eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plPrawoPrawo dla biznesu › Projekt unijny a jego personel

Projekt unijny a jego personel

2017-01-24 00:30

Projekt unijny a jego personel

Zespół pracowników © denissimonov - Fotolia.com

Właściwie dobrany zespół to podstawa powodzenia wszystkich działań, nie tylko tych związanych z realizacją projektów dofinansowanych ze środków unijnych. Skład każdej załogi musi odpowiadać zadaniom do wykonania, celom do osiągnięcia i możliwościom wynagradzania. W przypadku starania się o dotację unijną w nowej perspektywie warto traktować kadrę projektu na równi z tworzeniem pomysłu na projekt.

Przeczytaj także: Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich. Czym jest i dla kogo?

Wniosek o dofinansowanie stanowi podstawę realizacji projektu – jego zapisy są kluczowe dla powodzenia przedsięwzięcia i właściwego rozliczenia dotacji. Pisząc wniosek o dofinansowanie, powinniśmy nie tylko znać zasady i przepisy, ale także niemalże przewidywać przyszłość, aby uniknąć problemów z urzeczywistnianiem pomysłów na projekt. W nowej pespektywie musimy przewidzieć jeszcze więcej – kluczowe stało się zatrudnienie kadry projektu i zmiany w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków” związane z tą kwestią.

Ocena możliwości


Potencjał kadrowy to, obok potencjału finansowego i technicznego, najważniejszy element oceny możliwości, jakie ma beneficjent starający się o dofinansowanie EFS w nowej perspektywie 2014-2020. Solidne zasoby kadrowe opisane we wniosku o dofinansowanie dają punkty za potencjał, ale zgodność zapisów we wniosku będzie weryfikowana z listą płac na etapie kontroli, dlatego warto dobrze przemyśleć, kogo zaangażujemy do realizacji projektu.

Personel projektu stanowi zarówno kadra merytoryczna, która jest zaangażowana w realizację poszczególnych zadań, jak i osoby zarządzające projektem od strony administracyjno-finansowej, koordynatorzy, obsługa finansowa itp. Należy jednak pamiętać, że we wniosku o dofinansowanie wykazać możemy jedynie konkretnych pracowników, którzy docelowo będą realizować zadania w ramach projektu.

W instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie EFS czytamy, że w opisie potencjału kadrowego należy: „wskazać kluczowe osoby, które zostaną zaangażowane do realizacji projektu oraz ich planowaną funkcję w projekcie wraz z syntetycznym opisem doświadczenia i wskazaniem tych osób z imienia i nazwiska. Istotne jest więc abyśmy już na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie przeanalizowali, czy w swoich zasobach kadrowych posiadany kogoś kto będzie mógł pracować w projekcie, dotyczy to w szczególności osób zatrudnionych na umowę o pracę oraz trwale współpracujących z wnioskodawcą np. w przypadku wolontariusza - na podstawie umowy o współpracy”. Zapis ten oznacza, że wszystkie osoby wymienione we wniosku o dofinansowanie muszą być zatrudnione w projekcie na umowę o pracę lub wolontariat, nawet jeśli na etapie pisania wniosku współpracują z beneficjentem w innej formie. Zatem wykazując konkretne osoby we wniosku o dofinansowanie, otrzymujemy punkty za potencjał, ale jednocześnie deklarujemy gotowość do zatrudnienia pracowników na etat lub wolontariat. W związku z tym w przypadku kontroli w projekcie będziemy musieli wykazać listę płac projektu, na której widnieją dokładnie te same osoby, które zostały podane we wniosku o dofinansowanie.

