Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych oraz o zmianie niektórych innych ustaw

Projekt


ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia

w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych

Na podstawie art. 48 ust. 8 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej
żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 90, poz. 593, z późn. zm.1)) zarządza się, co
następuje:

Rozdział 1
Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa:
1) zakres i sposób prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych;
2) sposób odtwarzania ewidencji w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia;
3) wzory dokumentów ewidencyjnych.

§ 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:
1) ustawa – ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych;
2) ustawa o ochronie informacji niejawnych – ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie
informacji niejawnych;
3) ustawa o ochronie danych osobowych – ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych;
4) dokument – informację utrwaloną w formie pisemnej, graficznej, elektronicznej lub innej,
także w formie utrwalonej na dyskietce, płycie CD lub innym informatycznym nośniku
danych;
5) dokument ewidencyjny – teczkę akt personalnych lub kartę ewidencyjną;
6) dokument aktualizujący – dokument, który jest włączany do dokumentów ewidencyjnych lub
stanowiący podstawę aktualizacji danych zamieszczanych w tych dokumentach;
7) ewidencja wojskowa – zbiór wszystkich dokumentów ewidencyjnych i aktualizujących;
8) kartoteka ewidencyjna – uporządkowany zbiór kart ewidencyjnych poszczególnych osób
objętych ewidencją wojskową;
9) organ kadrowy – departament Ministerstwa Obrony Narodowej właściwy do spraw kadr,
komórkę wewnętrzną wyodrębnioną w etacie jednostki wojskowej, żołnierza zawodowego
(pracownika) zajmującego stanowisko służbowe wyodrębnione w etacie jednostki wojskowej
lub osobę wyznaczoną przez dowódcę jednostki wojskowej do wykonywania zadań
związanych z działalnością kadrową;
10) wojskowa placówka edukacyjna – uczelnię wojskową, szkołę utworzoną na podstawie
art. 128 ustawy, kształcącą kandydatów na podoficerów zawodowych, ośrodek szkolenia lub
inną jednostkę wojskową w kraju, prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy
zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych.
1


§ 3. 1. Ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych prowadzi się w formie określonej
w art. 48 ust. 5 ustawy oraz w systemie teleinformatycznym zarządzania zasobami osobowymi,
zwanym dalej „systemem teleinformatycznym”, zgodnie z zasadami przyjętymi dla tego systemu.
2. Ewidencję w systemie teleinformatycznym za organy kadrowe, które go nie eksploatują,
prowadzą organy kadrowe ich bezpośrednich przełożonych.

§ 4. 1. W ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych w czasie pokoju prowadzi się
następujące dokumenty ewidencyjne:
1) teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 1 do
rozporządzenia;
2) kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 2 do
rozporządzenia.
2. Ewidencję prowadzi się z wykorzystaniem:
1) bazy danych systemu teleinformatycznego;
2) rejestru alfabetycznego teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych, którego wzór określa
załącznik nr 3 do rozporządzenia;
3) księgi etatowej jednostki wojskowej, której wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia.
3. Jeżeli organ kadrowy prowadzi kartę ewidencyjną, rejestr alfabetyczny teczek akt
personalnych lub księgę etatową jednostki wojskowej w systemie teleinformatycznym, nie ma
obowiązku prowadzenia ich w postaci papierowej.

§ 5. 1. Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje się pismem maszynowym lub
ręcznym, piórem lub długopisem, w kolorze niebieskim lub czarnym. Wpisów dokonuje się
pismem starannym i czytelnym.
2. Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie należy stosować
skrótów, w szczególności: nazwisk, imion, nazw miejscowości, stanowisk służbowych, komórek
organizacyjnych i jednostek wojskowych.
3. Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem w kolorze czerwonym, przez
przekreślenie poziomą linią poprzedniego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się,
zamieszczając uwagę o podstawie lub przyczynie zmiany, oraz potwierdza się czytelnym
podpisem osoby dokonującej zmian, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany.

