Podwykonawstwo w Horyzoncie 2020

Przeczytaj także: Projekt unijny - jak pozyskać partnera?

Podział zadań między poszczególnych partnerów jest jednym z ważniejszych etapów tworzenia koncepcji projektu. Może się bowiem okazać, że nie wszystkie działania zostaną „pokryte” kompetencjami konsorcjantów lub są one na tyle specyficzne, że ich realizacja może zostać zlecona beneficjentom niezaangażowanym bezpośrednio w projekt. W takich przypadkach spotykamy się z możliwością tzw. podwykonawstwa (subcontracting).

W przypadku H2020 zapisy dotyczące podwykonawstwa zawarte są w Umowie Grantowej (GA – Grant Agreement), która gwarantuje przyznanie środków przez Komisję Europejską (KE) na realizację konkretnego projektu. Kodeks praw i obowiązków zawarty w umowie dotyczy obu stron, zarówno KE, jak i koordynatora projektu wraz z partnerami. Podwykonawca nie jest związany z projektem umową grantową, co oznacza, że KE nie ma mocy prawnej egzekwowania realizacji powierzonych mu zadań. Odpowiedzialność za rzetelne wykonanie pracy przez podwykonawcę ponosi więc partner projektu, który zleca dane zadanie.

Podwykonawstwo z praktycznego punktu widzenia

Jak więc planować działania w projekcie, których nie są w stanie wykonać partnerzy konsorcjum? Otóż każdy z beneficjentów ma prawo do podzlecenia części zadań merytorycznych osobom prawnym lub fizycznym spoza konsorcjum i finansowania tego z budżetu projektu.

Podwykonawcą jest strona trzecia, która zawiera umowę na warunkach handlowych z jednym lub z kilkoma beneficjentami w celu realizacji części prac projektu. Nie jest możliwe podpisywanie tego typu umów między partnerami konsorcjum, ponieważ każdy z nich realizuje powierzone mu zadania projektowe w ramach własnego budżetu. Zawarte są w nim m.in. koszty personelu, delegacji, badań, ale również te związane z podwykonawstwem. Dlatego bardzo ważne jest, aby już na etapie tworzenia budżetu, zastanowić się nad tym, jakie konkretne zadania będą realizowane w ramach konsorcjum, a jakie poza nim. Budżet, w którym omyłkowo nie uwzględniono środków na podwykonawstwo, może skutkować poważnymi konsekwencjami dla wywiązania się ze zobowiązań wynikających z umowy podpisanej z KE. Planowanie realizacji określonych zadań poza konsorcjum powinno zostać poparte bardzo dobrą argumentacją. Eksperci KE będą zadawali sobie pytanie, czy na pewno partner projektu nie jest w stanie samodzielnie wykonać podzlecanych zadań. Ewaluatorzy oceniający wniosek nie mogą mieć wątpliwości co do zasadności podwykonawstwa. Komisja Europejska dopuszcza podzlecanie zadań tylko w sytuacji, gdy jest to niezbędne do osiągnięcia celów projektu.

Podwykonawstwem może być zlecenie przeprowadzenia ankietyzacji zewnętrznej firmie w ramach pakietu, w którym zobowiązani jesteśmy do przeanalizowania dużej liczby danych. Inny przykład to zlecenie agencji reklamowej kompleksowej organizacji zaplanowanej serii warsztatów. Kiedy partner podejmie się samodzielnej realizacji poszczególnych elementów przygotowania wydarzenia (wynajmie salę, przygotuje materiały dla uczestników), zadanie nie będzie mogło być uznane za podwykonawstwo. Każdy poniesiony koszt będzie wtedy zakwalifikowany w budżecie jako kategoria kosztów „inne”.

Wydatki ponoszone w realizowanym projekcie według wytycznych KE mogą zawierać tylko koszty związane z danym zakupem. Wyjątek stanowi kategoria podwykonawstwa, które bazuje na warunkach biznesowych, co oznacza wliczenie w cenę profitów i odpowiednich podatków. Podwykonawca pracuje bez nadzoru danego beneficjenta, a także poza jego pomieszczeniami. W związku z tym koszty pośrednie od tych wydatków nie są naliczane.

