Sygnaliści w firmie - co należy wiedzieć o procedurach i jak je wdrożyć

Przeczytaj także: Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie. Nie wszystkie firmy są na nią gotowe

Definicja i rola sygnalisty w organizacji

Sygnalista, w rozumieniu nowej ustawy, to osoba, która zgłasza naruszenia prawa w miejscu pracy lub w związku z działalnością danej organizacji. Warto zauważyć, że pojęcie to obejmuje znacznie szerszy krąg osób niż dotychczas, co zwiększa odpowiedzialność pracodawców w zakresie ochrony tych osób. Sygnalistą może być:

• obecny pracownik – osoba zatrudniona na umowę o pracę, która zidentyfikowała nieprawidłowości wewnątrz organizacji;
• były pracownik – osoba, która w przeszłości była związana z organizacją, ale nadal posiada wiedzę o naruszeniach;
• kandydat do pracy – osoba aplikująca o zatrudnienie, która w trakcie procesu rekrutacji uzyskała informacje o potencjalnych naruszeniach;
• zleceniobiorca – osoba wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, takiej jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło;
• wolontariusz i stażysta – osoby świadczące pracę w ramach wolontariatu lub praktyk;
• przedsiębiorca, akcjonariusz, członek organów – osoby mające formalny związek z firmą, np. poprzez posiadanie udziałów lub zasiadanie w organach zarządzających.

Rozszerzenie definicji sygnalisty ma na celu ochronę osób, które mogą mieć wpływ na etyczne funkcjonowanie organizacji, niezależnie od formy ich związania z pracodawcą.

Obowiązki pracodawców: co trzeba zrobić?

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą dostosować się do nowych wymogów, w tym przygotować i wdrożyć procedury umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości. Oto, co należy uwzględnić w tych procedurach:

1. Kanały zgłoszeń: łatwy i bezpieczny dostęp
Pracodawcy są zobowiązani do stworzenia kanałów zgłoszeń, które umożliwią pracownikom i innym zainteresowanym osobom anonimowe, bezpieczne i wygodne zgłaszanie nieprawidłowości. Idealne kanały zgłoszeń powinny:

• być łatwo dostępne – dostęp przez stronę internetową, dedykowaną aplikację lub specjalny numer telefonu;
• gwarantować poufność – zgłoszenia powinny być chronione przed dostępem osób nieuprawnionych, a dane zgłaszającego zabezpieczone przed ujawnieniem;
• pozwalać na śledzenie statusu zgłoszenia – zgłaszający powinni mieć możliwość monitorowania, na jakim etapie jest ich sprawa, co zwiększa przejrzystość i buduje zaufanie do systemu.

2. Rejestr zgłoszeń: dokumentacja i kontrola
Każde zgłoszenie powinno być dokładnie rejestrowane w specjalnym rejestrze. Rejestr ten powinien zawierać:

• numer sprawy – unikalny identyfikator umożliwiający śledzenie zgłoszenia;
• przedmiot zgłoszenia – krótki opis zgłoszonego naruszenia;
• dane zgłaszającego – w przypadku zgłoszeń nieanonimowych, dane umożliwiające kontakt z sygnalistą;
• adres do kontaktu – w przypadku potrzeby dalszej komunikacji z sygnalistą;
• data zgłoszenia – kiedy zgłoszenie zostało przyjęte;
• podjęte działania – opis działań, jakie zostały podjęte w wyniku zgłoszenia;
• data zakończenia sprawy – kiedy zakończono postępowanie wyjaśniające lub dochodzenie.

Prowadzenie rejestru zgłoszeń jest kluczowe dla zapewnienia przejrzystości i zgodności z przepisami. Umożliwia także śledzenie historii spraw oraz ewentualne wykorzystanie danych w przypadku potrzeby dodatkowego postępowania.

3. Postępowanie wyjaśniające: sprawna i rzetelna reakcja
Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca jest zobowiązany do podjęcia działań mających na celu wyjaśnienie zgłoszonych nieprawidłowości. Procedura powinna precyzować:

• kto odpowiada za postępowanie – wskazanie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie dochodzenia;
• jakie kroki należy podjąć – procedura powinna obejmować wszystkie niezbędne działania, od zebrania dowodów, przez przesłuchania, aż po analizę zgromadzonego materiału;
• terminy – ustawa nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania sygnalisty o podjętych działaniach następczych w ciągu trzech miesięcy od momentu przyjęcia zgłoszenia.

Przeprowadzenie rzetelnego postępowania wyjaśniającego ma kluczowe znaczenie dla zaufania do systemu zgłoszeń oraz ochrony interesów zarówno sygnalistów, jak i organizacji.

