Nowe zasady PESEL dla cudzoziemców od 2026 r. Kto będzie musiał stawić się osobiście w urzędzie?

Przeczytaj także: PESEL zamiast NIP dla pracowników

Ustawa z dnia 12 września 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa modyfikuje przepisy dotyczące składania wniosków o nadanie numeru PESEL.

Nowe regulacje wprowadzą obowiązek osobistego stawiennictwa dla cudzoziemców ubiegających się o numer PESEL, którzy nie są obywatelami państw UE, EFTA, Szwajcarii (wraz z członkami ich rodzin) ani – w określonym zakresie w Umowie o wystąpieniu Wielkiej Brytanii z UE – Wielkiej Brytanii i ich rodzin. Obowiązek nie obejmie jedynie dzieci urodzonych w Polsce.

Nowe przepisy znacząco utrudnią uzyskanie numeru PESEL przez cudzoziemców, którzy nie mieszkają w Polsce, a należą do grupy objętej obowiązkiem osobistego stawiennictwa.

W przypadku powołania nowego członka zarządu będącego cudzoziemcem z tej grupy, konieczność przyjazdu do Polski wyłącznie w celu złożenia wniosku stanie się dodatkowym wyzwaniem – zarówno organizacyjnym, jak i finansowym - komentuje Anna Panek, z kancelarii Wolf Theiss.

W przypadku cudzoziemców, którzy nie są zameldowani w Polsce, wniosek o nadanie numeru PESEL należy złożyć w urzędzie gminy. Wniosek musi być odpowiednio uzasadniony – oznacza to konieczność wskazania faktycznej podstawy prawnej, z której wynika obowiązek posiadania numeru PESEL przez osobę wnioskującą.

Numer PESEL odgrywa kluczową rolę w wielu procesach administracyjnych i korporacyjnych: od składania sprawozdań finansowych, przez założenie profilu zaufanego, po różnego rodzaju deklaracje czy oświadczenia podatkowe.

Choć formalnie PESEL nie jest wymagany, w praktyce jego brak często uniemożliwia wykonanie niektórych obowiązków wobec instytucji publicznych – podkreśla Anna Panek, z kancelarii Wolf Theiss.

W praktyce firmy będą musiały przygotować się na organizację wizyt w urzędach gmin dla swoich zagranicznych członków zarządów oraz zaplanować proces uzyskania numeru PESEL z odpowiednim wyprzedzeniem, uwzględniając konieczność przyjazdu do Polski.

Dodatkowo Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada kolejne zmiany, w tym wprowadzenie podstawy prawnej do ograniczenia nadawania numeru PESEL cudzoziemcom, którzy jako jedyny powód wskazują konieczność potwierdzenia profilu zaufanego.