Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

§ 8. 1. W trakcie trwania czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego
zabezpieczania tradycyjnych materiałów archiwalnych, właściwe archiwum państwowe może
sprawdzić stan materiałów archiwalnych.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w stanie tradycyjnych materiałów
archiwalnych, dyrektor właściwego archiwum państwowego wskazuje zakres niezbędnych
czynności koniecznych do ich prawidłowego przekazania.
§ 9. 1. Kierownik zawiadamia dyrektora właściwego archiwum państwowego o zakończeniu
czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia tradycyjnych
materiałów archiwalnych, przedstawiając ewidencję tych materiałów.
2. Właściwe archiwum państwowe na podstawie zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1,
sprawdza w szczególności prawidłowość uporządkowania, zewidencjonowania i technicznego
zabezpieczenia tradycyjnych materiałów archiwalnych.
3. Przekazanie tradycyjnych materiałów archiwalnych przez kierownika następuje
w terminie i miejscu uzgodnionym z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
§ 10. 1. Zgodę na brakowanie tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej wyraża dyrektor
właściwego archiwum państwowego na wniosek kierownika.
2. Wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególności:
1) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskujących o wyrażenie zgody na brakowanie
tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej;
2) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, których tradycyjna dokumentacja niearchiwalna
jest brakowana;
3) podstawę kwalifikowania tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej;
4) określony datami rocznymi okres, z którego pochodzi tradycyjna dokumentacja
niearchiwalna;
5) informację o rodzaju tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej (np. aktowa, techniczna,
kartograficzna, geologiczna, fotograficzna, audiowizualna);
6) informację o rozmiarze tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej podanej w metrach
bieżących zajętych przez nią półek;
7) informację o upływie okresu przechowywania tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej oraz
o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej,
6
które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki
organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje; jeżeli nie jest możliwe podanie
danych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, kierownik składa stosowne wyjaśnienia;
8) informację o stosowaniu przez jednostkę organizacyjną w okresie, z którego pochodzi
dokumentacja niearchiwalna, systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją lub innych
systemów teleinformatycznych do załatwiania i rozstrzygania spraw;
9) informację o przynależności dokumentacji tradycyjnej do składu chronologicznego.
3. Do wniosku dołącza się spis tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej, która jest
brakowana.
4. Spis tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej zawiera:
1) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskujących o wyrażenie zgody na brakowanie
tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej;
2) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, których tradycyjna dokumentacja niearchiwalna
jest brakowana;
3) datę i miejsce sporządzenia spisu;
4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis;
5) dla każdej pozycji spisu informację o:
a) liczbie porządkowej,
b) oznaczeniu kancelaryjnym, jeżeli było stosowane,
c) sygnaturze archiwalnej, jeżeli była stosowana,
d) tytule jednostki archiwalnej; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek
archiwalnych o identycznym tytule,
e) wyrażonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja tradycyjna
w obrębie pozycji spisu,
f) liczbie jednostek archiwalnych, będących przedmiotem jednej pozycji spisu.
§ 11. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może odmówić wyrażenia zgody na
brakowanie tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spełniają
wymogów, o których mowa w § 10, wskazując jednocześnie przyczyny odmowy oraz wydając
odpowiednie zalecenia. Przyczynę odmowy może stanowić także zmiana kwalifikacji
archiwalnej dokumentacji tradycyjnej lub niska jakość techniczna odwzorowań cyfrowych
7
dokumentacji tradycyjnej w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją lub w innych
systemach teleinformatycznych do załatwiania i rozstrzygania spraw.
§ 12. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wyłączyć z procedury brakowania
dokumentację tradycyjną, której kwalifikacja archiwalna budzi wątpliwości lub dokumentację
przypisaną do składu chronologicznego, gdy jakość odwzorowań cyfrowych w systemie
elektronicznego zarządzania dokumentacją lub w innych systemach teleinformatycznych do
załatwiania i rozstrzygania spraw budzi wątpliwości.
§ 13. Zgoda dyrektora właściwego archiwum państwowego na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej zawiera w szczególności:
1) informację o wniosku kierownika;
2) stwierdzenie, iż dokumentacja tradycyjna nie stanowi materiałów archiwalnych;
3) charakterystykę dokumentacji tradycyjnej;
4) informacje o dokumentacji tradycyjnej wyłączonej z brakowania.
§ 14. Do brakowania tradycyjnej dokumentacji niearchiwalnej niewymagającej zgody
dyrektora archiwum państwowego, stosuje się odpowiednio przepis § 10 ust. 2 oraz sporządza
protokół zawierający dane, o których mowa w § 10 ust. 4.
§ 15. 1. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego są właściwe w zakresie
przejmowania materiałów archiwalnych i wyrażania zgody na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej organów i jednostek organizacyjnych, w tym organów centralnych i centralnych
jednostek organizacyjnych, mających siedzibę na obszarze działania archiwum państwowego,
z zastrzeżeniem § 18.
2. Właściwość archiwów państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1, określa
załącznik nr 5 do rozporządzenia.
§ 16. Archiwum Główne Akt Dawnych jest właściwe w zakresie przejmowania akt stanu
cywilnego z obszaru, który na mocy umowy z dnia 16 sierpnia 1945 r. o polsko-radzieckiej
granicy państwowej pozostał w granicach ZSRR.
8
§ 17. Narodowe Archiwum Cyfrowe jest właściwe w zakresie przejmowania:
1) tradycyjnych materiałów archiwalnych powstałych i utrwalonych sposobem fotograficznym,
fonograficznym i wideofonicznym powstałych w wyniku działalności organów centralnych
i centralnych jednostek organizacyjnych;
2) tradycyjnych materiałów archiwalnych innego rodzaju niż materiały fotograficzne
i audiowizualne, powstałych w wyniku działalności organów centralnych i centralnych
jednostek organizacyjnych powołanych do wytwarzania dokumentacji fotograficznej
i audiowizualnej, utrwalających działalność podstawową w formie fotograficznej
i audiowizualnej oraz gromadzących takie materiały celowo.
§ 18. Archiwum Akt Nowych jest właściwe w zakresie przejmowania materiałów
archiwalnych oraz wyrażania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organów
centralnych i centralnych jednostek organizacyjnych, mających siedzibę na obszarze właściwości
Archiwum Państwowego w Warszawie.
§ 19. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ...2)
MINISTER KULTURY
I DZIEDZICTWA NARODOWEGO


