Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych oraz niektórych innych ustaw

§ 15. Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza
się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem i
podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem.
§ 16. 1. Dokumenty obcojęzyczne podlegające włączeniu do teczki akt personalnych włącza
się po dostarczeniu ich przez żołnierza zawodowego do organu kadrowego wraz z tłumaczeniem
na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego.
2. Koszty tłumaczenia dokumentów, o których mowa w ust. 1, żołnierzy zawodowych,
którzy zostali skierowani przez właściwy podmiot na studia, naukę, kurs, staż naukowy lub
specjalizację, pokrywa się z budżetu Ministerstwa Obrony Narodowej, na podstawie odrębnych
przepisów.
§ 17. W zeszycie ewidencyjnym wpisuje się dane personalne żołnierza zawodowego na
podstawie dokumentów aktualizujących zgodnie z opisem rubryk.
§ 18. 1. ołnierz zawodowy może wystąpić do właściwego podmiotu z wnioskiem
o uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie danych osobowych jeżeli są one niekompletne,
nieaktualne, nieprawdziwe.
2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1 żołnierz zawodowy dołącza potwierdzone kopie
dokumentów potwierdzających wnioskowane zmiany.
Rozdział 4
Sposób prowadzenia kartoteki ewidencyjnej
§ 19 Kartotekę ewidencyjną prowadzi się u podmiotu uprawnionego do wyznaczenia
żołnierza na stanowisko służbowe oraz w jednostce wojskowej, na ewidencji której pozostaje.
Przepis § 4 ust. 3 zdanie pierwsze stosuje się odpowiednio.
§ 20. W kartotece ewidencyjnej prowadzi się karty ewidencyjne:
1) żołnierzy zawodowych zajmujących stanowiska służbowe w jednostce wojskowej;
2) żołnierzy zawodowych będących w rezerwie kadrowej lub dyspozycji oraz wykonujących
zadania służbowe w jednostce wojskowej;
3) kandydatów
na
żołnierzy zawodowych.
§ 21. 1. Karty ewidencyjne układa się w kartotece ewidencyjnej oddzielnie dla żołnierzy
zawodowych wyznaczonych na stanowiska służbowe, będących w rezerwie kadrowej lub
dyspozycji oraz wykonujących zadania służbowe. W ramach każdej z wymienionych grup karty
ewidencyjne układa się korpusami kadry zawodowej, a w ramach każdego korpusu -
alfabetycznie.
2. Karty ewidencyjne kandydatów na żołnierzy zawodowych układa się alfabetycznie.
§ 22. Księgę etatową jednostki wojskowej prowadzi się w jednostce wojskowej.
§ 23. W księdze etatowej jednostki wojskowej prowadzi się obsadę wszystkich stanowisk
służbowych występujących w etacie jednostki wojskowej. Wpisuje się w niej stanowiska

7
służbowe według kolejności, w jakiej występują w etacie jednostki wojskowej.
§ 24.
W organach kadrowych jednostek wojskowych, których dowódcy posiadają
uprawnienia do wyznaczania na stanowiska służbowe, prowadzi się księgę etatową podległych
jednostek wojskowych, zawierającą nazwy stanowisk służbowych, w stosunku do których
kompetencje kadrowe w zakresie wyznaczania na stanowiska służbowe posiada ten dowódca
oraz jego przełożeni.
§ 25. Księgę etatową jednostki wojskowej aktualizuje się na podstawie decyzji (rozkazów
personalnych) oraz zarządzeń i rozkazów organizacyjnych.
Rozdział 5
Obieg informacji aktualizujących ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych
§ 26. ródła informacji aktualizujących dokumenty ewidencyjne w ewidencji wojskowej
żołnierzy zawodowych w czasie pokoju znajdują się w komórkach organizacyjnych Ministerstwa
Obrony Narodowej, jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub
przez niego nadzorowanych oraz u innych podmiotów.
§ 27. ródła informacji, o których mowa w § 26, znajdujące się u innych podmiotów mogą
dotyczyć:
1) zmian miejsca zamieszkania lub adresu;
2) zmian stanu cywilnego;
3) zmian stanu rodzinnego;
4) zmian nazwiska lub imienia;
5) przebiegu pracy zawodowej;
6) uzyskiwania bez pośrednictwa jednostek wojskowych:
a) wykształcenia w cywilnych placówkach edukacyjnych,
b) stopni naukowych,
c) tytułów naukowych, specjalizacji (uprawnień) zawodowych,
d) orderów i odznaczeń państwowych oraz odznak;
7) odznaczeń nadawanych przez organy organizacji międzynarodowych lub innych państw;
8) innych dokumentów lub adnotacji urzędowych.
§ 28. W przypadkach, o których mowa w § 27, żołnierz zawodowy, którego informacja
dotyczy, przekazuje tę informację organowi kadrowemu, przedstawiając jednocześnie stosowne
dokumenty stanowiące podstawę aktualizacji ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych.
§ 29. Jednostki organizacyjne kierujące na studia, naukę, kurs, staż lub specjalizację w kraju
i za granicą, po ich zakończeniu, przekazują dokumenty wydane przez placówki edukacyjne do
organów kadrowych prowadzących teczkę akt personalnych oraz kopię tych dokumentów do
jednostek wojskowych, na których ewidencji żołnierze zawodowi pozostają.
§ 30. Jednostkami i komórkami organizacyjnymi, o których mowa w § 26, gromadzącymi

