Obowiązek elektronicznego rozliczenia z ZUS

Przeczytaj także: Elektroniczny podpis: fakty i mity

Dotyczyć to będzie m.in. przesyłania zgłoszeń do ubezpieczeń, imiennych raportów miesięcznych, deklaracji rozliczeniowych i innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek, jak również ich korekt.

Po 21 lipca 2009 r. ZUS nie będzie już przyjmować od płatników dokumentów kierowanych za pośrednictwem internetu, które podpisane zostaną podpisem niekwalifikowanym (powszechnym), co więcej - brak podpisu kwalifikowanego pod dokumentem spowoduje, że przesyłka zostanie odrzucona, a dokumenty uznane za niedostarczone.

Wydane dotychczas przez ZUS darmowe certyfikaty wygasną z upływem rocznego terminu od ich wystawienia, a od dnia 21 lipca 2009 r. ZUS nie będzie już wydawał nowych. Do tego czasu można odnowić certyfikat, którego termin ważności klucza jest krótszy niż do 21 lipca 2009 r. Nowi płatnicy, którzy zgłoszą się z wnioskiem o wydanie certyfikatu przed tym dniem, również otrzymają darmowe certyfikaty z rocznym terminem ważności. ZUS nie odnawia natomiast certyfikatów, których termin ważności upłynie po dniu 20 lipca 2009 r. Jeśli zaś płatnik zgubi certyfikat, ZUS anuluje go i wyda duplikat z nowymi kluczami, ale z datą ważności poprzedniego.

W sytuacji kiedy płatnik zleca elektroniczne rozliczenia z ZUS biuru rachunkowemu, biuro rachunkowe także powinno posługiwać się kwalifikowanym certyfikatem, przy czym zasadą jest, że podpis wydawany jest dla indywidualnej osoby sporządzającej dokumentację na zlecenie płatnika, a nie dla instytucji. Oznacza to, że firma posługująca się e-podpisem powinna (dla swojego bezpieczeństwa) posiadać min. 2 bezpieczne podpisy i przykładowo w razie nieobecności pracownika dysponującego e-podpisem, podpisze się pracownik obecny w firmie i podpisem również dysponujący.

Celem przypomnienia, na mocy ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2001, Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) bezpieczny e-podpis (podpis kwalifikowany) jest równoważny podpisowi własnoręcznemu - identyfikuje osobę ze złożonym przez nią oświadczeniem woli oraz posiada przymioty jemu właściwe: jest indywidualny - przypisany jednej i konkretnie wskazanej osobie; wiarygodny - niemożliwy do podrobienia; podlegający weryfikacji. Podpis elektroniczny musi być weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem oraz składany przy pomocy bezpiecznego urządzenia do składania podpisu.

Podpis niekwalifikowany (powszechny) jest podpisem elektronicznym służącym do sygnowania różnych dokumentów mniejszej wagi (tzn. do zabezpieczenia poczty elektronicznej), jak również pozwala na jednoznaczną identyfikację przez odbiorcę osoby, która wysłała wiadomość. Podpis elektroniczny złożony za pomocą certyfikatu niekwalifikowanego (powszechnego) nie jest z mocy prawa równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis elektroniczny weryfikowany poprzez certyfikat niekwalifikowany wywołuje skutki prawne podpisu odręcznego tylko wtedy, jeśli obie strony zawrą wcześniej stosowną umowę. Stosowanie podpisu niekwalifikowanego (powszechnego) nie wymaga również spełnienia żadnych określonych warunków, wystarczy posiadanie certyfikatu niekwalifikowanego i komputera.