Rozdział 2
Sposób prowadzenia teczek akt personalnych

§ 6. 1. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego zakłada się dla:
1) żołnierza służby kandydackiej powołanego do zawodowej służby wojskowej po ukończeniu
studiów lub nauki w wojskowej placówce edukacyjnej – w organie kadrowym komendanta
(rektora) placówki edukacyjnej, nie później niż 14 dni po ukończeniu studiów lub nauki, na
podstawie dokumentów zgromadzonych w szczególności w teczce akt personalnych
kandydata na żołnierza zawodowego;
2) żołnierza, który wcześniej nie pełnił służby kandydackiej – w organie kadrowym dowódcy
jednostki wojskowej, nie później niż 14 dni po objęciu stanowiska służbowego, na podstawie
dokumentów w szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego komendanta
uzupełnień.

2

2. W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po
powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę akt
personalnych.
3. Razem z teczką akt personalnych zakłada się kartę wypożyczeń, której wzór określa
załącznik nr 5 do rozporządzenia.
4. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych zakłada się
w jednym egzemplarzu.
5. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych przesyła się
niezwłocznie do organu kadrowego właściwego do jej prowadzenia, o którym mowa w § 7.
6. Teczka akt personalnych i karta wypożyczeń teczki akt personalnych nie są dokumentami
niejawnymi w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych, z zastrzeżeniem ust. 7.
7. Organ kadrowy może przyznać teczce akt personalnych klauzulę tajności – stosownie do
ustawy o ochronie informacji niejawnych.

§ 7. 1. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi się w organie kadrowym
dowódcy jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostają, z wyjątkiem przypadków,
o których mowa w ust. 2–4.
2. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi się w:
1) departamencie Ministerstwa Obrony Narodowej właściwym do spraw kadr, jeżeli żołnierz
zawodowy:
a) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym
pułkownika (komandora) lub wyższym,
b) pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem
żołnierzy zawodowych pełniących służbę w komórkach organizacyjnych Ministerstwa
Obrony Narodowej tworzących Sztab Generalny Wojska Polskiego,
c) pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu
Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr,
d) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej,
o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy,
e) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym sędziego sądu wojskowego
albo asesora lub prokuratora wojskowej jednostki organizacyjnej prokuratury,
f) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku poza granicami państwa;
2) organie kadrowym Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, jeżeli żołnierz pełni
zawodową służbę wojskową w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej
wchodzącej w skład Sztabu Generalnego Wojska Polskiego.
3. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych pełniących zawodową służbę wojskową
na stanowiskach służbowych w instytucjach cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1
ustawy, prowadzi się w organach kadrowych kierowników tych instytucji.
4. Teczki akt personalnych dowódców jednostek wojskowych o stopniu etatowym niższym
niż pułkownik (komandor) prowadzone są w organach kadrowych ich bezpośrednich
przełożonych.

§ 8. 1. Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię
(imiona), imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się
w drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą „s.”
(syn) albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje się wielkimi
literami nazwisko i imiona oraz rok urodzenia żołnierza.
3

2. Teczka akt personalnych zawiera wklejoną na drugiej stronie okładki fotografię żołnierza
zawodowego, bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym aktualnym stopniem
wojskowym, o wymiarach 6 x 9 cm. Jeżeli żołnierz zawodowy nie posiada munduru
wyjściowego, może dostarczyć fotografię w mundurze polowym. Poniżej wklejonej fotografii,
dowódca jednostki wojskowej stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym podpisem
i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności.
3. Żołnierz zawodowy dostarcza fotografię do organu kadrowego jednostki wojskowej,
w której pełni zawodową służbę wojskową, nie później niż 14 dni od dnia mianowania na stopień
wojskowy. Organ kadrowy, który nie prowadzi teczki akt personalnych, niezwłocznie przekazuje
fotografię do organu prowadzącego teczkę akt personalnych.
4. Wymienione fotografie pozostawia się w teczce akt personalnych w przeznaczonej do
tego celu kopercie.
5. Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego składa się z działów zawierających:
1) zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 6 do
rozporządzenia;
2) dokumenty – do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące
żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 1–39;
3) dokumenty dotyczące karalności – do którego włącza się, w kolejności napływania,
dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 19 pkt 40.

