Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych oraz niektórych innych ustaw

związanych z działalnością personalną;
9) wojskowa placówka edukacyjna - wojskową uczelnię akademicką, uczelnię wojskową,
szkołę podoficerską lub inną jednostkę wojskową w kraju, prowadzącą działalność
edukacyjną dla żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych.
§ 3. 1. Dokumenty aktualizujące przesyła się do podmiotów, o których mowa w art. 48 ust. 2
ustawy, niezwłocznie po wystąpieniu zmian ewidencyjnych.
2.
Organ kadrowy dowódcy posiadającego kompetencje kadrowe do powoływania
szeregowych zawodowych do zawodowej służby wojskowej, po zawarciu z szeregowym
zawodowym kontraktu, w terminie siedmiu dni od dnia stawienia się tego żołnierza zawodowego
do pełnienia zawodowej służby wojskowej, przesyła kartę ewidencyjną tego żołnierza
zawodowego, w zależności od podległości służbowej, do organu kadrowego Szefa Sztabu
Generalnego Wojska Polskiego, dowódcy rodzaju Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej,
Dowódcy Operacyjnego Sił Zbrojnych, Szefa Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych, Komendanta
Głównego andarmerii Wojskowej lub Dowódcy Garnizonu Warszawa, który zasila danymi o
powołanym żołnierzu Centralny System Informatyczny prowadzony w departamencie
Ministerstwa Obrony Narodowej właściwym do spraw kadr.
3.
Organ kadrowy dowódcy jednostki wojskowej, który wykonał decyzję (rozkaz
personalny) o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej szeregowego zawodowego, w terminie
siedmiu dni od dnia zwolnienia, przesyła kopię decyzji (rozkazu personalnego) o zwolnieniu tego
żołnierza zawodowego do odpowiedniego organu kadrowego, o którym mowa w ust. 2, w celu
zasilenia danymi Centralnego Systemu Informatycznego.
4. Rozkaz personalny wydany dla celów ewidencyjnych dotyczący żołnierza zwolnionego z
zawodowej służby wojskowej z mocy prawa dowódca jednostki wojskowej przesyła w terminie
siedmiu dni od dnia jego wydania do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego
do spraw kadr.
§ 4. 1. Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje się pismem maszynowym lub
ręcznym, piórem lub długopisem, w kolorze niebieskim. Wpisów dokonuje się pismem
starannym i czytelnym.
2. Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie należy stosować
skrótów, w szczególności: nazwisk, imion, nazw miejscowości, stanowisk służbowych, komórek
organizacyjnych i jednostek wojskowych.
3. Ewidencję wojskową żołnierzy zawodowych i dokumenty ewidencyjne można prowadzić
również w systemie teleinformatycznym. Organy kadrowe obowiązane są do zasilania
Centralnego Systemu Informatycznego prowadzonego w departamencie Ministerstwa Obrony
Narodowej właściwego do spraw kadr, zgodnie z przyjętymi zasadami dla tego systemu.
§ 5. Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem w kolorze czerwonym, przez
przekreślenie poziomą linią poprzedniego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się,
zamieszczając uwagę o podstawie lub przyczynie zmiany, oraz potwierdza się czytelnym
podpisem dokonującego zmian i pieczęcią urzędową oraz datą dokonania zmiany.
§ 6. Dane osobowe znajdujące się w ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych są
chronione zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

