Projekt unijny - jak pozyskać partnera?

Przeczytaj także: Projekt unijny a jego personel

Partnerstwo stanowi jedną z bardzo istotnych form współpracy przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Wymiana doświadczenia pomiędzy stronami partnerstwa, daje możliwość kompleksowej realizacji celów założonych w projekcie, a także zaangażowania przedstawicieli wielu grup społecznych.

Z tego powodu zasada partnerstwa jest jedną z fundamentalnych zasad polityki regionalnej UE, dokładne zasady realizacji projektów partnerskich w nowej perspektywie zostały zawarte w Wytycznych realizacji zasady partnerstwa.

Zgodnie z zapisami tego dokumentu zawarcie partnerstwa jest możliwe pomiędzy następującymi rodzajami partnerów:

• instytucje regionalne i lokalne, władze miejskie i inne instytucje publiczne tj. gminy, powiaty, starostwa, województwa, państwowe uczelnie wyższe;
• partnerzy gospodarczy i społeczni – przedsiębiorstwa, izby gospodarcze, organizacje pracodawców i pracowników, instytucje otoczenia biznesu, w tym parki technologiczne, inkubatory
• podmioty reprezentujące społeczeństwo obywatelskie, w tym partnerów działających na rzecz ochrony środowiska, organizacje pozarządowe oraz podmioty odpowiedzialne za promowanie włączenia społecznego, równouprawnienia płci i niedyskryminacji.

Wytyczne wskazują również czym w nowej perspektywie ma być partnerstwo

- Partnerstwo oznacza celowy proces, w którym biorą udział instytucje uczestniczące w realizacji PO na lata 2014-2020 na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym oraz partnerzy, na wszystkich etapach realizacji polityki spójności UE, tj. programowania, wdrażania, monitorowania i ewaluacji. Celem partnerstwa jest poprawa efektywności i skuteczności funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności. Wszyscy uczestnicy tego procesu wzajemnie uzupełniają się, a dzięki współpracy powstaje efekt synergii i wartość dodana, niemożliwa do osiągnięcia w przypadku działań podejmowanych indywidualnie. Partnerstwo stanowi integralny element procesu budowy kultury dialogu społecznego i partycypacji społecznej oraz podlega stałej ewolucji i adaptacji do potrzeb wszystkich jego uczestników.

Kluczowymi stwierdzeniami kształtującymi wizję jaka przyświeca partnerstwu w perspektywie 2014-2020 jest poprawa efektywności i skuteczności funduszy strukturalnych oraz wartość dodana, niemożliwa do osiągnięcia w przypadku działań podejmowanych indywidualnie.

Istotna jest zatem jakość partnerstwa, które jest zawiązywane na rzecz wspólnej realizacji projektu. Poszczególne instytucje pośredniczące, podczas oceny wniosków o dofinansowanie będą miały obowiązek stwierdzenia czy:

• każdy z podmiotów partnerstwa ma przyporządkowane faktyczne zadania w projekcie, gdyż udział partnera w realizacji projektu nie może mieć charakteru symbolicznego, nieznacznego czy pozornego;
• zaangażowanie w przedsięwzięcie ma wymiar tylko i wyłącznie finansowy np. w postaci zapewnienia wkładu własnego po stronie jednego z partnerów, bez dalszego udziału w realizacji projektu;
• przedsięwzięcie ma taki charakter iż jego wykonanie przekracza możliwości jednego podmiotu ze względu na jego ograniczony potencjał (np. finansowy, naukowy, instytucjonalny czy brak doświadczenia) – za projekt partnerski nie będzie uznawane przedsięwzięcie, które mogłoby być zrealizowane równie skutecznie i efektywnie bez udziału partnerów.

Aby projekt partnerski był skuteczny muszą zostać spełnione określone warunki – partnerstwo musi mieć charakter faktycznej współpracy z konkretnym podziałem zadań, a jego nawiązanie jest niezbędne by realizacja projektu zakończyła się powodzeniem.

