wojskowej, który wydał rozkaz personalny wprowadza go do
systemu teleinformatycznego i przesyła do organu kadrowego bezpośredniego przełożonego.
2. Rozkaz personalny wydany dla celów ewidencyjnych dotyczący żołnierza zwolnionego
z zawodowej służby wojskowej z mocy prawa dowódca jednostki wojskowej przesyła
dodatkowo do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr.
3. Dowódca jednostki wojskowej, który wykonał rozkaz personalny o zwolnieniu żołnierza
z zawodowej służby wojskowej, w terminie 7 dni od dnia zwolnienia przesyła meldunek
o realizacji zwolnienia do organu kadrowego bezpośredniego przełożonego.

§ 20. W przypadku:
1) zmiany miejsca zamieszkania lub adresu zameldowania,
2) zmiany stanu cywilnego,
3) zmiany stanu rodzinnego,
4) zmiany nazwiska lub imienia,
5) uzyskiwania bez pośrednictwa jednostek wojskowych:
8

a) wykształcenia w cywilnych placówkach edukacyjnych,
b) stopni i tytułów naukowych,
c) specjalizacji (uprawnień) zawodowych,
d) orderów i odznaczeń państwowych oraz odznak,
6) otrzymania odznaczeń nadawanych przez organy organizacji międzynarodowych lub innych
państw,
7) zmiany danych dotyczących przebiegu pracy zawodowej,
8) zmiany danych dotyczących karalności
– żołnierz zawodowy w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany (zdarzenia) przekazuje informację
organowi kadrowemu, przedstawiając jednocześnie stosowne dokumenty stanowiące podstawę
aktualizacji ewidencji wojskowej. Organ kadrowy wprowadza dokumenty do systemu
teleinformatycznego i włącza je do teczki akt personalnych.

§ 21. 1. W przypadku zmiany nazwiska lub imienia rozkaz personalny dla celów
ewidencyjnych wydaje:
1) dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr
– w odniesieniu do oficerów zawodowych;
2) organ, o którym mowa w art. 44 ust. 1 ustawy – w odniesieniu do podoficerów zawodowych
i szeregowych zawodowych.
2. Kopię rozkazu, o którym mowa w ust. 2, przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego
wydania do organu kadrowego, o którym mowa w § 7, oraz jednostki wojskowej, na której
ewidencji pozostaje żołnierz zawodowy, a także do organu kadrowego bezpośredniego
przełożonego.

§ 22. Organy wojskowe kierujące na studia, naukę, kurs, staż lub specjalizację, w kraju i za
granicą, po ich zakończeniu, przekazują dokumenty wydane przez placówki edukacyjne do
organów kadrowych, o których mowa w § 7, oraz kopię tych dokumentów do jednostek
wojskowych, na których ewidencji żołnierze zawodowi pozostają.

§ 23. Za terminowe przesyłanie informacji do właściwych organów kadrowych
prowadzących teczki akt personalnych i karty ewidencyjne oraz aktualizowanie bazy danych
systemu teleinformatycznego odpowiedzialnymi są:
1) departament Ministerstwa Obrony Narodowej właściwy do spraw kadr stosownie do swoich
kompetencji w zakresie:
a) zmian stopni wojskowych,
b) nadawania orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych oraz odznak,
c) przenoszenia do rezerwy kadrowej lub dyspozycji,
d) kierowania na studia, naukę, kurs, staż naukowy lub specjalizację, w kraju i za granicą,
e) wyznaczania na stanowiska służbowe w kraju,
f) wyznaczania do pełnienia zawodowej służby wojskowej poza granicami państwa,
g) zwalniania żołnierzy zawodowych z zawodowej służby wojskowej i skreślania
z ewidencji wojskowej,
h) powołania do zawodowej służby wojskowej;
2) organ kadrowy Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego w zakresie:
a) wyznaczania na stanowiska służbowe w kraju – stosownie do kompetencji Szefa Sztabu
Generalnego Wojska Polskiego,
b) kierowania do pełnienia zawodowej służby wojskowej poza granicami państwa;
9

3) organy kadrowe jednostek wojskowych, w których są prowadzone teczki akt personalnych,
w odniesieniu do informacji aktualizującej o żołnierzu zawodowym zgromadzonej w czasie
pełnienia przez niego zawodowej służby wojskowej – w zakresie:
a) zawierania kontraktów,
b) wyznaczania na stanowiska służbowe,
c) opinii służbowych,
d) zmian stopni wojskowych,
e) informacji dotyczących spraw personalnych stwierdzonych w rozkazach dziennych tych
dowódców,
f) informacji zapisanych w dokumentach opracowanych przez przełożonych żołnierza
zawodowego lub pracowników organu kadrowego, w szczególności w formie decyzji,
rozkazów, oświadczeń, wniosków, notatek służbowych i zawiadomień,
g) informacji dotyczących rozpoczęcia i ukończenia szkolenia, uzyskanego wykształcenia,
uzyskanych stopni naukowych, specjalizacji lekarskich, ukończenia aplikacji
sędziowskiej, prokuratorskiej lub innej,
h) informacji i dokumentów nadesłanych z sądów, prokuratur, Żandarmerii Wojskowej
i innych organów,
i) orzeczeń wojskowych komisji lekarskich,
j) zwolnień z zawodowej służby wojskowej,
k) powołania do zawodowej służby wojskowej w korpusie podoficerów zawodowych
i szeregowych zawodowych;
4) organy kadrowe wojskowych placówek edukacyjnych w zakresie kwalifikacji uzyskanych
przez kształconych w nich żołnierzy zawodowych;
5) inne, niewymienione w pkt 1–4 organy, w zakresie posiadanych kompetencji, jeżeli
wytwarzane przez nie dokumenty mają wpływ na aktualizację dokumentów ewidencyjnych
żołnierzy zawodowych lub przebieg ich służby.

§ 24. Wojskowy komendant uzupełnień przekazuje właściwe dokumenty dowódcy jednostki
wojskowej, który zawiera kontrakt z żołnierzem rezerwy lub osobą, o której mowa w art. 17a
ustawy, powoływaną do zawodowej służby wojskowej.

§ 25. Organy kadrowe jednostek wojskowych, których dowódcy posiadają kompetencje
kadrowe, na bieżąco aktualizują prowadzone przez siebie dokumenty ewidencyjne. Organy te
przesyłają wytworzone u siebie źródłowe, aktualne dokumenty ewidencyjne do organu
kadrowego jednostki wojskowej, w którym jest prowadzona teczka akt personalnych żołnierza
zawodowego. Organ, do którego przesłano dokumenty, niezwłocznie aktualizuje prowadzone
dokumenty ewidencyjne.

§ 26. 1. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego przesyła się do właściwego organu
kadrowego, o którym mowa w § 7, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko
służbowe albo przeniesieniu go do rezerwy kadrowej lub dyspozycji ustaje obowiązek jej
prowadzenia w dotychczasowym organie kadrowym, po uprzednim wykonaniu następujących
czynności:
1) zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których mowa w § 9 ust. 3, pod ostatnią
zewidencjonowaną pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy
dokumentów zewidencjonowanych w każdym spisie („Spis dokumentów zakończono w dniu
... Liczba dokumentów: ... Liczba arkuszy: ...”);
10