2
§.7. 1. W jednostce wojskowej prowadzi się wykaz osób upoważnionych do przetwarzania
danych osobowych w ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych.
2. Do przetwarzania danych osobowych w ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych
upoważnia się żołnierzy zawodowych zajmujących stanowiska służbowe w organach kadrowych
lub pracowników tych organów wykonujących zadania związane z działalnością personalną na
stanowiskach, których zajmowanie może łączyć się z dostępem do informacji niejawnych o
klauzuli co najmniej równej klauzuli najwyżej sklasyfikowanych dokumentów ewidencyjnych i
aktualizacyjnych, posiadających stosowne poświadczenia bezpieczeństwa i zaświadczenia o
odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.
3. Udostępnianie danych osobowych osobom nieupoważnionym jest zabronione.
Rozdział 2
Dokumenty ewidencyjne i dokumenty aktualizujące
§ 8. W ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych
w czasie pokoju prowadzi się następujące dokumenty ewidencyjne:
1) teczkę akt personalnych:
a) oficera zawodowego, której wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia,
b) podoficera zawodowego, której wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia,
c) szeregowego zawodowego, której wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia;
2) kartę ewidencyjną:
a) oficera zawodowego, której wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia,
b) podoficera zawodowego, której wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia,
c) szeregowego zawodowego, której wzór określa załącznik nr 6 do rozporządzenia,
d) kandydata na żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 7 do
rozporządzenia.
§ 9. 1. Karty ewidencyjne wykonuje się w dwóch egzemplarzach.
2. Pierwszy egzemplarz karty ewidencyjnej włącza się do teczki akt personalnych, a w
przypadku wysyłania teczki akt personalnych poza organ kadrowy, o którym mowa w § 12,
egzemplarz ten odłącza się i pozostawia w tym organie.
3. Drugi egzemplarz karty ewidencyjnej pozostaje w kartotece ewidencyjnej prowadzonej w
organie kadrowym dowódcy uprawnionego do wyznaczenia żołnierza zawodowego na
stanowisko służbowe, jeżeli nie jest podmiotem, o którym mowa w § 10.
4. Dopuszcza się tworzenie kart ewidencyjnych na potrzeby organu kadrowego jednostki
wojskowej, na której ewidencji żołnierz zawodowy pozostaje, oraz organów nadrzędnych, jeżeli
w jednostce tej nie jest prowadzona teczka akt personalnych żołnierza zawodowego.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 i 4, przepis § 4 ust. 3 zdanie pierwsze stosuje się
odpowiednio.
§ 10. Podstawę zmian w ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych w czasie pokoju
stanowią następujące dokumenty:
1) decyzje (rozkazy personalne) Ministra Obrony Narodowej, dyrektora departamentu

3
Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, dowódców jednostek
wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji kadrowych i finansowych;
2) wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej;
3) dokumenty wydane przez organy władzy państwowej oraz meldunki o zmianie miejsca
zamieszkania, stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska lub imienia;
4) dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne uprawnione organy potwierdzające przebieg
pracy zawodowej;
5) dokumenty wydane przez cywilne i wojskowe placówki edukacyjne lub dokumenty wydane
przez inne uprawnione organy, potwierdzające uzyskanie wykształcenia cywilnego,
wyszkolenia wojskowego, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji (uprawnienia)
zawodowej, klasy kwalifikacyjnej specjalisty, a także posiadanie stopnia znajomości języka
obcego albo ukończenie kursu, praktyki lub stażu;
6) kontrakty na pełnienie zawodowej służby wojskowej;
7) wyciągi z postanowień (decyzji) o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych oraz medali
resortowych, a także meldunki o nadaniu orderów, odznaczeń, medali i odznak;
8) opinie
służbowe oraz odwołania od nich;
9) meldunek o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej;
10) orzeczenia i zawiadomienia organów ścigania oraz sądów;
11) decyzja o utracie obywatelstwa polskiego;
12) orzeczenia wojskowych komisji lekarskich;
13) świadectwo służby;
14) inne dokumenty powodujące skutki kadrowe i finansowe.
§ 11.
Prowadzenie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych następuje z
wykorzystaniem:
1) rejestru alfabetycznego teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych, którego wzór określa
załącznik nr 8 do rozporządzenia;
2) bazy danych w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzona ewidencja żołnierzy
zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych;
3) księgi etatowej jednostki wojskowej, której wzór określa załącznik nr 9 do rozporządzenia;
4) zeszytu
ewidencyjnego:
a) oficera zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 10 do rozporządzenia,
b) podoficera zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 11 do rozporządzenia,
c) szeregowego zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 12 do rozporządzenia.
Rozdział 3
Sposób prowadzenia teczek akt personalnych
§ 12. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi się w:
1) departamencie
Ministerstwa Obrony Narodowej właściwym do spraw kadr, jeżeli żołnierz
zawodowy:

