Ewidencja czasu pracy

Przeczytaj także: Karta ewidencji czasu pracy

Od niedawna przejęłam po koleżance obowiązek wypełniania ewidencji czasu pracy. Jak taka ewidencja powinna wyglądać? Mam założoną kartę dla każdego pracownika. Wpisuję godziny faktycznie przepracowane, nadgodziny, urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe. Nie wiem, jak mam postępować ze zwolnieniami typu 15 minut lub 20? Czy to też muszę wpisywać w ewidencję? Bardzo proszę o poradę.

Co do zasady, takie informacje też powinny znaleźć się w ewidencji.

1. Ewidencja powinna zawierać określone informacje

Przepisy Kodeksu pracy wprowadzają jednak jedynie obowiązek prowadzenia tego typu dokumentacji. Szczegółowe wskazanie elementów ewidencji czasu pracy wynika natomiast z rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z nim pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także
• dyżury,
• urlopy,
• zwolnienia od pracy oraz
• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Do kart ewidencji czasu pracy dołącza się również wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. W ewidencji czasu pracy pracowników młodocianych pracodawca musi natomiast wykazywać czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

2. Odnotowany musi być faktyczny czas pracy

Ewidencja czasu pracy ma przede wszystkim przedstawiać rzeczywisty czas pracy pracownika. Powinna więc odzwierciedlać faktycznie przez niego przepracowane godziny w skali doby, tygodnia czy okresu rozliczeniowego. A zatem również kilkunasto lub kilkudziesięciominutowe zwolnienia z pracy powinny być w niej odznaczane.

Są jednak grupy pracowników, w stosunku do których pracodawca prowadzi ograniczoną ewidencję. Są to pracownicy:

• objęci systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzając w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
• otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.