Podpis elektroniczny: cechy, rodzaje, sposoby korzystania

Przeczytaj także: Podpis elektroniczny podstawą prowadzenia biznesu w pandemii

Jakie wyróżniamy formy czynności prawnych?

Wszyscy przedsiębiorcy powinni mieć przynajmniej podstawową wiedzę o formach czynności prawnych. Niektóre z nich są obwarowane konkretnymi wymogami, które wpływają na skuteczność zawartej umowy. Dla zrozumienia funkcjonowania rodzajów podpisów elektronicznych, należy przyswoić najpierw wiedzę z zakresu form czynności prawnych.

Upraszczając, w polskim prawie wyróżniamy:

1. formę dokumentową – w jej przypadku odbiorca może zapoznać się z treścią oświadczenia woli i zidentyfikować osobę, która oświadczenie składa. Jako przykład dochowania tej formy czynności prawnych można wskazać wysłanie podpisanego maila, czy odręczne sporządzenie dokumentu oraz zeskanowanie go. Zalety i trudności związane ze skorzystaniem z tej formy zostaną omówione w kolejnych akapitach tego artykułu.
2. formę pisemną – pozwalającą zapoznać się ze składanym oświadczeniem woli i zidentyfikować składającego; poza tym zostaje dodatkowo opatrzona własnoręcznym podpisem;
3. formę elektroniczną – równoważną formie pisemnej, o czym więcej w dalszej części tekstu. W celu jej dochowania trzeba skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, czyli podpisu dostarczonego przez odpowiedni podmiot.
4. formę pisemną z podpisami poświadczonymi – forma pisemna, w podpisywaniu której uczestniczy notariusz lub odpowiedni urzędnik państwowy;
5. formę aktu notarialnego – najmocniej sformalizowana forma czynności prawnej, zastrzeżona do dokonywania niektórych czynności, za to jej dochowanie wymaga spełnienia licznych rygorystycznych wymogów, z których najważniejszym jest sporządzenie dokumentu przez notariusza.

Przy omawianiu instytucji podpisu elektronicznego, szczególne znaczenie mają pierwsze trzy z wymienionych wyżej czynności prawnych.

Czym jest podpis elektroniczny? 3 rodzaje

W dzisiejszym świecie do zawarcia transakcji nie jest konieczna jednoczesna obecność stron. Kontakt osobisty w biznesie jest w wielu przypadkach zupełnie zbędny. Dowodem na to jest powstanie podpisu elektronicznego, stanowiącego wygodną formę zachowania odpowiedniej formy czynności prawnej. Nie wymaga jednoczesnej obecności stron w danym miejscu czy uciążliwego wymieniania dokumentacji.
Wyróżniamy 3 rodzaje podpisu elektronicznego:

1. zwykły podpis elektroniczny;
2. zaawansowany podpis elektroniczny;
3. kwalifikowany podpis elektroniczny;

Zwykły podpis elektroniczny

Zgodnie z przepisami unijnymi, które regulują dokonywanie czynności w formie elektronicznej, zwykłym podpisem elektronicznym są wszelkie dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis (art. 3 eIDAS).
Oznacza to, że każda osoba wysyłająca maila i dodająca w programie mailowym tzw. stopkę, w rzeczywistości używa zwykłego podpisu elektronicznego. Stanowi on wyłącznie dochowanie formy dokumentowej – jego odbiorca musi być więc świadomy, że można go łatwo sfałszować.

Polskie prawo określa skutki sporządzenia dokumentu elektronicznego ze zwykłym podpisem elektronicznym w przepisie art. 77 [2] kodeksu cywilnego:

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie

Zaawansowany podpis elektroniczny

Aby złożyć zaawansowany podpis elektroniczny, według rozporządzenia eIDAS należy łącznie spełnić trzy przesłanki:

1. indywidualnego przypisania danych do określonej osoby i możliwości jej określenia, czyli np. zamieszczenia pod dokumentem jej imienia, nazwiska i numeru identyfikacyjnego w systemie;
2. składania przy użyciu indywidualnych danych, których użycie jest z dużą dozą pewności możliwe wyłącznie przez samego podpisującego;
3. takiego powiązania z podpisywanymi danymi, że możliwe jest stwierdzenie wszystkich możliwych modyfikacji dokumentu (art. 25 eIDAS).

Jako przykład zaawansowanego podpisu elektronicznego można podać rządowy profil zaufany bądź usługi wielu dostawców z sektora prywatnego.

Co istotne, użycie zaawansowanego podpisu elektronicznego nie czyni zadość formie pisemnej. Mimo to walor dowodowy w razie postępowania sądowego będzie w jego przypadku wiele wyższy, niż przy zwykłym podpisie elektronicznym.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

To podpis wymagający dochowania najbardziej rygorystycznych warunków. Złożenie podpisu musi następować za pomocą kwalifikowanego urządzenia przy zastosowaniu kwalifikowanego certyfikatu. Podpis zamieszczony pod danymi w takiej formie daje gwarancję, że podpisała go właśnie ta, a nie żadna inna osoba. Podrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest w zasadzie niewykonalne.

