Krajowa podróż służbowa

Przeczytaj także: Stała delegacja - bez prawa do diet

Publiczne środki transportu

Jeśli chodzi o transport publiczny, pracodawca zwraca pracownikowi pieniądze za bilety. Jeśli pracownikowi przysługuje ulga na dany środek transportu, pracodawca zwraca koszt biletu w wysokości z uwzględnieniem ulgi.

Aby uzyskać zwrot kosztów przejazdu, pracownik musi przedstawić pracodawcy dokument potwierdzający poniesienie wydatku – w tym przypadku bilet. W sytuacji, gdyby pracownik zgubił bilet, pracodawca może zwrócić koszty przejazdu na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, w którym stwierdza on, że odbył podróż i poniósł dany wydatek.

Samochód służbowy

W przypadku podróży samochodem służbowym pracownik przedstawia fakturę za paliwo i ewentualnie inne płyny (płyn do spryskiwaczy itp.) i na tej podstawie uzyskuje zwrot wydatków.

Samochód prywatny

Jeśli natomiast podróż odbywa się samochodem prywatnym, czyli samochodem niebędącym własnością pracodawcy, koszty do zwrotu ustala się, mnożąc liczbę przebytych kilometrów przez tzw. „kilometrówkę”. Kilometrówka to ustalona przepisami stawka za 1 kilometr przebiegu. Wysokość tego wskaźnika zależy od pojemności silnika i wynosi:

• 0,5214 zł dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm3,
• 0,8358 zł dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
• 0,2302 zł dla motocykla,
• 0,1382 zł dla motoroweru.

Kwota, jaką pracownik otrzyma po przemnożeniu liczby przebytych kilometrów przez odpowiednią stawkę kilometrówki, jest wyższa niż koszt samego paliwa. Kilometrówka ma bowiem za zadanie uwzględniać również ogólne zużycie samochodu.

Kilometrówka wypłacana pracownikowi w ramach zwrotu kosztów delegacji według powyższych stawek jest nieopodatkowana i nieoskładkowana. Pracodawca może jednak ustalić wyższą (ale nie niższą) stawkę kilometrówki. Wtedy jednak od części ponad limit ustalony przepisami odprowadza się podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia – tak jak od wynagrodzenia za pracę.

Inaczej jest w sytuacji, gdy pracownikowi wypłaca się tzw. ryczałt za jazdy lokalne, czyli za używanie samochodu prywatnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych (nie w podróży służbowej). Wtedy również stosuje się stawki kilometrówki podane powyżej, jednak ryczałt ten jest traktowany jak przychód pracownika. W związku z tym kwotę ryczałtu należy opodatkować, niezależnie od tego, czy stosuje się stawki kilometrówki w wysokości ustalonej przepisami, czy wyższej.

Ryczałt za jazdy lokalne nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ale tylko do kwoty obliczonej z użyciem stawek kilometrówki podanych powyżej.

Koszty dojazdów

Jeśli chodzi o korzystanie z transportu środkami komunikacji miejscowej (autobus, tramwaj, metro, kolejka podmiejska itp.), pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu, wynoszący 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej. Zatem przy obecnej stawce diety w wysokości 23 zł będzie to 4,60 zł.

Ryczałt ten przysługuje tylko w sytuacji, gdy pracownik faktycznie korzystał ze środków transportu miejscowego, np. aby dojechać z dworca do hotelu lub z hotelu do miejsca wykonywania pracy. Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik podróżuje samochodem.

Pracodawca może też uzgodnić z pracownikiem, że zwróci mu faktycznie wydatkowaną kwotę na dojazdy. Może to dotyczyć nie tylko kosztów biletów za przejazdy środkami transportu publicznego, ale także np. kosztów przejazdu taksówkami. Wtedy ryczałt nie przysługuje. Pracownik musi w takim wypadku przedstawić pracodawcy wszystkie bilety i rachunki, by na ich podstawie pracodawca mógł zwrócić należne mu pieniądze.

Delegacja dłuższa niż 10 dni

Pracownik, który przebywa w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, i przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości, w której stale lub czasowo mieszka, ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu środkiem transportu określonym przez pracodawcę.