Sposoby potwierdzania obecności w pracy

Przeczytaj także: Lista obecności i ewidencja czasu pracy

Pytanie: Pracodawca zatrudniający 2 pracowników w informacji o zatrudnieniu zapisał, że swoją obecność w pracy pracownicy potwierdzają osobiście „meldując” się u pracodawcy, a w razie nieobecności pracodawcy w zakładzie - telefonicznie. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy, którą pracownicy co miesiąc podpisują. Czy ta metoda potwierdzania obecności jest prawidłowa?

Odpowiedź: W sprawie ustalania sposobu potwierdzania obecności w pracy pracodawca ma dużą swobodę i może określić takie metody, jakie w danych okolicznościach faktycznych są najodpowiedniejsze. Może zatem przewidzieć, że takim sposobem będzie osobista informacja o obecności udzielana bezpośrednio pracodawcy.

1. Sposób wybiera pracodawca

Kwestia sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, jako kategorie praktycznej organizacji procesu pracy, jest pozostawiona do rozstrzygnięcia pracodawcom. W przypadku pracodawcy zatrudniającego mniejszą liczbę pracowników niż 20 wskazują oni takie ustalenia pracownikom w indywidualnych informacjach wręczanych przy zatrudnianiu.

Celem pozostawionej w tym zakresie swobody jest to, aby sposób potwierdzania obecności w pracy mógł uwzględnić przyjęte przez pracodawcę różne systemy organizacji pracy, czasu pracy oraz wymagania związane z profilem jego działalności, tak aby był on dostosowany do potrzeb konkretnego zakładu pracy. To pracodawca decyduje zatem, czy pracownicy potwierdzają przybycie i obecność w pracy odbijając kartę obecności w urządzeniu technicznym, składają podpis na liście obecności czy dokonują tego w inny sposób. Nie ma przeszkód, aby u małych pracodawców takim sposobom potwierdzania obecności w pracy było osobiste poinformowanie pracodawcy.

2. Lista obecności nie zwalnia z ewidencji czasu pracy pracowników

Należy podkreślić, że podstawowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia czasu pracy i związanych z tym uprawnień pracowniczych ma ewidencja czasu pracy prowadzona przez pracodawcę. Takie dokumenty, jak np. lista obecności, księga wyjść, pełnią wobec nich jedynie rolę pomocniczą (np. mogą być dołączane do karty ewidencji czasu pracy). Ewidencja taka powinna zawierać informacje dotyczące pracy w poszczególnych dobach, w tym pracę w:

• niedziele i święta,
• w porze nocnej,
• w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,

a także:

• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Obowiązek tworzenia takiego dokumentu ma każdy pracodawca, niezależnie od tego, ilu pracowników zatrudnia.

Podstawa prawna:

• art. 29 § 3, art. 149 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286).

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.