Umowa cywilnoprawna: jak ją napisać?

Przeczytaj także: Zawarcie umowy przez telefon

Inaczej jest w umowach, w których dla realizacji wspólnie określonego celu strony muszą dokonać czynności bardziej złożonych, wykonywanych przez dłuższy czas lub czynności, które wywołują poważne konsekwencje w sferze osobistej lub majątkowej stron. Wówczas strony, kierowane chęcią zabezpieczenia wykonania postanowień umowy, a czasem obowiązane do tego prawem, muszą zawrzeć umowę w formie pisemnej.

Strony mogą zawrzeć umowę ustnie, pisemnie lub też przez dokonanie odpowiednich czynności – chociażby odpowiednie gesty (kiwnięcie głową). Oczywiście forma umowy zależy od jej treści. Inaczej będzie brzmiała umowa dotycząca wykonania prac remontowych, wynajmu powierzchni biurowej czy wdrożenia systemu informatycznego w firmie. Dla każdej z tych umów prawo przewiduje inne rozwiązania. Niemniej istnieje pewien wspólny zespół elementów właściwych dla większości umów cywilnoprawnych. Niektóre z nich przesądzają o ważności takich umów, a niektóre jedynie wpływają na ich wyższą jakość i większą skuteczność.

Zawierając umowę w pierwszej kolejności należy ją prawidłowo nazwać. Wprawdzie o rodzaju umowy nie decyduje nazwa, ale cel i zgodny zamiar stron, jednak przy bardziej skomplikowanych umowach, gdzie istnieją wątpliwości co do samego przedmiotu umowy, nazwa może okazać się cenną wskazówką co do intencji, jakie przyświecały stronom w chwili jej podpisywania. Wskazanie prawidłowej nazwy umowy świadczy również o profesjonalizmie stron. Powszechnym błędem jest nazywanie „umowy sprzedaży” - „umową kupna” lub „umową kupna-sprzedaży”. Zgodnie z definicją zawartą w kodeksie cywilnym sprzedaż jest umową wzajemną, co oznacza, że zawsze towarzyszy jej kupno. Podobnie jest z umową najmu, której zawsze towarzyszy wynajem.

Każda umowa powinna zawierać dokładne określenie stron. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie stwarza to większych problemów - należy podać imię, nazwisko, PESEL, opis dokumentu tożsamości. Sprawa staje się trudniejsza, gdy stroną umowy są bardziej złożone podmioty gospodarcze (spółki prawa handlowego, przedsiębiorstwa państwowe, stowarzyszenia czy fundacje, jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego). W takiej sytuacji prawidłowe oznaczenie stron i osób uprawnionych do ich reprezentacji może okazać się nie lada wyzwaniem.

Przy opisie spółki kapitałowej (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej) w oznaczeniu stron powinny znaleźć się informacje o organie prowadzącym rejestr handlowy spółki, numerze rejestru, wysokości kapitału zakładowego w spółce (o jego pokryciu w całości lub w części), numerze NIP i REGON, czyli wszystkie te elementy, które w sposób stosunkowo pewny pozwalają na identyfikację spółki. Dodatkowo zawsze należy sprawdzić, czy podmioty występujące w imieniu spółki są uprawnione do jej reprezentacji. Warto upewnić się, że wskazani w umowie członkowie zarządu, prokurenci lub pełnomocnicy zgodnie z wpisem w rejestrze przedsiębiorców lub udzielonym im pełnomocnictwem są uprawnieni do reprezentowania spółki. Należy sprawdzić, czy wymienione osoby posiadają pełną czy też ograniczoną zdolność do czynności prawnych (np. czy nie zostały pozbawione możliwości działania przez orzeczenie sądu). W pierwszym oznaczeniu stron w umowie należy unikać skrótów (sp. z o.o., sp. k., itp.) - korzystać z pełnych nazw firm.

Kolejnym istotnym elementem jest prawidłowe oznaczenie daty i miejsca zawarcia umowy, oraz wskazanie początku jej obowiązywania, który może być inny niż sam moment zawarcia umowy. Elementy te mają zwykle wpływ na prawidłowe liczenie terminowości wykonania umowy, okresów przedawnienia roszczeń, miejsca spełnienia tych roszczeń (art. 455 k.c.) oraz określenie sądu właściwego do rozstrzygania ewentualnych sporów.

Należy pamiętać, że kodeks cywilny przewiduje różne tryby zawierania umowy. Umowa może być zawarta przez przyjęcie oferty wprost przez drugą stronę, w trybie negocjacji, w drodze aukcji lub przetargu. Należy więc dbać o to, by nie został naruszony sam tryb zawierania umowy. Najczęściej umowy zawierane są po prostu w trybie przyjęcia oferty wprost.

Prawidłowo określone istotne postanowienia umowy mają znaczący wpływ na jej ważność. Istotne postanowienia umowy są to takie postanowienia, które dotyczą jej najważniejszych kwestii (np. cena sprzedaży, obowiązek wydania rzeczy kupującemu, określenie przedmiotu i wysokości czynszu najmu, określenie czynności prawnej zlecenia, określenie przedmiotu leasingu, etc.). Istotne postanowienia umowy (przedmiot umowy) powinny być zatem opisane wyczerpująco i możliwie dokładnie. Bez tych postanowień niemożliwe jest uznanie, że dana umowa w ogóle została zawarta, co w praktyce prowadzi do jej nieważności (np. strony ustaliły czynsz najmu lecz nie wskazały co jest przedmiotem najmu).

W szczególnych sytuacjach ważność umowy uzależniona jest zachowaniu prawidłowej formy. Prawo przewiduje określoną formę dla danych typów umów. I tak, forma specjalna (akt notarialny, popisy notarialnie poświadczone pod umową) jest zastrzeżona dla umów o znacznej doniosłości. Przykładowo umowa sprzedaży udziałów w spółce z o.o. czy sprzedaży przedsiębiorstwa powinna zostać zawarta z podpisami notarialnie poświadczonymi, zaś umowa sprzedaży nieruchomości w formie aktu notarialnego. Bez zachowania szczególnej formy umowa jest nieważna. Czasami natomiast forma pisemna jest dowolna, ale bez jej zachowania strony będą musiały liczyć się z ograniczoną możliwością dowodzenia jej zawarcia. Przykładem może być tutaj umowa pożyczki powyżej 500 zł. Jeżeli strony nie zawrą takiej umowy w formie pisemnej to w przypadku sporu sądowego nie będą mogły tego udowodnić, ponieważ w takiej sytuacji zeznania świadków stanowią dowód co do zasady niedopuszczalny.

Prawidłowe zamieszczenie wszystkich wskazanych wyżej elementów jest niezbędne dla celowości i skuteczności umowy, a czeto również przesądza o jej ważności. W zakresie nieuregulowanym w umowie będą obowiązywać właściwe przepisy kodeksu cywilnego.