Czy wspólnik ma zawsze prawo dostępu do dokumentów spółki z o.o.?

Przeczytaj także: Czy nowelizacja KSH zmusza do zmiany umów i statutów spółek?

Prawo kontroli nie doznaje ograniczeń na żadnym etapie funkcjonowania spółki od jej organizacji po likwidację czy upadłość, ze względu że w okresie likwidacji spółki stosuje się przepisy dotyczące praw i obowiązków wspólników, jak i do likwidatorów należy stosować przepisy dotyczące członków zarządu.

Jednak czy prawo kontroli zawsze przysługuje wspólnikowi? W przypadku ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej umowa spółki może wyłączyć albo ograniczyć indywidualną kontrolę wspólników (213 § 3 ksh). Natomiast zgodnie z przepisem art. 213 §2 ksh powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej bądź obu tych organów jest obligatoryjne w spółkach w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. W związku z powyższym w spółkach, które nie są zobligowane albo z własnej inicjatywy nie powołały rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej – każdemu wspólnikowi przysługuje indywidualne prawo kontroli.

Zakres przedmiotowy przyznanego prawa kontroli wspólnikowi na podstawie art. 212 ksh został ograniczony do prawa do przeglądania ksiąg i dokumentów spółki, sporządzania bilansu/ów dla swego użytku przez wspólnika bądź upoważnioną przez niego osobę, np. pełnomocników profesjonalnych, księgowych, biegłych rewidentów, doradców podatkowych. Wspólnik może również żądać wyjaśnień od zarządu spółki. Sformułowanie użyte w przepisie „w każdym czasie” nie powinno być rozumiane w dosłowny sposób, jednakże w sposób respektujący normalny tryb funkcjonowania spółki.

Jakie mogą wystąpić ograniczenia w wykonywaniu prawa kontroli?

Żądanie wspólnika w zakresie udzielenia wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów rozpoznaje zarząd spółki, który może udzielić wyjaśnień oraz udostępnić księgi i dokumenty do wglądu bądź też odmówić udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki. O ile wspólnik wykonuje przysługujące mu prawo kontroli w całości zgodnie z jego wnioskiem oraz udostępnia mu się swobodne zapoznanie się z żądanymi dokumentami spółki, problem pojawia się w gdy, wspólnik otrzymuje częściowe informacje oraz dostęp do ksiąg i dokumentów, a w pozostałym zakresie otrzymuje on odmowę bądź otrzymuje odmowę co do całości żądania – wspólnikowi przysługują narzędzia prawne mające na celu wyegzekwowanie realizacji przysługujących mu praw.

W jakich przypadkach zarząd spółki może odmówić udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki?

Przepis art. 212 § 2 ksh ogólnie wskazuje przyczynę odmowy do sytuacji, w której istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę. Co oznacza ten zapis – z pewnością spotkał się z nim ten, kto chciał uzyskać wyjaśnienia bądź dostęp do ksiąg i dokumentów spółki. Wykorzystanie w celach sprzecznych z interesem spółki może być zarówno pod względem finansowym, jak i wizerunkowym. Ponadto, nie wystarczy samo istnienie zagrożenia o możliwości wystąpienia szkody po stronie spółki. Obawa, że wspólnik wykorzysta otrzymane informacje je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę powinna być uzasadniona, tj. powinna być w sposób obiektywny możliwa do udowodnienia. W praktyce częstokroć powyżej wskazana przyczyna odmowy realizacji prawa kontroli przez wspólnika jest nadużywana przez obowiązane strony. Przyczyną odmowy udzielenia wyjaśnień bądź dostępu do ksiąg i dokumentów spółki częstokroć bywa „prowadzenie działalności konkurencyjnej przez wspólnika względem spółki”, do czego wystarczy sam fakt posiadania statusu wspólnika w spółkach prowadzących podobną działalność gospodarczą bądź w przypadku istnienia konfliktu pomiędzy wspólnikami lub zarządem udostępnienie informacji może narazić dobre imię spółki, albo służyć do szkalowania spółki. Należy jednak pamiętać, że odmowa realizacji prawa kontroli musi być ograniczona do ściśle określonych oraz uzasadnionych wypadków. W przeciwnym razie stanowi naruszenie przysługujących wspólnikowi uprawnień. Na marginesie należy wskazać, iż uchwała zarządu odmawiająca realizacji prawa kontroli wspólnikowi powinna zawierać uzasadnienie.

W przypadku, gdy wspólnik nie zgadza się z decyzją odmową udzieloną przez zarząd spółki, ma prawo skierować do zarządu spółki zażądanie rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Wspólnik poddający pod rozstrzygnięcie zaistniałego pomiędzy nim, a spółką sporu zgodnie z art. 244 ksh jest wyłączony od głosowania w tej sprawie. Natomiast uchwała powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. W przypadku podtrzymania decyzji zarządu bądź nie podjęcia ww. uchwały przez zgromadzenie wspólników w terminie miesięcznym, wspólnikowi przysługuje droga sądowego rozstrzygnięcia sprawy.