4
a) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym generała
brygady (kontradmirała) lub wyższym,
b) jest wyznaczony na stanowisko służbowe dowódcy jednostki wojskowej o stopniu
etatowym pułkownika (komandora),
c) pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem
Sztabu Generalnego Wojska Polskiego,
d) pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu
Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr,
e) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o
której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy,
f) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym aplikanta, asesora lub
sędziego w sądzie wojskowym albo aplikanta, asesora lub prokuratora w wojskowej
jednostce organizacyjnej prokuratury,
g) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku poza granicami kraju;
2) organach kadrowych jednostek wojskowych, na których ewidencji pozostają;
3) organie kadrowym bezpośredniego przełożonego, jeżeli żołnierz zajmuje stanowisko
służbowe dowódcy (dyrektora, szefa, komendanta, kierownika, prezesa) i jego zastępcy.
§ 13. 1. Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego zawiera wklejoną na drugiej stronie
okładki fotografię żołnierza zawodowego bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z
widocznym aktualnym stopniem wojskowym, o wymiarach 6 x 9 cm. Fotografię dostarcza
żołnierz zawodowy do organu kadrowego jednostki wojskowej, w której pełni zawodową służbę
wojskową, w terminie trzydziestu dni od dnia mianowania na stopień wojskowy. Organ kadrowy,
który nie prowadzi teczki akt personalnych, przekazuje fotografię niezwłocznie do organu, w
którym prowadzona jest teczka akt personalnych żołnierza.
2. Teczka akt personalnych składa się z dwóch działów zawierających:
1) zeszyt
ewidencyjny;
2) materiały opiniodawcze i uzupełniające.
§ 14. W dziale, o którym mowa w § 13 ust. 2 pkt 2, gromadzi się dokumenty dotyczące
żołnierza zawodowego, wymienione w § 10, a ponadto:
1) życiorys;
2) odpis aktu urodzenia;
3) informacje z Krajowego Rejestru Karnego;
4) potwierdzone kopie poświadczeń bezpieczeństwa i certyfikatów bezpieczeństwa oraz
zaświadczeń odbytych szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
5) opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki wojskowej i wojskowego komendanta
uzupełnień wystawione w związku z powołaniem do zawodowej służby wojskowej lub
służby kandydackiej;
6) dokument
potwierdzający złożenie przysięgi wojskowej;
7) wnioski
składane w ramach kontraktu na pełnienie służby terminowej o zawarcie kolejnego
kontraktu na pełnienie służby terminowej lub kontraktu na pełnienie służby stałej;
8) kopie doręczonych żołnierzowi zawodowemu kart opisu stanowisk służbowych,

5
zajmowanych w trakcie pełnienia zawodowej służby wojskowej;
9) wnioski o udzielenie urlopu okolicznościowego, o którym mowa w art. 62 ust. 12 ustawy,
lub macierzyńskiego;
10) wnioski o zwolnienie od zajęć służbowych w celu sprawowania osobistej opieki nad
najbliższym członkiem rodziny;
11) wnioski o udzielenie zezwolenia na podjęcie pracy zarobkowej lub prowadzenie działalności
gospodarczej;
12)
wnioski o zezwolenie na przynależność do stowarzyszeń lub innych organizacji
zagranicznych lub międzynarodowych oraz decyzje w tych sprawach;
13) powiadomienia dowódcy jednostki wojskowej o:
a) zamiarze wyjazdu i pobytu za granicą w celach niezwiązanych z zawodową służbą
wojskową oraz decyzje w tych sprawach,
b) przynależności do stowarzyszenia lub innej organizacji krajowej,
c) pobieraniu nauki oraz wnioski o udzielenie pomocy w związku z jej pobieraniem;
14) oświadczenia o wyrażeniu zgody na wyznaczenie na stanowisko służbowe w instytucjach
cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy;
15) oświadczenia o odmowie pełnienia zawodowej służby wojskowej na równorzędnym lub
wyższym stanowisku służbowym;
16) wnioski podmiotu o dokonanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby
wojskowej;
17) wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej dokonane przez
właściwy podmiot lub żołnierza zawodowego;
18) wnioski o wycofanie wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby wojskowej
oraz stanowisko w tej sprawie właściwego organu kadrowego;
19) wnioski o skrócenie okresu wypowiedzenia stosunku służbowego zawodowej służby
wojskowej;
20) decyzje i rozkazy personalne i finansowe oraz wyciągi z nich, inne niż wymienione w § 10
pkt 1;
21) wyciąg z rozkazu dziennego dowódcy jednostki wojskowej o przybyciu do jednostki
wojskowej, o objęciu obowiązków służbowych, o rozliczeniu i skierowaniu do wojskowego
komendanta uzupełnień właściwego dla miejsca zamieszkania oraz inne dokumenty
personalno-finansowe związane ze zwolnieniem z zawodowej służby wojskowej;
22) podpisane umowy:
a) z żołnierzem zawodowym, który został skierowany przez właściwy podmiot na studia,
naukę, kurs, staż naukowy lub specjalizację w kraju lub za granicą,
b) z żołnierzem zawodowym, który uzyskał pomoc na naukę od właściwych podmiotów,
c) z kandydatem na żołnierza zawodowego pobierającego naukę w wojskowej placówce
edukacyjnej;
23) dokumenty dotyczące sprawdzianu sprawności fizycznej powodujące skutki kadrowe;
24) inne dokumenty w formie pism, oświadczeń, wniosków lub notatek służbowych - dotyczące
spraw personalnych i finansowych.

6