Krajowa podróż służbowa

Przeczytaj także: Stała delegacja - bez prawa do diet

Koszty noclegów

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w hotelu lub innym tego typu obiekcie w wysokości zgodnej z wystawionym rachunkiem.

Jeśli pracownik nocuje w innym miejscu, np. u znajomych albo rodziny, lub po prostu nie posiada rachunku za hotel, wówczas przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety za każdy nocleg. W roku 2010 jest to kwota 34,50 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje w sytuacji, gdy pracownik w czasie podróży służbowej ma możliwość powrotu do miejsca stałego lub czasowego zamieszkania.

Bilety, rachunki, faktury

Wszystkie inne poniesione koszty oprócz diet i ryczałtów muszą być potwierdzone biletami, rachunkami lub fakturami. Wprzypadku gdy pracownik zgubił bilet stanowiący podstawę zwrotu kosztów, może napisać oświadczenie o tym, że poniósł koszt dojazdu w takiej i takiej wysokości.

Podatek VAT w kosztach delegacji

Podatek VAT naliczony w fakturach za usługi hotelowe nie może być odliczony od podatku VAT należnego. Podatek naliczony w tych fakturach zalicza się do kosztów uzyskania przychodu.

Samochód prywatny w celach służbowych

Jeśli zachodzi potrzeba używania samochodu prywatnego przez pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych, należy mu się zwrot kosztów związanych z eksploatacją samochodu.

Na podstawie umowy

Jeśli samochód prywatny jest samochodem osobowym, zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika może być dokonany wyłącznie na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zatem aby pracownik mógł używać swojego samochodu do celów służbowych, pracodawca musi zawrzeć z pracownikiem odpowiednią umowę. Jest to umowa o używanie prywatnego samochodu do celów służbowych.

Treść umowy

Umowa o używanie prywatnego samochodu musi zawierać następujące informacje:

• strony umowy,
• określenie właściwości samochodu (marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika, rok produkcji),
• limit kilometrów przyznany pracownikowi na jazdy lokalne,
• wysokość przysługującej stawki za 1 km,
• sposób obliczania ryczałtu,
• informacja o konieczności przedkładania przez pracownika comiesięcznych oświadczeń o ilości przebytych kilometrów,
• termin wypłaty ryczałtu,
• okres wypowiedzenia,
• ewentualne warunki dodatkowe.

Limit kilometrów

Zgodnie z przepisami, miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, które pracownik może przejechać swoim samochodem w celach służbowych, nie może być większy niż:

• 300 km – w miejscowości o wielkości do 100 000 mieszkańców,
• 500 km – w miejscowości o wielkości od 100 000 do 500 000 mieszkańców,
• 700 km – w miejscowości o wielkości ponad 500 000 mieszkańców.

Pracodawca może określić mniejszy limit od podanego powyżej.
Jeśli pracownik używa prywatnego samochodu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (czyliw ramach podróży służbowej), nie jest ograniczony żadnym ustawowym limitem kilometrów. Otrzymuje on zwrot kosztów za ilość faktycznie przebytych kilometrów.