I to właśnie złożenie takiego podpisu elektronicznego sprawia, że dokument w formie elektronicznej staje się równoważny temu sporządzonemu i podpisanemu na papierze. Polskie ustawodawstwo uwzględnia tę kwestię w przepisach kodeksu cywilnego:

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78 [1] KC).

Ponadto do dochowania formy pisemnej nie wystarczy skan dokumentu. Sprawia to jedynie, że przybiera on formę dokumentową. Dlatego wyłącznie zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego pozwala dochować zwykłej formy pisemnej.

Profil zaufany zamiast podpisu elektronicznego

W przypadku profilu zaufanego również mamy do czynienia wyłącznie z dochowaniem formy dokumentowej. Jeśli więc wystąpi ewentualny spór sądowy, udowodnienie faktu złożenia podpisu przez daną osobę będzie znacznie prostsze.
Podpis z zastosowaniem profilu zaufanego jest bezpośrednio powiązany z kontaktem z administracją publiczną. Profil zaufany nie zastępuje więc podpisu kwalifikowanego w całości obrotu prawnego.

Administracja publiczna w wielu przypadkach uznaje dokumenty podpisane w taki sposób. Aktualnie kontakt i podpisywanie dokumentacji za pośrednictwem profilu zaufanego jest możliwy z takimi organami jak ZUS, NFZ, Urząd Stanu Cywilnego, Urząd Pracy itp. Podmioty te obsługują w ten sposób zdecydowaną większość spraw, a ich aktualna lista wyświetla się po zalogowaniu do profilu zaufanego.

Jak zacząć korzystać z podpisu kwalifikowanego?

Niestety sam proces podpisywania dokumentów podpisem kwalifikowanym jest dość skomplikowany.

Do jego złożenia musimy uzyskać podpis od upoważnionego podmiotu. W naszym kraju mamy szeroki dostęp do dostawców takich usług, a otrzymanie własnego podpisu kwalifikowanego jest możliwe nawet na drugi dzień (choć zazwyczaj trwa to trochę dłużej).

Zanim rozpoczniemy podpisywanie pierwszego dokumentu, pracownik firmy upoważnionej do wydawania certyfikatów zweryfikuje naszą tożsamość. Wyda nam w tym celu urządzenie autoryzujące lub poinformuje, w jaki sposób uzyskać tokeny uwierzytelniające. Oprócz tego wyjaśni, jak prawidłowo podpisywać dokumenty.

Zależnie od dostawcy usług, występuje kilka sposobów składania podpisu. Najwygodniejsza z nich to usługa podpisywania w chmurze. Dzięki takiej formie użytkownik wgrywa plik do chmury i klikając konkretny przycisk, niemal od razu uzyskuje poświadczony dokument. Jeszcze inny sposób to podpisywanie za pomocą zainstalowanych na urządzeniu programów.

Podpis elektroniczny może mieć różne formy: sygnaturki, w której znajduje się odręczny podpis; adnotacji „podpisano elektronicznie”; a nawet może być zupełnie niewidoczny. Postać podpisu nie decyduje o jego ważności. Znaczenie ma jedynie możliwość jego weryfikacji przy zastosowaniu odpowiednich programów.

Podstawy prawne działania podpisu elektronicznego

Jako najważniejszą podstawę stosowania instytucji podpisu elektronicznego wskazuje się Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE. W skrócie określa się jako rozporządzenie eIDAS. W przypadku polskiego porządku prawnego, wyrazem wdrożenia powyższych przepisów jest m.in. przepis art. 78 [1] KC, który ustanawia formę elektroniczną oświadczenia woli.

Dane zawarte w podpisie kwalifikowanym

Podpis elektroniczny ma gwarantować bezpieczeństwo, możliwość zweryfikowania danych podpisującego, a także dawać pewność, iż podpisany zbiór danych nie został zmodyfikowany.

Najpopularniejsza metoda jego weryfikacji to użycie dowolnego programu pozwalającego na wyświetlenie pliku w formacie PDF i otwarcie tzw. panelu podpisu. W ten sposób zyskujemy możliwość sprawdzenia:

• danych osoby podpisującej;
• daty złożenia podpisu według czasu lokalnego;
• jeśli zapewniono połączenie do sieci, to daty złożenia podpisu według zaufanego źródła czasu;
• dostawcy podpisu kwalifikowanego, z którego usług korzysta podpisujący;
• daty ważności podpisu;
• numeru PESEL podpisującego, o ile go posiada.

Każda z wymienionych wyżej danych jest weryfikowana w momencie, w którym użytkownik podpisu uzyskuje do niego dostęp. W efekcie człowiek weryfikujący podpis może szybko ustalić dane osoby, która podpisała dokument.

Marcin Staniszewski,