Cena czy jakość? Procedura wyłonienia podwykonawcy

Odpowiedzialność za realizację zadań zgodnie z założeniami projektu ponoszą partnerzy, dlatego wybór podwykonawcy może mieć wpływ na powodzenie projektu. Podwykonawca powinien wykazać się odpowiednią wiedzą, doświadczeniem, kwalifikacjami, zasobami, wymaganymi uprawnieniami oraz potencjałem technicznym i finansowym.

Wybór podmiotu, któremu zleca się zadania do wykonania w projekcie, zależy od tego, czy konsorcjant zlecający podwykonawstwo jest:

• podmiotem publicznym zobowiązanym są do zastosowania procedur wynikających z Ustawy o zamówieniach publicznych;
• podmiotem prywatnym, zobligowanym do przeprowadzenia konkursu ofert, w którym wymagane jest złożenie kilku propozycji, zwykle są to minimum trzy oferty.

Jednostka, która przed przystąpieniem do międzynarodowego konsorcjum miała nawiązaną współpracę z potencjalnym podwykonawcą, może ją kontynuować w projekcie. W takich przypadkach wystarczy prawidłowo przeprowadzone postępowanie dotyczące wyboru dostawcy konkretnych usług lub dóbr.

Niezmiernie istotne jest zachowanie odpowiedniej proporcji pomiędzy jakością i kosztem podzlecanego zadania. Partner projektowy przy wyborze podwykonawcy nie jest zmuszony do zaakceptowania ofert z najniższą ceną, a jedynie do wybrania opcji o najlepszej jakości przy jednocześnie najniższym koszcie.

Komisja Europejska ma prawo do kontroli procedury wyboru podwykonawcy, co bardzo często ma miejsce podczas audytu obowiązkowego lub zarządzonego bezpośrednio przez KE. Obowiązkowy audyt dotyczy beneficjenta, którego wysokość dofinansowania ze strony Komisji Europejskiej osiąga lub przekracza 325.000 euro kosztów bezpośrednich z wyłączeniem podwykonawstwa (koszty bezpośrednie w projektach w H2020 są rozumiane jako wydatki niezbędne do zrealizowania zadań zaplanowanych w danym grancie). Niezastosowanie się do obowiązujących procedur może skutkować uznaniem danego wydatku za niekwalifikowalny, czyli stanowiący koszt własny danego partnera.

Zadania, które nie mogą zostać zlecone

Komisja Europejska, dając możliwość angażowania w prace projektowe podmiotów spoza konsorcjum, wyznacza pewne ograniczenia dotyczące zadań, które mogą być podzlecane.

Do katalogu czynności, które bezwzględnie muszą pozostać w gestii koordynatora projektu, należą zadania związane z zarządzaniem:

• monitorowanie prawidłowej realizacji projektu;
• zapewnienie przesyłania płatności otrzymanych z KE na rzecz beneficjentów;
• pośredniczenie w kontaktach pomiędzy Komisją Europejską a partnerami konsorcjum;
• prowadzenie dokumentacji pozwalającej na stwierdzenie w dowolnym momencie, jaka część dofinansowania KE została wypłacona na rzecz każdego z beneficjentów i informowanie KE o rozdysponowaniu płatności;
• kontrolowanie sprawozdań w celu zweryfikowania ich zgodności z zadaniami projektu przed przekazaniem ich do KE.

Na osiągniecie sukcesu w Horyzoncie 2020 składa się wiele czynników: dobry pomysł, skład konsorcjum, adekwatny budżet, innowacyjność, efekty projektu i ich wpływ na europejską przestrzeń badawczą, ale i nie bez znaczenia są przejrzyste relacje z podmiotami zewnętrznymi, które angażowane są w projekt.