Musimy pamiętać, że od momentu złożenia wniosku do momentu podpisania umowy o dofinansowanie mija na tyle dużo czasu, że osoby wykazane we wniosku mogą już z nami nie współpracować, mieć zobowiązania w ramach innej działalności firmy lub np. przebywać na zwolnieniu. Ze względu na tą sporą rozpiętość czasową dopuszcza się możliwość zmian w kadrze projektu, kluczowe jest tu jednak doświadczenie osób, których zatrudnienie deklarowaliśmy wcześniej. Nowy pracownik musi mieć zbliżone, a najlepiej identyczne doświadczenie i kwalifikacje jak te opisane we wniosku. Z jednej strony potencjał powinien być opisany jak najlepiej, żeby uzyskać punkty, z drugiej musimy pamiętać, że kompetencje nie mogą być na tyle specyficzne, że trudno będzie znaleźć zastępstwo w przypadku zmian w składzie personelu.

fot. denissimonov - Fotolia.com

Zespół pracowników

W przypadku starania się o dotację unijną w nowej perspektywie warto traktować kadrę projektu na równi z tworzeniem pomysłu na projekt.


Umowa z pracownikiem firmy nie jest jedyną możliwą formą zatrudnienia w projekcie. Nadal możemy angażować personel projektu na podstawie umowy zlecenie czy o dzieło, ale w takich przypadkach może obowiązywać konkurencyjna procedura wyboru kadry – w przypadku firm zasada konkurencyjności działa przy wydatkach na wynagrodzenie powyżej 50 000 zł. Wobec tego na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie możemy wskazać wyłącznie kompetencje, jakie dana osoba na danym stanowisku będzie posiadać, a nie konkretną osobę, gdyż nie mamy pewności, że zostanie ona wybrana na drodze zapytania ofertowego. Stosowanie zasady konkurencyjności nie obowiązuje jeśli osoby, wykazane w potencjale wniosku o dofinansowanie, zatrudnimy w projekcie na umowę o pracę lub na zasadach wolontariatu.
Personel projektu to osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują osobiście, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub wykonujące zadania lub czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej, osoby samozatrudnione (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, wykonujące zadania w ramach projektu, którego są beneficjentem, pod warunkiem wskazania tej formy zaangażowania oraz określenia zakresu obowiązków w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie), osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu art. 13 pkt 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (osoby współpracujące – od dnia rozpoczęcia współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej albo umowy zlecenia do dnia zakończenia tej współpracy) oraz wolontariusze wykonujących świadczenia zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (osoby fizyczne, które ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie).
/Definicja zgodna z zapisami „Wytycznych w zakresie kwalifikowalnosci wydatków w ramach EFRR, EFS, FS na lata 2014-2020”./

Weryfikacja przepisów


Kiedy zaplanujemy już, czyje kwalifikacje i doświadczenie pozwolą na właściwą realizację projektu, warto zastanowić się, na jakich zasadach i w jakim wymiarze czasowym możemy zatrudnić pracownika. Regulują to „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS, FS na lata 2014-2020” – dotyczą już nie tylko beneficjentów realizujących projekty w ramach EFS.

Zasady ogólne angażowania personelu obligują do ponoszenia wydatków związanych z wynagrodzeniem zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz z Kodeksem cywilnym. Podobnie jak w „pozaprojektowej” działalności należy dołożyć wszelkich starań, by prawidłowo zawierać umowy o pracę i zgodnie z art. 11 §1 (2) nie zastępować umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy charakterystycznych dla stosunku pracy.

Oddelegowanie pracownika do realizacji zadań w projekcie jest możliwe, o ile zakres zadań związanych z realizacją projektu zostanie wskazany w umowie o pracę, zakresie czynności służbowych czy opisie stanowiska pracy. Dotyczy to również sytuacji, w której angażujemy pracownika w niepełnym wymiarze godzin, np. na ½ etatu. Opis zakresu zadań musi być przygotowany na tyle szczegółowo, aby widoczna była proporcja pomiędzy zaangażowaniem wynikającym z umowy o pracę a zaangażowaniem w ramach projektu.

