Podstawowe uprawnienia urlopowe pracowników i urzędników służby cywilnej wynikają wprost z regulacji zawartych w Kodeksie pracy. Podobnie jak ogół zatrudnionych, służba cywilna ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze uzależnionym od stażu pracy, który wynosi (por. art. 154 K.p.):

• 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Jednakże, zgodnie z obowiązującą od 24 marca 2009 r. ustawą z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505), urzędnicy służby cywilnej, czyli osoby zatrudnione na podstawie mianowania zgodnie z zasadami określonymi w ustawie, zyskali prawo do urlopu dodatkowego. Tym sposobem wymiar urlopu przysługującego im wypoczynku może wynieść nawet 38 dni.

Urlop dodatkowy to szczególne uprawnienie przysługujące niektórym pracownikom np. ze względu na niepełnosprawność, wiek czy pracę w określonym zawodzie (np. nauczyciele, sędziowie) lub instytucji. Korzystanie z tego przywileju sprawia, że wymiar urlopu wynikającego z art. 154 K.p. ulega powiększeniu.

Prawo do dodatkowego wypoczynku mogą również statuować przepisy wewnątrzzakładowe czy nawet postanowienia umowy o pracę. Nic bowiem nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca kształtował sytuację swoich podwładnych korzystniej niż obowiązujące przepisy prawa pracy (por. art. 18 K.p.).

Ze względu na specyfikę pracy urzędników służby cywilnej (podwyższona dyspozycyjność, pełnienie obowiązków w warunkach ścisłego podporządkowania) ustawodawca przyznał tej grupie zawodowej prawo do dodatkowego urlopu.
I tak, zgodnie z art. 105 ustawy o służbie cywilnej, urzędnikowi służby cywilnej przysługuje corocznie dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze wynoszącym 1 dzień po 5 latach zatrudnienia w służbie cywilnej. Urlop ten wzrasta z każdym rokiem pracy o 1 dzień aż do osiągnięcia maksymalnego wymiaru 12 dni.

Do okresu zatrudnienia uprawniającego do dodatkowego urlopu wypoczynkowego wlicza się okres zatrudnienia w administracji publicznej. Wpływ na omawiane tu uprawnienie ma zatem nie tylko staż pracy w służbie cywilnej, ale też okresy zatrudnienia w administracji rządowej, samorządowej lub innym organie państwowym. Bez znaczenia pozostaje natomiast staż pracy, który urzędnik zdołał wypracować np. w prywatnej firmie.

Urlop dodatkowy powinien być udzielany w roku kalendarzowym, w którym urzędnik uzyskał do niego prawo, nie wcześniej jednak niż w dniu, w którym urzędnik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze podstawowym. Należy też pamiętać, że do urlopu nie wlicza się dni tygodnia niebędących dniami pracy w urzędzie. Istotne znaczenie ma tu zatem rozkład czasu pracy w tygodniu, który ustala dyrektor generalny danego urzędu w oparciu o reguły wynikające z rozporządzenia Prezesa RM z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz. U. Nr 76, poz. 505 ze zm.).

Ze względu na to, iż przepisy ustawy o służbie cywilnej nie określają sposobu udzielania dodatkowego urlopu zasadne jest uznać, że może on być dzielony bądź wykorzystywany w całości, udzielany łącznie z urlopem wypoczynkowym w podstawowym wymiarze lub też osobno.

Do urlopu dodatkowego stosuje się przepisy K.p. dotyczące planowania urlopów, wypłaty ekwiwalentu oraz urlopu w wymiarze proporcjonalnym. Istotne jest również pamiętać, że w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy informacje dotyczące korzystania przez urzędnika z urlopu dodatkowego powinny znaleźć się w świadectwie pracy (por.§ 1 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, Dz. U. Nr 60, poz. 282, ze zm.).