8
informacje aktualizujące dokumenty ewidencyjne są:
1) departament Ministerstwa Obrony Narodowej właściwy do spraw kadr w zakresie:
a) zmian stopni wojskowych oficerów,
b) nadawania orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych oraz odznak,
c) przenoszenia do rezerwy kadrowej,
d) kierowania na studia, naukę, kurs, staż naukowy lub specjalizację w kraju i za granicą,
e) wyznaczania na stanowiska służbowe w kraju (w zakresie posiadanych kompetencji),
f) wyznaczania i skierowania na stanowiska służbowe poza granicami państwa,
g) zwalniania żołnierzy zawodowych z zawodowej służby wojskowej i przenoszenia do
dyspozycji lub skreślania z ewidencji wojskowej (w zakresie posiadanych kompetencji),
h) powołania do zawodowej służby wojskowej;
2) zarząd Sztabu Generalnego Wojska Polskiego właściwy w sprawach osobowych w zakresie:
a) wyznaczania na stanowiska w kraju (w zakresie posiadanych kompetencji),
b) kierowania do zawodowej służby wojskowej poza granicami państwa;
3) organy kadrowe jednostek wojskowych, w których prowadzone są teczki akt personalnych w
odniesieniu do informacji aktualizującej o żołnierzu zawodowym zgromadzonej w czasie
pełnienia przez niego zawodowej służby wojskowej - w zakresie:
a) zawierania kontraktów,
b) wyznaczania na stanowiska służbowe,
c) opinii służbowych,
d) zmian stopni wojskowych,
e) informacji dotyczących spraw personalnych stwierdzonych w rozkazach dziennych tych
dowódców,
f) informacji zapisanych w dokumentach opracowanych przez przełożonych żołnierza
zawodowego lub pracowników organu kadrowego, w szczególności w formie decyzji,
rozkazów, oświadczeń, wniosków, notatek służbowych i zawiadomień,
g) informacji dotyczących rozpoczęcia i ukończenia szkolenia, uzyskanego wykształcenia,
uzyskanych stopni naukowych, specjalizacji lekarskich, ukończenia aplikacji
sędziowskiej, prokuratorskiej lub innej,
h) informacji i dokumentów nadesłanych z sądów, prokuratur, andarmerii Wojskowej i
innych organów,
i) orzeczeń wojskowych komisji lekarskich,
j) zwolnień z zawodowej służby wojskowej,
k) powołania do zawodowej służby wojskowej w korpusie szeregowych zawodowych;
4) organy kadrowe wojskowych placówek edukacyjnych kształcących kandydatów na żołnierzy
zawodowych, w odniesieniu do słuchaczy tych szkół - w zakresie:
a) przebiegu wojskowej służby niezawodowej,
b) zmian stopni wojskowych,
c) opinii służbowych sporządzonych przez uprawnionych przełożonych,
d) informacji zapisanych w dokumentach opracowanych przez przełożonych kandydata na
żołnierza zawodowego lub pracowników organu kadrowego, w szczególności w postaci
oświadczeń, wniosków, notatek służbowych i zawiadomień;
5) inne, niewymienione w pkt 1-4 organy, w zakresie posiadanych kompetencji, jeżeli
wytwarzane przez nie dokumenty mają wpływ na aktualizację dokumentów ewidencyjnych
żołnierzy zawodowych lub przebieg ich służby.
§ 31. Wojskowy komendant uzupełnień przekazuje dokumenty określone w odrębnych

