Błędy w dokumentacji przetargowej kosztują miliony. Jak skutecznie przygotować inwestycję publiczną?

Przeczytaj także: Zamówienia publiczne 2026: 5 kluczowych zmian, które czekają zamawiających

Etap przedinwestycyjny decyduje o powodzeniu całego projektu

Doświadczenia rynku pokazują, że najpoważniejsze problemy inwestycyjne mają swoje źródło nie w trakcie budowy, lecz znacznie wcześniej - na etapie przygotowania założeń inwestycji i dokumentacji przetargowej. Kluczowe znaczenie ma jakość analiz potrzeb, opis przedmiotu zamówienia oraz prawidłowe określenie wymagań funkcjonalnych i technicznych.

- Opis przedmiotu zamówienia nie może być dokumentem wyłącznie formalnym. Powinien być efektem rzeczywistej analizy potrzeb użytkowników, dostępnych technologii oraz możliwości finansowych zamawiającego. W praktyce to właśnie na tym etapie rozstrzyga się, czy inwestycja będzie możliwa do realizacji w zakładanym budżecie i terminie - wskazuje mec. Michał Liżewski, partner w LEGALLY.SMART, specjalista ds. zamówień publicznych.

Kluczowym elementem jest również realistyczne oszacowanie wartości zamówienia. Kosztorys inwestorski powinien uwzględniać nie tylko aktualne ceny robót i materiałów, ale także ryzyka rynkowe, takie jak zmienność cen czy dostępność wykonawców.

Konsultacje rynkowe i dialog konkurencyjny jako narzędzia ograniczania ryzyk

Coraz większego znaczenia nabiera dialog z rynkiem jeszcze przed ogłoszeniem postępowania. Wstępne konsultacje rynkowe pozwalają zweryfikować wykonalność inwestycji, dostępność technologii oraz poziom kosztów.

- W przypadku bardziej złożonych inwestycji zamawiający nie powinni obawiać się korzystania z trybów negocjacyjnych, takich jak dialog konkurencyjny. Pozwalają one doprecyzować rozwiązania techniczne i organizacyjne wspólnie z potencjalnymi wykonawcami, zanim zostaną one ostatecznie opisane w dokumentacji przetargowej - wskazuje mec. Jakub Kot, Head of Projects & Infrastructure w LEGALLY.SMART.

Jak podkreślają eksperci, takie podejście ma szczególne znaczenie w przypadku obiektów wymagających specjalistycznych technologii, takich jak szpitale, baseny czy obiekty sportowe.

Koszt budowy to tylko część wydatków. Kluczowe znaczenie ma cały cykl życia obiektu

Jednym z najważniejszych trendów w zamówieniach publicznych jest odejście od koncentracji wyłącznie na koszcie budowy na rzecz uwzględniania całkowitych kosztów użytkowania obiektu.

Zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych rachunek kosztów cyklu życia może obejmować nie tylko koszty nabycia, ale również użytkowania, utrzymania, modernizacji, a nawet rozbiórki obiektu.

- Uwzględnienie kosztów cyklu życia pozwala uniknąć pozornych oszczędności na etapie realizacji, które w przyszłości generują wysokie koszty eksploatacyjne. Dotyczy to w szczególności energochłonności budynków, kosztów utrzymania instalacji czy trwałości zastosowanych materiałów - wskazuje mec. Liżewski.

BIM i cyfrowe zarządzanie inwestycją – narzędzie kontroli kosztów i jakości

Coraz większą rolę w projektowaniu inwestycji publicznych odgrywa metodyka BIM (Building Information Modeling), która umożliwia cyfrowe modelowanie obiektu i zarządzanie informacją o nim w całym cyklu życia inwestycji. BIM pozwala zamawiającym lepiej przygotować inwestycję, określić wymagania informacyjne oraz kontrolować jakość i zgodność realizacji projektu z założeniami.

- Metodyka BIM daje zamawiającemu realne narzędzie kontroli nad projektem - od koncepcji, przez realizację, aż po eksploatację obiektu. To szczególnie istotne przy inwestycjach o dużej skali i wysokim stopniu skomplikowania – wskazuje mec. Jakub Kot.

Kryteria jakościowe i doświadczenie projektanta jako gwarancja powodzenia inwestycji

Prawo zamówień publicznych wprost przewiduje możliwość wyboru oferty na podstawie najlepszego stosunku jakości do ceny lub kosztu, a nie wyłącznie najniższej ceny.

- Zamawiający powinni większą wagę przykładać do doświadczenia projektantów w danym sektorze. Projektowanie szkoły, szpitala czy aquaparku wymaga specjalistycznej wiedzy technologicznej, eksploatacyjnej i organizacyjnej. Brak takiego doświadczenia może generować poważne problemy już na etapie realizacji inwestycji - wskazuje Jakub Kot.

- Właściwie dobrane kryteria jakościowe pozwalają wybierać projekty, które są nie tylko zgodne z założonym budżetem, ale również racjonalne ekonomicznie w całym okresie użytkowania. To podejście znacząco ogranicza ryzyko sporów, zmian projektowych i nieprzewidzianych kosztów - podsumowuje Michał Liżewski.