Ochrona sygnalistów: kluczowy filar nowych przepisów

Jednym z fundamentów nowej ustawy jest ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia, że osoby zgłaszające naruszenia nie będą narażone na negatywne konsekwencje swoich działań. Oznacza to m.in.:

• zakaz zwolnienia lub zmiany warunków pracy – sygnalista nie może zostać zwolniony ani jego warunki zatrudnienia nie mogą zostać pogorszone z powodu dokonania zgłoszenia;
• ochrona przed mobbingiem – pracodawca musi zagwarantować, że sygnalista nie będzie narażony na działania dyskryminacyjne, mobbing czy inne formy nacisku;
• poufność danych – tożsamość sygnalisty musi być chroniona przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

Zapewnienie tak szerokiej ochrony sygnalistom ma na celu stworzenie atmosfery zaufania, która zachęci pracowników do zgłaszania nieprawidłowości bez obawy przed represjami. To z kolei może przyczynić się do poprawy funkcjonowania organizacji i zapobiegania poważniejszym naruszeniom.

Sankcje za naruszenie przepisów: odpowiedzialność pracodawcy

Naruszenie obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Ustawa przewiduje różnorodne sankcje, w zależności od charakteru i wagi naruszenia:

1. uniemożliwienie zgłoszenia lub jego utrudnienie: zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy, każda osoba, która w jakikolwiek sposób uniemożliwia dokonanie zgłoszenia lub istotnie je utrudnia, może zostać ukarana grzywną, karą ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do roku. Jeżeli sprawca stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, kara może wynieść nawet do trzech lat pozbawienia wolności (art. 54 ust. 2);
2. działania odwetowe wobec sygnalisty: podejmowanie działań odwetowych, takich jak zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia czy zmiana warunków zatrudnienia na gorsze, może skutkować karą grzywny, ograniczenia wolności, a w poważniejszych przypadkach – pozbawienia wolności do dwóch lat (art. 55 ust. 1). W przypadku, gdy działania te mają charakter uporczywy, kara może wynieść do trzech lat pozbawienia wolności (art. 55 ust. 2);
3. ujawnienie tożsamości sygnalisty: nieuprawnione ujawnienie tożsamości sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia grozi karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, zgodnie z art. 56 ustawy;
4. fałszywe zgłoszenia: jeśli sygnalista celowo zgłasza fałszywe informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej i ukarany grzywną, karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do dwóch lat, zgodnie z art. 57 ustawy;
5. brak wdrożenia procedury: pracodawcy, którzy nie wdrożą wymaganej procedury zgłoszeń wewnętrznych lub zrobią to z istotnym naruszeniem przepisów, mogą zostać ukarani grzywną. Zgodnie z art. 58 ustawy, odpowiedzialność karna za to spoczywa na osobie odpowiedzialnej za ustanowienie procedur w danej organizacji.

Jak wdrożyć nowe procedury? Praktyczne wskazówki

Wdrożenie nowych procedur związanych z ochroną sygnalistów wymaga od pracodawców starannego planowania i zaangażowania. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w skutecznym wdrożeniu procedur:

• konsultacje z pracownikami: przeprowadzenie szeroko zakrojonych konsultacji z pracownikami oraz związkami zawodowymi jest kluczowe dla zrozumienia i akceptacji nowych procedur w organizacji. transparentna komunikacja ułatwi przyjęcie nowych rozwiązań i zbuduje zaufanie do systemu zgłoszeń;
• szkolenia: regularne szkolenia dla pracowników i menedżerów na temat procedur ochrony sygnalistów oraz ich praw są niezbędne, aby zapewnić, że każdy w organizacji zna swoje obowiązki i prawa. szkolenia te powinny obejmować zarówno aspekty praktyczne, jak i teoretyczne, w tym przepisy prawne i etyczne związane z ochroną sygnalistów;
• współpraca z zewnętrznymi podmiotami: w wielu przypadkach skorzystanie z usług firm zewnętrznych specjalizujących się w obsłudze zgłoszeń sygnalistów może okazać się korzystne. zewnętrzny dostawca usług może zapewnić niezależność, obiektywność i poufność procesu, co jest kluczowe dla skuteczności procedur;
• monitorowanie i doskonalenie procedur: wdrożone procedury powinny być regularnie monitorowane i doskonalone, aby zapewnić ich skuteczność i zgodność z aktualnymi przepisami oraz potrzebami organizacji. regularne przeglądy procedur oraz analiza zgłoszeń mogą pomóc w identyfikacji potencjalnych obszarów do poprawy i zwiększenia efektywności systemu.

Podsumowanie

Nowe przepisy dotyczące ochrony sygnalistów w Polsce wprowadzają istotne zmiany, które mają na celu zwiększenie transparentności, etyki oraz odpowiedzialności w miejscu pracy. Dla pracodawców oznacza to nie tylko konieczność dostosowania swoich procedur do nowych wymogów, ale także budowanie kultury organizacyjnej, która wspiera i chroni osoby zgłaszające nieprawidłowości.

Wdrożenie skutecznych procedur ochrony sygnalistów jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także okazją do wzmocnienia zaufania wewnątrz organizacji i poprawy jej funkcjonowania. Pracodawcy, którzy podejdą do tego zadania z należytą starannością, zyskają nie tylko na zgodności z przepisami, ale także na reputacji i lojalności pracowników, co w dłuższej perspektywie przyniesie korzyści firmie.

dr Rafał R. Wasilewski – radca prawny
apl. radc. Maja M. Długosz