Akta osobowe pracowników a kontrola PIP

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy

Najczęściej popełnianym błędem przez osoby, które odpowiedzialne są za prowadzenie akt osobowych, jest stosowanie nieaktualnego wzoru kwestionariusza osobowego i żądanie od kandydata do pracy podania danych, do których uzyskania nie jest uprawniony. Przykładowy wzór kwestionariusza osobowego (w którym osoba ubiegająca się o zatrudnienie przedstawia swoje dane personalne, informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia a także posiadanych przez siebie kwalifikacjach) znajduje się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku.

Pracodawca nie może żądać od kandydata innych informacji poza tymi, które znajdują się w kwestionariuszu osobowym. Rozporządzenie nie narzuca odgórnie stosowania tylko tego wzoru. Pracodawca może stworzyć własny kwestionariusz osobowy, ale bardzo ważne jest aby zawarte w nim były tylko te informacje, które są dozwolone Rozporządzeniem.

Często zdarza się, że pracownik zmienia pracę w ciągu roku kalendarzowego i dlatego bardzo ważne jest, aby w teczce osobowej znajdowało się świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy z tego roku, w którym osoba ubiega się o zatrudnienie. Świadectwo pracy ma bardzo ważne znaczenie dla nabycia uprawnień pracowniczych, których wymiar jest powiązany z danym rokiem kalendarzowym. Świadectwo z poprzedniego miejsca pracy jest niezbędne do ustalenia liczby dni nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby czy też wykorzystanym przez niego urlopie wypoczynkowym w danym roku kalendarzowym.

Kwalifikacje i szkolenia

Kodeks pracy nakłada także na pracodawcę obowiązek sprawdzenia czy osoba ubiegająca się o zatrudnienie posiada wymagane kwalifikacje lub potrzebne umiejętności wymagane do wykonywanej pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy jeżeli nie posiada on odpowiednich kwalifikacji lub umiejętności. Dyplomy, certyfikaty czy inne dokumenty, które potwierdzają umiejętności muszą obligatoryjnie znaleźć się w teczce osobowej. Pracodawca powinien zrobić kopie tych dokumentów, a oryginały oddać pracownikowi, ponieważ pracodawca zobowiązany jest przechowywać w teczkach tylko kopie lub odpisy.

Kolejnym, bardzo często popełnianym błędem jest brak w aktach osobowych karty wstępnego szkolenia BHP lub aktualnego zaświadczenia o odbyciu szkolenia okresowego.

Zgodnie z art. 94 pkt 4 KP pracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca powinien zapoznać pracownika z przepisami i zasadami BHP, a pracownik potwierdzić ten fakt pisemnie. Takie szkolenie powinno mieć miejsce w pierwszym dniu zatrudnienia, w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Bardzo ważne jest, aby w aktach osobowych znajdowała się pisemna umowa o pracę, a także pisemna informacja o poinformowaniu pracownika o warunkach zatrudnienia. Umowę o pracę sporządza się zawsze w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden zachowuje pracownik, a drugi umieszcza się w teczce akt. Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej, jednak niekiedy strony mogą zawrzeć ją w formie ustnej.

Jeżeli umowa została zawarta ustnie, pracodawca powinien najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Podpisanie umowy o pracę obliguje pracodawcę do przekazania pracownikowi najpóźniej w ciągu 7 dni informacji o warunkach zatrudnienia. Obowiązek taki nakłada art. 29 § 3 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 29 § 3 pracodawca informuje pracownika o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Wystrzegaj się zaniedbań

Bardzo ważne jest, aby dokumentacja pracownicza była prawidłowo prowadzona, ponieważ zaniedbanie w zakresie prowadzenia akt osobowych stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, a pracodawca lub osoba działająca w imieniu pracodawcy może być ukarana grzywną.

Katalog wykroczeń, za które odpowiada pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu znajduje się a art. 281 Kodeksu pracy. Katalog ten jest zamknięty i zgodnie z Kodeksem pracy składają się na niego następujące wykroczenia:

• zawieranie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę,
• nie potwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę,
• wypowiedzenie lub rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy,
• stosowanie wobec pracowników innych kar niż kary przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników,
• naruszanie przepisów o czasie pracy lub przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych,
• nie prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, a także pozostawianie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jak wynika z powyższych przepisów za nieprowadzenie akt pracowniczych grozi pracodawcy lub osobie, która działa w jego imieniu, grzywna w wysokości od 1000 do 30000 zł.