Krajowa podróż służbowa

Przeczytaj także: Stała delegacja - bez prawa do diet

Należności z tytułu podróży

W związku z podróżą służbową pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów,
• noclegów,
• dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
• innych udokumentowanych, uzasadnionych wydatków poniesionych w związku z delegacją.

Dieta służbowa

Dieta służbowa ma pokryć zwiększone koszty wyżywienia pracownika w czasie podróży. Obecnie wysokość diety służbowej wynosi 23 zł na dobę.

Doba nie jest tu traktowana zegarowo od godz. 24 w nocy do 12 w południe, ale jako kolejne 24 godziny od momentu rozpoczęcia podróży. Dieta przysługuje za czas od chwili rozpoczęcia podróży do powrotu z podróży.

Krócej niż dobę

W przypadku, gdy podróż służbowa trwa krócej niż dobę i wynosi:

• od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ponad dobę

W przypadku, gdy podróż trwa dłużej niż dobę, pracownikowi należy się dieta w pełnej wysokości za każdą pełną dobę, natomiast za niepełną, ale rozpoczętą dobę trwającą:

• do 8 godzin – przysługuje 1/2 diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Całodzienne wyżywienie

Dieta służbowa nie przysługuje w sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie, czyli co najmniej 3 posiłki dzienne. W przypadku, gdy zapewnimy pracownikowi częściowe wyżywienie (np. 2 posiłki dziennie), i tak należy mu się cała dieta. Nie można zatem pomniejszać wysokości diety np. o koszt zapewnionego śniadania.

Dieta nie przysługuje

Poza tym dieta służbowa nie przysługuje w sytuacji, gdy:

• pracownik jest delegowany do miejscowości, w której stale lub czasowo mieszka,
• pracownik, który przebywa w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni, przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości, w której stale lub czasowo mieszka.

Ten ostatni ma jednak prawo do zwrotu kosztów przejazdu do miejsca zamieszkania w dniu wolnym od pracy środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę.

Nieopodatkowane i nieoskładkowane

Należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowej do wysokości określonej przepisami dotyczącymi warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej, nie stanowią podstawy do opodatkowania podatkiem dochodowym i oskładkowania.

W przypadku, gdy pracodawca ustali z pracownikiem wyższą kwotę diety służbowej lub ryczałtu za noclegi, niż przewidują to przepisy, wówczas nadwyżka ta traktowana jest jako dochód pracownika, od którego należy zapłacić podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia.

Koszty przejazdów

To pracodawca sugeruje, z jakiego środka transportu pracownik powinien skorzystać, wybierając się w delegację. Może to być komunikacja publiczna (pociąg, autobus itp.), samochód służbowy bądź prywatny samochód pracownika.