2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Źz. U. Nr 167, poz. 1375), które utraciło
moc w związku z wejściem w życie ustawy z dnia … o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach (Źz. U. poz. …).

9

Załączniki
do rozporządzenia
Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
z dnia ... (poz. ...)

Załącznik nr ń

SPOSÓB BUDOWY OZNACZź KATEGORII ARCHIWALNYCH

1. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną tradycyjnych materiałów archiwalnych.

2. Symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich (np. B5, B10, B50), odpowiadających
minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji liczonemu w pełnych latach
kalendarzowych począwszy od 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia spraw, których
ta dokumentacja dotyczy, oznacza się kategorię archiwalną tradycyjnej dokumentacji
niearchiwalnej, z tym że symbol „B” zastępuje się symbolem „Bź”, jeżeli tradycyjna
dokumentacja niearchiwalna po upływie okresu jej przechowywania podlega ekspertyzie
archiwalnej.

3. Symbolem „Bc” oznacza się tradycyjną dokumentację niearchiwalną:
1) stanowiącą dokumentację wtórną danej jednostki organizacyjnej, o ile pierwowzory tej
dokumentacji zachowały się dla tej jednostki organizacyjnej w ramach jej dokumentacji;
2) o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób, o którym mowa
w ust. 2.

10