Krok pierwszy – Pomysł na projekt

Zanim zaczniemy szukać odpowiedniego partnera musimy sprecyzować nasze plany wobec projektu, który mamy zamiar realizować. Należy odpowiedzieć sobie na szereg pytań, które określą nam ramy projektu:

• Jaki jest cel projektu? Jakie problemy chcemy rozwiązać, jakie potrzeby zaspokoić, co nowego stworzyć/rozwinąć? Jaki jest nasz pomysł na projekt?
• Jaki jest charakter projektu, kto jest odbiorcą usług, grupa docelową;
• Jaki jest zakres czasowy i przestrzenny projektu na jakim obszarze ma być realizowany – kraju, województwa, powiatu, gminy.
• Jaka jest skala projektu – biznes plan, wstępny budżet, określenie wysokości dotacji, wkładu własnego;
• Jakie są moje możliwości przy realizacji projektu, jakie zasoby kadrowe, finansowe, techniczne, organizacyjne mogę wykorzystać przy realizacji projektu;
• Jakie są moje słabe strony, czego mi brakuje by zrealizować projekt.
• Jakie instytucje, podmioty, organizacje mogłyby być zainteresowane współpracą w ramach realizacji projektu? Nie chodzi jeszcze o wskazanie konkretnego podmiotu, ale określenie komu mogłoby zależeć na realizacji danego pomysłu, kto mógłby dać zasoby, których brakuje, a jednocześnie czerpać korzyści z partnerstwa, z kim znajdę płaszczyznę porozumienia w realizacji określonego przeze mnie celu?

Krok drugi – znalezienie odpowiedniej dotacji

Kiedy wiemy już na jaki problem odpowiadać będzie nasz projekt musimy znaleźć właściwy program operacyjny w ramach, którego będziemy mogli uzyskać dofinansowanie. Niezbędne jest dostosowanie programu operacyjnego w taki sposób, aby wytypowane w ramach niego działanie odpowiadało działaniom zaplanowanym w projekcie i przyczyniło się do osiągnięcia zamierzonego celu. Należy sprawdzić w szczególności czy znajdujemy się w grupie beneficjentów, którzy mogą ubiegać się o dofinansowanie. Warto również sprawdzić czy w ramach danego programu nie ma dodatkowych ograniczeń dotyczących partnerstwa lub czy nie są wskazane z góry określone instytucje, z którymi można zawierać partnerstwo.

Krok trzeci – znalezienie partnera

Poszukiwanie partnera należy rozpocząć od stworzenia krótkiej informacji o projekcie, w której powinniśmy zawrzeć:

• opis projektu na który mamy zamiar pozyskać dotację, zwierający cele projektu, czas i obszar realizacji, zakres działań oraz rezultaty, które mamy zamiar osiągnąć,
• programu operacyjnego i konkretnego działania w ramach którego chcemy składać wniosek o dofinansowanie oraz datę naboru, jeśli jest już wiadoma,
• zakresu współpracy pomiędzy partnerem a nami, jaki będzie podział obowiązków na etapie pisania wniosku o dofinansowanie i w trakcie realizacji projektu czyli jakie mamy zasoby, a co potrzebujemy ze strony partnera,
• profil i obszar naszej codziennej działalności, osiągnięć, sukcesów, celów itp.
• kontakt i wyrażenie chęci spotkania.

Tak sformułowane zaproszenie możemy wysłać droga e-mailową i pocztą tradycyjną, umieszczamy na stronie internetowej, profilu na portalu społecznościowym itp. Przede wszystkim należy zacząć od podmiotów z naszego otoczenia, z którymi współpracowaliśmy lub współpracujemy. Pomocne może być również prześwietlenie listy kontaktów zawartych na konferencjach, warsztatach, dniach informacyjnych czy targach. Takie miejsca spotkań to doskonała okazja do zawarcia partnerstwa, czy choćby poinformowania, o tym, że kogoś poszukujemy.

Podmioty publiczne zgodnie z art. 33 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (tzw. ustawa wdrożeniowa), w przypadku poszukiwania partnerów do realizacji projektów, mają obowiązek wyboru partnera zgodnie z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów. Co oznacza, że podmioty publiczne muszą ogłosić otwarty nabór partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej. W ogłoszeniu powinien być wskazany termin co najmniej 21 dni na zgłoszenia partnerów. Dzięki temu możemy aplikować do danej jednostki finansów publicznych o możliwość zostania partnerem.
Ustawa nie nakłada natomiast takiego obowiązku na podmioty nienależące do sektora finansów publicznych. Jako przedsiębiorcy czy członkowie organizacji pozarządowych mamy pełną dowolność w sposobie wyboru partnera i nie musimy ogłaszać tego publicznie przez określony czas. Ustawa nakłada na obydwie strony partnerstwa obowiązek podpisania umowy partnerskiej w celu wspólnej realizacji projektu.

