Zakaz łączenia funkcji w spółce z o.o.

Przeczytaj także: Spółki z o.o. - prawa członków zarządu

Pytanie: Czy pracownik będący członkiem Rady Nadzorczej i pełniący funkcje p.o. dyrektora produkcji, który jest podległy bezpośrednio prezesowi zarządu, powinien zawiesić członkostwo w Radzie Nadzorczej?

Odpowiedź: W przedstawionej sytuacji członek rady nadzorczej bezwzględnie nie może pełnić funkcji członka rady nadzorczej. Co więcej – nie może on po prostu zawiesić członkostwa w radzie – przepisy prawa nie przewidują takiej instytucji, a jego mandat wygasł z mocy prawa. Wynika to bezpośrednio z treści art. 214 § 2 ksh.

Zakaz kumulowania funkcji członka rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej z funkcjami członka zarządu, prokurenta, likwidatora, kierownika oddziału lub zakładu, głównego księgowego, radcy prawnego lub adwokata, osoby bezpośrednio podległej zarządowi wynika z założenia, że kontrolowany nie może być jednocześnie kontrolującym. W ten sposób przepisy ksh zapewniają obiektywizm rozstrzygnięć i zasady prawidłowej kontroli wewnętrznej w spółce z o.o.

Czym jest stan bezpośredniej podległości?

Stan bezpośredniej podległości członkom zarządu, o którym mowa w art. 214 § 2 ksh, można ustalić na podstawie analizy struktury organizacyjnej (czyli schematu organizacyjnego) oraz regulaminu organizacyjnego spółki z o.o. Chodzi tu przede wszystkim o osoby będące pracownikami spółki, których bezpośrednim przełożonym jest członek zarządu, a więc np. o pracowników średniego szczebla zarządzania. Mogą to być jednak także osoby podlegające bezpośrednio członkowi zarządu spółki z o.o., które nie są pracownikami. Będzie to dotyczyć w szczególności osób pracujących dla spółki na podstawie umowy agencji albo przedstawicielstwa handlowego.

W przypadku spółek o „płaskiej” strukturze organizacyjnej, często niesformalizowanej, ze względu na brak regulaminu organizacyjnego okazać się może, że żaden pracownik spółki nie może być członkiem rady nadzorczej, bo wszyscy oni podlegają bezpośrednio zarządowi.

W przypadku osób podległych członkom zarządu lub likwidatorowi chodzi o bezpośredniość, przez co należy rozumieć związek, w którym na linii zarząd – osoba podległa nie występuje żadne ogniwo pośrednie. Zakaz ten dotyczy wszelkiego rodzaju podległości: faktycznej i pozornej. Jeżeli więc ze strony organizacyjnej wynika, że zarządowi podlega pracownik, agent, zleceniodawca, wykonujący dzieło, to nie może on być członkiem rady nadzorczej.

Należy przy tym rozróżnić dwie sytuacje, gdy:

1. następuje powołanie na stanowisko członka rady nadzorczej osoby już w chwili powołania podlegającej bezpośrednio członkowi zarządu,
2. w chwili powołania wybrany członek rady nadzorczej nie podlegał bezpośrednio członkowi zarządu, a stosunek podległości powstał dopiero po wyborze na członka rady nadzorczej.

Powołanie na stanowisko członka rady nadzorczej osoby podlegającej bezpośrednio członkowi zarządu

Naruszenie któregokolwiek z zakazów, wprowadzonych w art. 214 ksh, może stanowić podstawę powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników w przedmiocie powołania członków rady nadzorczej. Naruszenie zakazu określonego w art. 214 ksh powoduje nieważność powołania bądź wyboru danej osoby w skład organu nadzoru bądź rewizji.

Udział osoby uczestniczącej w pracach danego organu wbrew zakazowi określonemu w art. 214 ksh uważa się za niebyły. Nie wpływa to jednak na ważność uchwał, jeżeli również bez obecności tej osoby uchwały mogłyby być podejmowane. Natomiast w przeciwnym przypadku, czyli gdy bez głosu nieważnie powołanego członka organu uchwały nie mogłyby zapaść – będą one nieważne.

W chwili powołania wybrany członek rady nadzorczej nie podlegał bezpośrednio członkowi zarządu

W tym przypadku przyjmuje się, że jeśli członka rady nadzorczej w trakcie trwania mandatu zacznie obejmować zakres podmiotowy zakazu ustanowionego w art. 214 ksh (np. zasiadający w radzie nadzorczej pracownik stanie się bezpośrednio podległy członkowi zarządu) mandat automatycznie wygasa. Nie ma więc potrzeby odwoływać takiej osoby ze składu organu, natomiast trzeba powołać w jego miejsce nowego członka rady nadzorczej.

Jak to powinno wyglądać w praktyce? Zarząd powinien zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, którego celem będzie wybór członka rady nadzorczej. Rada nadzorcza może także podjąć uchwałę, w której stwierdzi, że z dniem objęcia przez wspomnianego członka rady nadzorczej opisanej funkcji p.o. dyrektora produkcji jego mandat wygasł.

Podstawa prawna:

• art. 214 Kodeksu spółek handlowych.

Portal SpolkaZoo.pl - serwis dla członków zarządów spółek z o.o. Praktyczne porady z zakresu prawa handlowego i zarządzania spółką, przydatne wzory dokumentów, informacje o zmianach w prawie.