Zgodnie z „Wytycznymi” wydatki na zaangażowanie personelu zostaną uznane za kwalifikowane, jeśli:
  • obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie. Należy zweryfikować, czy dokładanie pracownikowi dodatkowych obowiązków pozwoli mu na właściwe i skuteczne wykonywanie swojej dotychczasowej pracy i zadań w ramach z projektu;
  • łączne zaangażowanie zawodowe w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie. W tej perspektywie łączne zaangażowanie wzrosło o 36h w stosunku do poprzedniej, co oznacza, że jeden pracownik może wykonywać prace zarówno w ramach obowiązków wynikających z projektów, jak i innego zaangażowania w firmie beneficjenta i u innego pracodawcy w łącznym wymiarze 276h;
  • potwierdzimy wykonanie zadań protokołem sporządzonym przez pracownika, z którego będzie wynikać prawidłowe wykonanie zadań, liczba oraz ewidencja godzin (od-do) w danym miesiącu kalendarzowym poświęconych na wykonanie zadań w projekcie, ale bez konieczności wykazywania czy opisywania poszczególnych czynności wykonywanych w ramach projektu.

Spełnienie warunków zaangażowania zawodowego, w wymiarze nie wyższym niż 276 godzin, musimy zweryfikować przed zatrudnieniem pracownika. Informacje na temat łącznego zaangażowania przyszły pracownik powinien nam przekazać na piśmie, najlepiej w formie oświadczenia. Jeżeli podczas kontroli okaże się, że czas pracy przekracza określone w „Wytycznych” 276 h, za niekwalifikowane zostaną uznane wypłaty za nadwyżkowy czas pracy, zgodnie z datami zawarcia umowy, licząc od umowy podpisanej najpóźniej.

W przypadku chęci zatrudnienia własnych pracowników na umowy cywilnoprawne w ramach projektu w grę wchodzi tylko umowa o dzieło. Wydatki poniesione na wynagrodzenie zaangażowanej do projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej osoby, która jest jednocześnie pracownikiem beneficjenta, są niekwalifikowane. Wytyczne jako pracownika beneficjenta określają każdą osobę, która jest u niego zatrudniona na podstawie stosunku pracy, przy czym dotyczy to zarówno osób stanowiących personel projektu, jak i osób niezaangażowanych do realizacji projektu lub projektów.

Powyższy zapis nie dotyczy angażowania personelu na podstawie umów o dzieło. Pracownik może wykonywać dzieło w ramach projektu, o ile zakres przedmiotowy umowy o dzieło nie pokrywa się z zakresem obowiązków wykonywanych na podstawie zawartej umowy o pracę.

W przypadku wydatków poniesionych na wynagrodzenie personelu zaangażowanego na podstawie umowy o dzieło należy spełnić łącznie następujące warunki:
  • charakter zadań uzasadnia zawarcie umowy o dzieło (zgodnie z art. 627 Kodeksu cywilnego, wyłączając zadania wykonywane w sposób ciągły);
  • wynagrodzenie na podstawie umowy o dzieło wskazane zostało w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, co oznacza, że na etapie tworzenia budżetu projektu we wniosku o dofinansowanie powinniśmy zaznaczyć, ze dany wydatek będzie rozliczany na podstawie umowy o dzieło;
  • rozliczenie zaangażowania zawodowego personelu następuje na podstawie protokołu, podobnie jak w przypadku umowy o pracę, ale z dodaniem informacji wskazującej wynik rzeczowy wykonanego dzieła oraz dokumentu księgowego potwierdzającego poniesienie wydatku. Konieczność sporządzania protokołu oznacza, że również w przypadku umowy o dzieło przyjmujący zamówienie będzie musiał wykazać, że w danym miesiącu kalendarzowym poświęconym na wykonanie zadań w projekcie nie przekroczył limitu 276 godzin.

Wszystkie opisane przepisy i obowiązki związane z rozliczaniem pracy kardy dotyczą tylko i wyłącznie pracowników wykonujących zadania merytoryczne w projekcie, a nie kadry zarządzającej projektem. W nowej perspektywie koszty bezpośrednie stanowią tylko wydatki związane z merytoryką projektu. Natomiast wydatki związane z zarządzaniem są kosztami pośrednimi rozliczanymi ryczałtem.

Uproszczone metody rozliczania wydatków a kadra projektu


Realizacja projektów w nowej perspektywie zakłada stosowanie ryczałtowych metod rozliczania wydatków. Ryczałt stosuje się do rozliczania kosztów pośrednich oraz w przypadku projektów, których wartość wkładu publicznego nie przekracza wyrażonej w PLN równowartości 100 000 euro. Zastosowanie kwot ryczałtowych ma bezpośredni wpływ na kwestie związane z zarządzaniem projektem, a tym samym na angażowanie personelu.