Mając na względzie charakter oraz cel prawa przyznanego wspólnikowi, któremu odmówiono udzielenia wyjaśnień bądź nie udostępniono do wglądu ksiąg bądź dokumentów spółki do złożenia do sądu rejestrowego wniosku o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki, należy wykluczyć możliwość zaskarżenia uchwały w trybie powództwa o uchylenie bądź stwierdzenie nieważności uchwały, w przeciwieństwie do tezy orzeczenia Sądu Najwyższego z dnia 10 maja 2012 r. sygn. akt IV CSK 567/11 (Biul. SN 2012, nr 7, s. 13). Przyjęcie aprobujące takie postępowanie jak to słusznie zauważył A. Opalski mogłoby prowadzić do dwóch różnych rozstrzygnięć sądowych. (Opalski A. [w:] Kodeks spółek handlowych, t. 2a, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Komentarz. Art. 151–226, red. A. Opalski, Warszawa 2018).

Wniosek do sądu rejestrowego wspólnik powinien złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu terminu miesięcznego terminu do podjęcia uchwały, w przypadku nierozstrzygnięcia sporu uchwałą zgromadzenia wspólników.

Sądy wielokrotnie wypowiadały się w jaki sposób ma być wykonywane prawo kontroli przez wspólnika – tj., w szczególności wymaga się od spółki, aby stworzyła w możliwie swobodny i pełny sposób dostęp do żądanych przez wspólnika dokumentów spółki, a nadto aby nie były ustanawiane ograniczenia natury faktycznej (tak też Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 31 stycznia 2017 r. (V ACa 350/16, LEX nr 2249944).

Przy omawianiu zagadnienia prawa kontroli przysługującego wspólnikowi, nie może zniknąć z pola widzenia, iż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być również spółką zależną względem innej spółki – spółki dominującej. W dniu 13 października 2022 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która wprowadziła m.in. normy poświęcone grupie spółek. Konsekwencją wprowadzenia tych przepisów było przyznanie spółce dominującej prawa kontroli zbliżonego do prawa kontroli przysługującego wspólnikowi w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jednakże posiadającego swą podstawę w art. 216 ksh. Przepis jednoznacznie wskazuje, iż w tym przypadku nie stosuje się art. 212 (dot. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), art. 30097 (dot. prostej spółki akcyjnej) i art. 428 ksh (dot. spółki akcyjnej), stąd należy uznać przepis art. art. 216 ksh za lex specjalis w stosunku do wskazanych wcześniej przepisów.

Spółka dominująca może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki zależnej uczestniczącej w grupie spółek oraz żądać od niej udzielenia informacji. Analizując literalne brzmienie przepisu art. 216 ksh spółce dominującej przysługuje wyłącznie prawo przeglądania wszelkiej dokumentacji spółki zależnej, bez możliwości sporządzania bilansów jak to ma miejsce w przypadku wspólnika. Obok prawa do przeglądania dokumentacji spółka dominująca dysponuje uprawnieniem do żądania udzielenia informacji przez spółkę zależną. Ustawa zastrzega uwzględnianie przepisów szczególnych w związku z udostępnianiem dokumentacji bądź przekazywaniem informacji, co miałoby np. miejsce w przypadku dokumentów bądź informacji chronionych tajemnicą bankową bądź zawodową – takie informacje nie powinny zostać udostępnione spółce dominującej.

Prawo przyznane spółce dominującej cechuje się dalszymi odrębnościami, tj. nie zostały wskazane przyczyny z jakich może nastąpić odmowa udzielenia informacji bądź dostępu do dokumentacji spółki zależnej. Z tego względu należy uznać, iż co do zasady spółka zależna jest obowiązana udostępnić szeroki zakres dokumentacji oraz informacji z uwzględnieniem przepisów szczególnych. Natomiast w związku z brakiem zakreślonego przez ustawodawcę terminu do wykonania prawa kontroli, należy uznać, iż powinno to nastąpić bez zbędnej zwłoki.

W przypadku nieudostępnienia ksiąg i dokumentów lub nieudzielenia informacji przez zarząd spółki, odmiennie niż w art. 212 ksh wyłączona została procedura wewnątrzspółkowa. Spółka dominująca może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu spółki zależnej do udostępnienia ksiąg i dokumentów lub udzielenia informacji. Odmowa w całości lub w części wykonania prawa kontroli przez spółkę dominującą sama w sobie stanowi przesłankę do wystąpienia z wnioskiem do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu spółki zależnej do udostępnienia ksiąg i dokumentów lub udzielenia informacji. Tryb realizacji prawa kontroli przez spółkę dominującą został zakreślony jako uprawnienie do szerokiego uzyskiwania wglądu w dokumenty spółki, jak i zasięgania informacji. W związku z pominięciem procedury wewnątrzspółkowej znacznie przyśpieszy to realizację praw spółek dominujących.

Na koniec warto wskazać, iż wniosek o zobowiązanie zarządu spółki zależnej do udostępnienia ksiąg i dokumentów lub udzielenia informacji rozpatrywany jest w trybie przepisów o postępowaniu rejestrowym przez właściwy dla spółki obowiązanej sąd rejonowy prowadzący Krajowy Rejestr Sądowy.