§ 9. 1. W zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego wpisuje się dane personalne
żołnierza zawodowego na podstawie odpowiednich dokumentów, zgodnie z opisem rubryk.
Sposób dokonywania wpisów w zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego określa
instrukcja stanowiąca załącznik nr 7 do rozporządzenia.
2. Żołnierz zawodowy stwierdza własnoręcznym podpisem wiarygodność danych
personalnych w zeszycie ewidencyjnym. Dowódca jednostki wojskowej potwierdza
własnoręczność podpisu żołnierza zawodowego własnym podpisem i odciskiem pieczęci
urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności.
3. Dokumenty włączane do teczki akt personalnych, wpisuje się do spisu dokumentów,
którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia. Spis dokumentów prowadzi się
oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych. Kolejne arkusze dokumentów
numeruje się w ramach każdego działu.

§ 10. 1. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest trwałe usunięcie dokumentu z teczki
akt personalnych żołnierza zawodowego. Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie
dokumentów, przez przekreślenie wpisu dotyczącego usuniętego dokumentu i umieszczenie
adnotacji w tej sprawie w kolumnie „Uwagi”. Przepis § 5 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
2. W organie kadrowym nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy, dokonuje się:
1) weryfikacji klauzuli tajności prowadzonych teczek akt personalnych żołnierzy zawodowych;
2) przeglądu materiałów dotyczących karalności, znajdujących się w prowadzonych teczkach
akt personalnych żołnierzy zawodowych.
3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 1, dokonuje komisja w składzie co najmniej
dwuosobowym, powołana przez dowódcę jednostki wojskowej. Protokół z pracy komisji,
zatwierdzony przez dowódcę jednostki wojskowej, stanowi podstawę do zmiany klauzuli tajności
teczki.


4

4. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2, dokonuje pracownik zbioru teczek akt
personalnych. Dokumenty zakwalifikowane do usunięcia usuwa się z teczki. Przepis ust. 1
stosuje się odpowiednio.
5. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza
zawodowego prawomocnym wyrokiem sądu, w przypadku gdy kara uległa zatarciu, może
nastąpić na wniosek żołnierza, na podstawie wypisu z Krajowego Rejestru Karnego. Przepis
ust. 4 zdanie drugie i trzecie stosuje się odpowiednio. Uwierzytelnioną kopię wypisu
z Krajowego Rejestru Karnego włącza się do teczki akt personalnych.

§ 11. W przypadku braku możliwości włączania do teczki akt personalnych kolejnych
dokumentów, w organie kadrowym zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza.
Na pierwszej stronie okładki dotychczas prowadzonej teczki akt personalnych wpisuje się
adnotację „TECZKA SKŁADA SIĘ Z .... TOMÓW” i wpisuje się liczbę tomów. Na pierwszej
stronie okładki każdego tomu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TOM ...” i numer
tomu.

§ 12. Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza
się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem
i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.

Rozdział 3
Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych

§ 13. 1. Do zakładania karty ewidencyjnej żołnierza zawodowego, zwanej dalej „kartą
ewidencyjną”, mają zastosowanie przepisy § 6 ust. 1–2.
2. Karta ewidencyjna nie jest dokumentem niejawnym w rozumieniu ustawy o ochronie
informacji niejawnych.
3. Kartę ewidencyjną zakłada się w jednym egzemplarzu.
4. Kartę ewidencyjną przesyła się niezwłocznie do organu kadrowego, o którym mowa
w § 7.

§ 14. 1. Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego prowadzi się w organie, o którym mowa
w § 7. Dopuszcza się tworzenie karty ewidencyjnej na potrzeby organu kadrowego dowódcy
jednostki wojskowej, na której ewidencji żołnierz zawodowy pozostaje, oraz organów
nadrzędnych, jeżeli w tej jednostce nie jest prowadzona teczka akt personalnych żołnierza
zawodowego.
2. W kartotece ewidencyjnej prowadzi się karty ewidencyjne:
1) żołnierzy zawodowych zajmujących stanowiska służbowe w jednostce wojskowej;
2) żołnierzy zawodowych przeniesionych do rezerwy kadrowej lub dyspozycji, wykonujących
zadania służbowe w jednostce wojskowej.
3. Karty ewidencyjne układa się w kartotece ewidencyjnej oddzielnie dla każdej grupy
żołnierzy wymienionych w ust. 3. W ramach każdej grupy karty ewidencyjne układa się
alfabetycznie.
4. Sposób dokonywania wpisów w karcie ewidencyjnej określa instrukcja stanowiąca
załącznik nr 9 do rozporządzenia.


5