Ryczał to jedna z uproszczonych metod rozliczania wydatków stosowanych w okresie programowania 2014-2020. W przypadku jej zastosowania w projekcie otrzymujemy, określoną w umowie o dofinansowanie, kwotę ryczałtową za wykonanie zadania lub zadań i nie mamy obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych na uzasadnienie poniesienia wydatków. Dotyczy to projektów o równowartości 100 000 euro,. gdzie rozliczamy się tylko na podstawie dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie rezultatów, wykonanie produktów lub zrealizowanie działań zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Nie ma więc obowiązku gromadzenia projektowej dokumentacji kadrowej, ale nadal obowiązują przepisy krajowe w tym zakresie.

Podobnie jest w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, w których skład, zgodnie z tekstem „Wytycznych”, wchodzą:
  • koordynowanie i nadzorowanie projektu;
  • rozliczanie, w tym monitorowanie;
  • organizacja wsparcia w ramach projektu, w tym organizacja szkoleń i doradztwa (ale nie prowadzenie szkoleń i doradztwa);
  • prowadzenie rekrutacji w ramach projektu, w szczególności wyszukiwanie i informowanie uczestników projektu i prowadzenie spotkań informacyjnych o projekcie oraz koszt ogłoszeń rekrutacyjnych w mediach, na plakatach i ulotkach (ale nie koszt personelu udzielającego wsparcia i identyfikującego potrzeby grupy docelowej przy rekrutacji, np. psychologa, o ile w ogóle koszt taki jest uzasadniony specyfiką danego projektu);
  • informowanie o projekcie i jego promocja, w tym prowadzenie strony internetowej o projekcie oraz prawidłowe oznakowanie projektu;
  • obsługa kadrowa, księgowa i finansowa;
  • obsługa sekretariatu i kancelarii;
  • obsługa prawna, w tym w zakresie prowadzenia procedury zamówień publicznych.

Zatem ryczałt obejmuje wszystkie wydatki związane z kosztami administracyjnymi, w tym z obsługą projektu, a więc wynagrodzeniem całej kadry zarządzającej, zajmującej się rozliczeniem promocją i rekrutacją uczestników. Ogromnym plusem tego rodzaju rozliczenia jest fakt, że w stosunku do kadry zarządzającej nie obowiązują przepisy dotyczące personelu projektu zawarte w „Wytycznych”. Zgodnie z nimi do personelu projektu zaangażowanego w ramach kosztów pośrednich ma zastosowanie jedynie punkt 6.16 pkt. 7 dotyczący niekaralności. Nie mamy w związku z tym obowiązku dokumentowania czasu pracy, sporządzania protokołu czy monitorowania liczby godzin zaangażowania zawodowego koordynatora, księgowej czy specjalisty ds. promocji i rekrutacji. Zasady rozliczania wydatków metodą ryczałtu mogą nie mieć zastosowania w przypadku wykazania potencjału we wniosku o dofinansowanie. To znaczy, że istnieje możliwość, że jeśli we wniosku o dofinansowanie wykażemy pracowników administracji projektu jako potencjał kadrowy, to podczas kontroli będziemy zobowiązani do przedstawienia dokumentu (np. umowy) świadczącego o tym, że wykazane w potencjale osoby (lub ich osoby je zastępujące) są zatrudnione w projekcie. Wynika to z faktu, że za zapisy w potencjale kadrowym otrzymaliśmy dodatkowe punkty, które wpłynęły na ostateczny wynik oceny i skierowanie projektu do dofinansowania. Nawet jeśli wynagrodzenie pracowników z potencjału kadrowego jest rozliczane ryczałtem, mamy obowiązek realizować projekt zgodnie z zapisami wniosku dofinansowanie, a więc zaangażować osoby w nim wskazane do zadań związanych z zarządzaniem projektem.

oprac. : Patrycja Milecka / Dotacje i Fundusze Dotacje i Fundusze

Przeczytaj także

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: