Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Odnosząc się do drugiego postulatu podniesiono, że kontrola, o której mowa w art. 21
ustawy, ze strony Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczy jednostek
wchodzących w skład państwowej sieci archiwalnej, a ta, o której mowa w art. 28,
prowadzona przez archiwa państwowe – wszelkiej dokumentacji. Oznacza to, że
zarówno zakres kontroli, jak i jej przedmiot, są skomplikowane i wymagają często
specjalistycznej wiedzy oraz analizy zarówno sytuacji prawnej, jak i metodyki
archiwalnej. Na przykład przedmiotem kontroli mogą być materiały archiwalne
obcojęzyczne z okresu staropolskiego albo dokumentacja kartograficzna. Z tego
względu ustalono w ustawie maksymalne okresy, które pozwolą na prawidłowe i pełne
przeanalizowanie dokumentacji i
przygotowanie odpowiednich wystąpień
pokontrolnych. Przyjęcie innych wymiarów czasowych wymagałoby zmian w ocenie
skutków regulacji, tzn. wzmocnienia kadrowego archiwów państwowych.
3. Wpływ projektowanej ustawy na:
1) sektor finansów publicznych, w tym na budżet państwa i budżety jednostek
samorządu terytorialnego
Proponowane rozwiązania, zwłaszcza dotyczące postępowania z dokumentacją
w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności
i bezpieczeństwa państwa, będą miały korzystny wpływ na jednostki sektora finansów
publicznych. Uwolnią je bowiem od obowiązku tworzenia odrębnych archiwów
(archiwów wyodrębnionych), których zadaniem było przechowywanie dokumentacji
związanej z obronnością i bezpieczeństwem państwa, a więc zmniejszą ogólną liczbę
obowiązków i działań natury organizacyjnej. Zmniejszą także koszty przekazywania
materiałów archiwalnych z tych komórek do archiwów przez to, że zamiast do
Centralnego Archiwum Wojskowego, mającego siedzibę w Warszawie, będą one
przekazywane do właściwych miejscowo archiwów państwowych, czyli blisko siedzib
jednostek przekazujących.
Zmniejszą się nakłady Ministerstwa Obrony Narodowej na przygotowanie warunków
(powierzchnia magazynowa wyposażona w odpowiednie regały kompaktowe) do
przechowywania materiałów archiwalnych wytworzonych przez komórki organizacyjne
wykonujące zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa. MON szacuje, że
odstąpienie od tych adaptacji przyniesie jednorazową oszczędność około 700 tys. zł
w pierwszych trzech latach obowiązywania ustawy, kształtującą się w następujący
sposób:
21

a) w pierwszym roku – wykonanie dokumentacji technicznej – koszt 100 tys. zł,
b) w drugim roku – przebudowa pomieszczeń administracyjno-biurowych na
magazyny – koszt 200 tys. zł,
c) w trzecim roku – wyposażenie magazynów w niezbędne urządzenia do
przechowywania i zabezpieczenia zasobu archiwalnego – koszt 400 tys. zł.
Ponadto zwolnienie z obowiązku prowadzenia przez MON kontroli w archiwach
wyodrębnionych utworzonych we wspomnianych wyżej komórkach organizacyjnych
przyniesie oszczędności około 45 tys. zł rocznie. Szczegółowe zestawienie
oszczędności w MON w perspektywie 10 lat – na podstawie informacji
przygotowanych przez MON w dniu 13 maja 2014 r. – kształtuje się następująco):
Rok
Kwota (zł)
Rodzaj wydatków
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2015
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2016
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2017
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2018
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2019
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2020
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2021
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2022
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2023
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
2024
45 000
wyodrębnionych
koszty przeprowadzenia kontroli problemowych w archiwach
Razem
450 000
wyodrębnionych


1) Dane na podstawie opracowania przekazanego przez Ministra Obrony Narodowej w dniu 13 maja
2014 r., a uzupełnione następnie w dniu 16 maja 2014 r. przez Centralne Archiwum Wojskowe.
22

W przypadku równoległego zarządzania dokumentacją w postaci tradycyjnej
(papierowej) i elektronicznej stworzone zostaną możliwości wprowadzenia
uproszczonego sposobu gromadzenia dokumentacji papierowej, co wpłynie na
usprawnienie zarządzania całością dokumentacji w podmiotach wytwarzających
i gromadzących ją.
Nowe przepisy usprawnią także sprawowanie przez archiwa państwowe kontroli nad
dokumentacją, w tym materiałami archiwalnymi, w jednostkach organizacyjnych
o rozbudowanych strukturach organizacyjnych, co przyczyni się do zmniejszenia
kosztów kontroli, ale też spowoduje, że archiwa właściwe do przeprowadzenia kontroli,
ale znajdujące się daleko od miejsca przechowywania dokumentacji, która powinna być
przedmiotem tej kontroli, nie będą unikały jej podjęcia, powołując się na koszty
finansowe oraz na znaczne absorbowanie czasu pracy pracownika. Trudno rzetelnie
oszacować oszczędności finansowe w tym zakresie, ponieważ co roku dokonywane są
zmiany przez podmioty państwowe i samorządowe w sposobie rozmieszczania
i przechowywania zasobów archiwalnych, które są przedmiotem kontroli. Największym
kosztem związanym z kontrolą jest stopień zaangażowania czasu pracy pracownika,
np. jeżeli część dokumentacji ZUS z oddziału w Rzeszowie (właściwość Archiwum
Państwowego w Rzeszowie) byłaby przechowywana w oddziale ZUS w Legnicy, to
przy obecnym stanie prawnym kontrolę może przeprowadzić tylko pracownik
Archiwum Państwowego w Rzeszowie (trzy dni podróży służbowej). Tymczasem
w Legnicy działa oddział Archiwum Państwowego we Wrocławiu, który taką kontrolę
mógłby przeprowadzić, gdyby pozwalały mu na to przepisy prawa. Wtedy maksymalnie
zajęłoby to 8 godzin pracy. W tym zakresie jednak trudno mówić o oszczędnościach
liczonych w konkretnych kwotach, a raczej o racjonalizacji i właściwym
gospodarowaniu posiadanymi zasobami finansowymi i kadrowymi.
Zniesienie archiwów wyodrębnionych w komórkach organizacyjnych realizujących
zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa nie podważa natomiast
ochrony dokumentacji związanej z tymi zadaniami, jeżeli jest objęta klauzulami
tajności. Status archiwum wyodrębnionego nie stanowi bowiem w tym zakresie
dodatkowej gwarancji ochrony. Dokumentacja z dotychczasowych archiwów
wyodrębnionych stanie się częścią zasobu archiwów zakładowych, które także są
odpowiednio zabezpieczane i chronione, w tym przed dostępem osób postronnych.
23

Proponowane w ramach projektowanej ustawy rozwiązania nie będą miały wpływu na
budżety jednostek samorządu terytorialnego skutkującego zmianą poziomu dochodów
lub wydatków tych jednostek.
Zmiany te wpłyną korzystnie na zakres obciążeń administracyjnych państwowych
i samorządowych organów i jednostek organizacyjnych. Polegają one na:
a) zniesieniu obowiązku porządkowania każdego rodzaju dokumentacji w postaci
papierowej w układzie rzeczowym – obecnie przepisy prawa wymuszają taki układ
bez względu na to, czy dany podmiot wdrożył system elektronicznego zarządzania
dokumentacją czy nie. Tymczasem podmioty, które mają system EZD,
dokumentację papierową gromadzą w układzie według dat (numerów) wpływu
w układzie chronologicznym i nie ma potrzeby, aby ten układ był zmieniany,
ponieważ dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
dokonywane jest nie w postaci papierowej, tylko elektronicznej;
b) umożliwieniu organom jednostek samorządu terytorialnego bieżącego uzupełniania
jednolitych rzeczowych wykazów akt, wydanych na podstawie art. 6 ust. 2b
ustawy, w związku z otrzymaniem nowych zadań przez te organy;
c) umożliwieniu organom jednostek samorządu terytorialnego wydawania jednym
aktem normatywnym przepisów regulujących sferę kancelaryjną oraz kwestie
organizacji i funkcjonowania archiwów w jednostkach podległych lub
nadzorowanych o jednorodnym charakterze działania – obecnie każda
samorządowa jednostka organizacyjna obowiązana jest odrębnie uzgadniać
z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub upoważnionymi
dyrektorami archiwów państwowych swój akt normatywny wprowadzający
instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie
organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (składnic akt). Powoduje to
znaczne obciążenie archiwów państwowych: w 2011 r. – uzgodniono 7789 aktów
prawnych, a w 2012 r. – 12 289;
d) umożliwieniu, poprzez działania archiwów państwowych lub Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych, państwowym i samorządowym jednostkom
organizacyjnym, zwłaszcza tym o wielopoziomowej strukturze i obejmującym
obszar całego państwa, dopasowanie sposobu zarządzania dokumentacją oraz
organizowania archiwów zakładowych do tej struktury;
24

e) zniesieniu obowiązku organizowania i utrzymywania odrębnego od archiwum
zakładowego (składnicy akt) archiwum wyodrębnionego w komórkach
wykonujących zadania na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa, co jest
dodatkowo niezwykle uciążliwe w sytuacji, w której podmiot wdrożył
elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
2) rynek pracy
Proponowane rozwiązania nie będą miały wpływu na rynek pracy.
3) konkurencyjność gospodarki i przedsiębiorczość, w tym na funkcjonowanie
przedsiębiorstw
Proponowane rozwiązania nie będą miały wpływu na konkurencyjność gospodarki
i przedsiębiorczość.
4) sytuację i rozwój regionalny
Proponowane rozwiązania nie będą miały bezpośredniego wpływu na sytuację i rozwój
regionalny. Nie można jednak pominąć pozytywnego efektu w tym zakresie, który
może zostać osiągnięty przez stworzenie warunków do lepszego i efektywniejszego
zarządzania dokumentacją przez podmioty publiczne.















28/06/EP
25