9
przepisach:
1) komendantowi
właściwej placówki edukacyjnej, jeżeli żołnierz lub osoba jest powoływana
do czynnej służby wojskowej pełnionej jako służba kandydacka;
2) dowódcy jednostki wojskowej, który zawiera kontrakt z żołnierzem lub osobą powoływaną
do zawodowej służby wojskowej, jeżeli żołnierz lub osoba jest powoływana do zawodowej
służby wojskowej z rezerwy.
§ 32. Organy kadrowe jednostek wojskowych, których dowódcy posiadają kompetencje
kadrowe, bieżąco aktualizują prowadzone przez siebie dokumenty ewidencyjne. Organy te
przesyłają wytworzone u siebie źródłowe, aktualne dokumenty ewidencyjne do organu
kadrowego jednostki wojskowej, gdzie jest prowadzona teczka akt personalnych żołnierza
zawodowego. Organ, do którego przesłano dokumenty, niezwłocznie aktualizuje prowadzone
dokumenty ewidencyjne.
§ 33. Karty ewidencyjne żołnierza zawodowego, prowadzone w organie kadrowym jednostki
wojskowej, której dowódca posiada kompetencje do wyznaczenia na stanowisko służbowe,
przesyła się do organu kadrowego prowadzącego jego teczkę akt personalnych po wyznaczeniu
go na nowe stanowisko służbowe, jeżeli po tym wyznaczeniu ustaje obowiązek jej prowadzenia
w dotychczasowym organie kadrowym.
§ 34. 1. Karty ewidencyjne żołnierza zawodowego przeniesionego do rezerwy kadrowej
przesyła się do organu kadrowego prowadzącego teczkę akt personalnych żołnierza
zawodowego.
2. Karty ewidencyjne żołnierza zawodowego przeniesionego do dyspozycji przesyła się wraz
z teczką akt personalnych do organu kadrowego jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje
decyzję o zwolnieniu żołnierza zawodowego z zawodowej służby wojskowej.
§ 35. Karty ewidencyjne i teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego, w stosunku do
którego została podjęta decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały
przesłanki do skreślenia go z ewidencji wojskowej, organy kadrowe, w których była prowadzona
jego teczka akt personalnych, przesyłają niezwłocznie do organu kadrowego jednostki
wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję (rozkaz) o zwolnieniu tego żołnierza z zawodowej
służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej.
§ 36. Dowódca, który wykonał decyzję (rozkaz) o zwolnieniu żołnierza zawodowego z
zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu go z ewidencji wojskowej, przesyła:
1) teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego posiadającego stopień wojskowy do
pułkownika (komandora) włącznie - po aktualizacji tej teczki i kart ewidencyjnych oraz
włączeniu do niej dwóch egzemplarzy tych kart - do wojskowego komendanta uzupełnień,
właściwego dla miejsca zamieszkania byłego żołnierza zawodowego;
2) teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego posiadającego stopień wojskowy generała
brygady (kontradmirała) lub wyższy - po aktualizacji tej teczki i kart ewidencyjnych oraz
włączeniu do niej dwóch egzemplarzy tych kart - do komórki organizacyjnej Ministerstwa
Obrony Narodowej właściwej do spraw kadr. Po ukończeniu sześćdziesiątego roku życia
teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego posiadającego stopień wojskowy generała
brygady (kontradmirała) lub wyższy przekazuje się do archiwum.

10
§ 37. Ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych udostępnia się:
1) dowódcy jednostki wojskowej oraz przełożonemu żołnierza zawodowego;
2) szefowi organu kadrowego;
3) żołnierzowi zawodowemu lub pracownikowi wykonującemu zadania związane z
działalnością personalną;
4) osobom zatrudnionym przy prowadzeniu i aktualizowaniu dokumentów ewidencyjnych;
5) żołnierzowi zawodowemu, którego dotyczy ta ewidencja.
§ 38. Udostępnianie teczek akt personalnych odbywa się w następujący sposób:
1) teczki akt personalnych udostępniają pracownicy zbioru teczek akt personalnych lub osoby
wykonujące zadania związane z działalnością personalną;
2) każde udostępnienie teczki akt personalnych odnotowuje się w karcie wypożyczeń tej teczki;
3) w przypadku konieczności uzupełnienia dokumentów w wypożyczonych teczkach akt
personalnych dokumenty, które mają być włączone do teczek akt personalnych, załącza się
do kart wypożyczeń;
4) pracownicy organu kadrowego, którzy udostępniają teczki akt personalnych, dopilnowują
zwrotu tych teczek w uzgodnionym terminie oraz sprawdzają ich kompletność;
5) adnotacje o zwrocie teczki akt personalnych oraz jej kompletności wpisuje się w karcie
wypożyczeń;
6) żołnierz zawodowy korzysta ze swojego uprawnienia w obecności pracownika zbioru teczek
akt personalnych lub osoby wykonującej zadania związane z działalnością personalną.
§ 39. Udostępnianie kart ewidencyjnych odbywa się w następujący sposób:
1) karty
ewidencyjne
żołnierzy zawodowych są udostępniane na terenie jednostki wojskowej
przez pracowników organu kadrowego prowadzących kartotekę ewidencyjną;
2) karty ewidencyjne udostępnia się za pokwitowaniem;
3) w przypadku konieczności dokonania wpisów w udostępnionej karcie ewidencyjnej
dokonuje się ich niezwłocznie po jej zwrocie;
4) pracownicy organu kadrowego, którzy prowadzą kartotekę ewidencyjną, dopilnowują zwrotu
kart ewidencyjnych w ustalonym terminie.
§ 40. Udostępnianie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych innym podmiotom, niż
wymienione w § 37, odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.
Rozdział 6
Sposób odtwarzania ewidencji wojskowej w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia
§ 41. 1. Decyzję w sprawie odtworzenia teczki akt personalnych podejmuje organ, o którym
mowa w § 12, u którego teczka ta jest prowadzona.
2. Organ, o którym mowa w ust. 1, o podjętej decyzji w sprawie odtwarzania teczki akt
personalnych, informuje bezpośredniego przełożonego oraz dyrektora departamentu Ministerstwa
Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, podając przyczyny uzasadniające konieczność

11