Spóźnienia do pracy: jakie konsekwencje?

Przeczytaj także: Kara porządkowa a obowiązek wysłuchania pracownika

Pytanie: Jak przeprowadzić z pracownikiem rozmowę dotyczącą częstych spóźnień? Chcielibyśmy dowiedzieć się, dlaczego pracownik zaczął codziennie spóźniać się do pracy. Nigdy nie zwracaliśmy mu uwagi na spóźnienia, ale ponieważ jest ich sporo, chcielibyśmy rozwiązać ten problem. A może należy zareagować inaczej? Jakie zachowanie będzie właściwe?

Odpowiedź: Niezwracanie uwagi na częste spóźnienia (zwłaszcza gdy wcześniej nie zdarzały się) jest błędem. Na taką zmianę zachowania należy bowiem reagować jak najszybciej. W dłuższej perspektywie nie tylko może ono zdezorganizować pracę, ale także świadczyć może o tym, że pracownik ma kłopoty lub też, że pojawiły się czynniki demotywujące pracownika.

Na spóźnienia trzeba reagować od razu

Częste spóźnienia, podobnie jak każda istotna zmiana w zachowaniu pracownika mająca wpływ na jego pracę, powinny budzić zainteresowanie menadżera. Jeśli zachowanie takie się powtarza, najlepiej jeśli od razu nastąpi odpowiednia reakcja.

Powody spóźnień mogą być zarówno zawinione, jaki i niezawinione przez pracownika. Jeżeli spóźnienia są zawinione, to być może pracownik „odpuścił” sobie pracę, ponieważ z jakiś powodów jest zdemotywowany. Warto porozmawiać z takim pracownikiem, zanim objawy braku motywacji przybiorą bardziej negatywne dla firmy działania. Z punktu widzenia menedżera ważne jest nie tylko, że pracownik spóźniając się dezorganizuje prace zespołu, ale że obnaża to pewne braki funkcjonowaniu firmy jako całości.

Wachlarz środków dyscyplinujących jest szeroki

W przypadku powtarzających się spóźnień (zwłaszcza, jeśli są one zawinione przez pracownika), szef powinien zdecydowanie zareagować. Może to zrobić w różny sposób:

• zwrócenie uwagi - informacja zwrotna,
• nieformalna rozmowa,
• formalna rozmowa z notatka służbową,
• formalna rozmowa z nałożeniem kary upomnienia,
• w rażących przypadkach wypowiedzenie umowy o pracę.

Wybór zależy do szefa – jednak najlepiej zacząć od środków najmniej formalnych i w razie potrzeby stosować kolejne. Jeżeli łagodne środki nie pomagają, trzeba zastosować bardziej zdecydowane formalne. Jeśli prowadzimy wstępną rozmowę, warto w sposób prawidłowy skonstruować taką wypowiedź, tzn. najpierw przytoczyć fakty, następnie powiedzieć, jaki mamy stosunek do zachowania pracownika i jakie są nasze oczekiwania.

Jeśli inne środki zawodzą, za spóźnienie można ukarać

Jeśli zaistnieje potrzeba przeprowadzenia formalnych rozmów i nałożenia kary, to niezbędną czynnością przed nałożeniem kary jest sprawdzenie czasu, jaki upłynął od zdarzenia. Zgodnie bowiem z przepisami kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Termin 3 miesięcy liczy się od dnia faktycznego naruszenia, a więc niezależnie od tego, czy i w jakim czasie oraz w wyniku czyjej działalności naruszenie zostało ujawnione. Bieg terminu 2 tygodni rozpoczyna się natomiast z dniem powzięcia wiadomości o dopuszczeniu się naruszenia przez pracownika, a więc z dniem ujawnienia tego naruszenia, jeżeli jest ono oczywiste, albo z dniem, w którym stwierdzone zostało to naruszenie, jeżeli w konkretnych okolicznościach niezbędne było dokonanie w tym celu odpowiednich ustaleń.

Jeśli terminy zostaną zachowane, następnym etapem jest rozmowa z pracownikiem – jest to warunek nałożenia kary. Celem rozmowy jest wysłuchanie podwładnego, które daje mu szansę na wyjaśnienie przyczyn swojego zachowania.

Podczas takiej rozmowy dobrze jeżeli oprócz przełożonego i pracownika jest osoba będąca świadkiem/protokolantem. Idealnie, gdyby był to pracownik działu HR, przeszkolony ze znajomości Kodeksu Pracy i znający wewnętrzne procedury personalne.