Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

– 5 –
e)
uchyla się ust. 4;
2)
w art. 6:
a)
po ust. 1 dodaje się ust. 1a w brzmieniu:
„1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach
elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania
czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania
spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej
z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach
wydanych na postawie art. 5 ust. 2b.”,
b)
ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1,
w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:
1)
instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych;
2)
sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego
rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub
jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie,
w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych
organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną;
jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji
i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili
wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator
dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju
lub typu dokumentacji;
3)
instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
lub składnicy akt.”,
c)
po ust. 2c dodaje się ust. 2d–2i w brzmieniu:
„2d. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub
wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla ich siedziby archiwum
państwowego, w drodze zarządzenia, mogą dokonać uzupełnienia jednolitych
rzeczowych wykazów akt, o których mowa w ust. 2b pkt 2, jeżeli jest to niezbędne
dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku
organów zespolonej administracji rządowej w województwie uzupełnienia
– 6 –
jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych
organów.
2e. Organ państwowy może określić, w trybie określonym w ust. 2, instrukcję
kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby
kwalifikator dokumentacji, wspólne:
1)
dla urzędu obsługującego ten organ oraz nadzorowanych i podległych
jednostek organizacyjnych albo
2)
nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.
2f. Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa
mogą określić, w trybie określonym w ust. 2, instrukcję kancelaryjną, jednolity
rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum
zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji,
wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których przedmiot działalności
jest zbliżony.
2g. Z dniem wejścia w życie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego
wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum
zakładowego lub składnicy akt lub kwalifikatora dokumentacji, o których mowa
w ust. 2e i 2f, tracą moc odpowiednio instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt
i kwalifikator dokumentacji określone na podstawie ust. 2 przez kierownika
jednostki organizacyjnej.
2h. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów
archiwów państwowych do występowania w jego imieniu w sprawach, o których
mowa w ust. 2, 2e i 2f.
2i. Organy właściwe w sprawach archiwów wyodrębnionych określają
instrukcję w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym,
określającą zasady i tryb postępowania z dokumentacją w tym archiwum.”,
d)
ust. 3 otrzymuje brzmienie:
„3. Do organów właściwych w sprawach archiwów wyodrębnionych nie
stosuje się wymogu porozumienia z Naczelnym Dyrektorem Archiwów
Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2i.”;
– 7 –
3)
w art. 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego
zasobu archiwalnego mogą być zbywane. W razie ich zbywania w drodze umowy
sprzedaży, archiwom państwowym oraz archiwom wyodrębnionym przysługuje prawo
pierwokupu tych materiałów, w zależności od właściwości tych archiwów. Do
pierwokupu tych materiałów stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.”;
4)
w art. 19:
a)
uchyla się ust. 3,
b)
ust. 4 otrzymuje brzmienie:
„4. Minister Obrony Narodowej może upoważnić Szefa Służby Wywiadu
Wojskowego i Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego lub osoby przez nich
wskazane do wyrażania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
powstałej w wyniku działalności jednostek organizacyjnych odpowiednio Służby
Wywiadu Wojskowego i Służby Kontrwywiadu Wojskowego.”;
5)
w art. 21:
a)
w ust. 1:
–
pkt 4 otrzymuje brzmienie:
„4) nadzór nad gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem,
opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów
archiwalnych oraz brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;”,
–
w pkt 8 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 9 w brzmieniu:
„9) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz
prowadzenie działalności informacyjnej i wydawniczej.”,
b)
ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli
przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez
podmioty wymienione w art. 22.”;
6)
po art. 21 dodaje się art. 21a–21d w brzmieniu:
„Art. 21a. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zawiadamia kierownika
kontrolowanej jednostki organizacyjnej, zwanej dalej „jednostką kontrolowaną”,
o kontroli, o której mowa w art. 21 ust. 2, nie później niż na 7 dni przed dniem
rozpoczęcia kontroli; od zawiadomienia można odstąpić w przypadku zagrożenia
dokumentacji zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą.
– 8 –
2. Kontrolę przeprowadza wyznaczony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych pracownik Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub archiwum
państwowego, zwany dalej „kontrolerem”, na podstawie imiennego upoważnienia do
przeprowadzenia kontroli, po okazaniu dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz,
w razie potrzeby, odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.
3. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:
1)
oznaczenie wydającego upoważnienie oraz datę jego wydania;
2)
podstawę prawną kontroli;
3)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;
4)
nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
5)
zakres i przedmiot kontroli;
6)
okres ważności upoważnienia;
7)
podpis wydającego upoważnienie.
4. Kontrolerowi przysługuje prawo do:
1)
swobodnego poruszania się na terenie siedziby jednostki kontrolowanej oraz
w miejscu wykonywania jej zadań w strefach ogólnie dostępnych, a w przypadku
stref zamkniętych – do poruszania się wyłącznie pod nadzorem pracownika
wyznaczonego przez kierownika jednostki kontrolowanej;
2)
wglądu do dokumentacji dotyczącej zakresu i przedmiotu kontroli lub mającej
znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy
prawnie chronionej;
3)
żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień;
4)
korzystania z pomocy biegłych.
5. Jeżeli w toku kontroli konieczne jest zbadanie zagadnień wymagających
wiadomości specjalnych, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej
inicjatywy lub na wniosek kontrolera, powołuje biegłego, określając zakres i przedmiot
badań, termin wydania opinii oraz wysokość wynagrodzenia.
6. Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany do:
1)
zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia
kontroli;
2)
przedstawienia, na żądanie kontrolera, dokumentacji dotyczącej zakresu
i przedmiotu kontroli lub mającej znaczenie dla ustalenia stanu faktycznego;
– 9 –
3)
pisemnego wskazania imienia i nazwiska osoby upoważnionej do reprezentowania
go podczas kontroli w czasie jego nieobecności.
7. Kontroler jest obowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskał
w związku z wykonywaniem czynności służbowych; obowiązek ten trwa również po
ustaniu zatrudnienia.
Art. 21b. 1. Wyniki kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli.
2. Protokół kontroli zawiera:
1)
nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
2)
określenie aktu prawnego stanowiącego podstawę prawną działania jednostki
kontrolowanej;
3)
nazwę organu, któremu jednostka kontrolowana jest podległa lub który sprawuje
nad nią nadzór, i jego adres;
4)
imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej;
5)
imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera oraz datę wydania upoważnienia
do przeprowadzenia kontroli;
6)
termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli, ze wskazaniem dni będących przerwami
w kontroli;
7)
zakres i przedmiot kontroli;
8)
informację o statucie i regulaminie organizacyjnym jednostki kontrolowanej wraz
z opisem jej struktury organizacyjnej;
9)
w przypadku jednostki kontrolowanej w stanie likwidacji, upadłości, w toku
przekształcenia lub innych zmian organizacyjnych – informację o terminie
rozpoczęcia likwidacji, postawienia w stan upadłości lub wprowadzenia zmian
organizacyjnych oraz przewidywanym terminie ich zakończenia;
10) informację o dokonanych w przeszłości zmianach organizacyjnych, które mają
wpływ na sposób realizacji przez jednostkę kontrolowaną zadań określonych
w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
11) informację o instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt,
kwalifikatorze dokumentacji i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania
archiwum zakładowego lub składnicy akt obowiązujących w jednostce
kontrolowanej;
12) informację o kontrolach dotyczących przestrzegania przepisów o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach przeprowadzonych przez inne podmioty;