Krok czwarty – wnioskowanie o fundusze

Tworzenie partnerstwa i ustalanie zasad jego funkcjonowania zaczyna się wraz z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie. W nim musimy podać która ze stron jest odpowiedzialna za realizacje poszczególnych zadań, kto i w jakim stopniu wnosi wkład własny, jakie zasoby partnerów zostaną wykorzystane, często nawet konieczne jest podanie uzasadnienia dla zawartego partnerstwa.

Niezależnie od tego ile podmiotów weźmie udział w realizacji projektu partnerskiego, wnioskodawcą, a tym samym beneficjentem jest tylko jeden z nich, określany mianem lidera lub partnera wiodącego. To ten podmiot składa wniosek o dofinansowanie i w przypadku jego pozytywniej oceny, podpisuje umowę o dofinansowanie. Ponadto odpowiada za całość realizacji projektu, zgodnie z budżetem, harmonogramem, założeniami i określonymi rezultatami, nawet jeśli, zgodnie zapisami wniosku o dofinansowanie, są w to również zaangażowani partnerzy.

Zasady partnerstwa powinny być również uwzględnione w części projektu związanej z jego zarządzaniem. Istotnym elementem funkcjonowanie partnerstwa jest powołanie na potrzeby projektu organu biorącego udział w koordynacji np. Grupy Sterującej czy Rady Partnerstwa. Składa się ona z przedstawiciela lidera i partnerów, spotyka się cyklicznie i w sposób demokratyczny podejmuje najważniejsze decyzje dotyczące projektu, monitoruje jego przebieg i reaguje na ewentualne problemy.

Krok piąty – realizacja projektu

Ustawa wdrożeniowa obliguje do zawarcia umowy partnerskiej. Nie ma potrzeby jej podpisywania na etapie składania wniosku o dofinansowanie. Umowa partnerska jest najczęściej załącznikiem umowy o dofinansowanie, a więc możemy ją podpisać dopiero gdy projekt zostanie skierowany do realizacji. Wzór umowy partnerskiej jest często elementem dokumentacji konkursowej, stanowi on niezbędne minimum jej zapisów i może być dowolnie poszerzanie w zależności od rodzaju i form partnerstwa. Do najważniejszych zapisów umowy partnerskiej należą:

• uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność lidera oraz partnera projektu,
• organizację wewnętrzną partnerstwa tj. dokładny skład i zasady funkcjonowania wspomnianej wcześniej Rady Partnerstwa czy Grupy Sterującej ( oraz rozwiązania w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej.
• podział środków finansowych, warunki ich przekazywania przez lidera do partnerów oraz wysokość ewentualnego wkładu własnego,
• obowiązki wynikające z ochrony danych osobowych, oznaczania projektu i archiwizacji dokumentów.

Określenie zasad, na jakich będzie odbywać się współpraca, jest bardzo istotne. Warto dopracować zapisy umowy partnerskiej, nie tylko dlatego, że jest to załącznik umowy o dofinansowanie, ale przede wszystkim dlatego, że projekty partnerskie są trudniejsze w realizacji, a dokładne omówienie warunków współpracy może oszczędzić nam wielu problemów w zarządzaniu projektem. Trudności mogą pojawić się z różnych powodów – braku poczucia odpowiedzialności za realizację projektu po każdej ze stron, problemy z komunikacją, różnice interesów czy wola dominacji.

Nie ma dobrego „przepisu” na udane partnerstwo jak każda relacja narażona jest na konflikty, wypalenia czy kryzys, trzeba właściwie dobrać partnera, aby wynikało ze wspólnych celów, dobrze zaplanować współprace, nieustannie nad nią pracować i kontrolować przebieg. Kluczowa jest tu rola lidera, który jako beneficjent odpowiada za całość realizacji projektu, ma więc prawo wymagać od partnerów by projekt był konsekwentnie wcielany w życie.