Kara umowna - jak jej dochodzić, a jak się bronić?

Przeczytaj także: Jak skutecznie zastrzegać kary umowne?

Czym jest kara umowna?

Kara umowna stanowi dodatkowe zastrzeżenie umowne, wprowadzane przez strony do zawieranego kontraktu, które przewiduje zapłatę ściśle określonej sumy drugiej stronie. Jej zapłata jest uzasadnione wtedy, gdy druga strona nie wykona swojego zobowiązania albo zrealizuje je nieprawidłowo. Taka kara umowna ma stanowić rekompensatę za szkodę wynikającą z takich zdarzeń. Trzeba jednak pamiętać, że kara umowna może dotyczyć wyłącznie zabezpieczenia świadczeń niepieniężnych. W konsekwencji niedopuszczalne jest zastrzeżenie kary umownej za nieterminową zapłatę wynagrodzenia czy środków z innych tytułów. Zabezpieczeniem terminowej zapłaty są odsetki, których wysokość także strony mogą uzgadniać w granicach dozwolonych prawem. Opóźnienie czy zwłoka może być przyczyną uzasadniającą naliczenie kary umownej przy realizacji innych obowiązków umownych. Na przykład wykonania określonych prac.

Kiedy powstaje prawo do kary umownej?

Uprawnienie do dochodzenia i egzekwowania kary umownej uzależnione jest jedynie od ziszczenia się warunków, jakie strony ustaliły w umowie. Najczęściej należą do nich niewykonanie zobowiązania w oznaczonym terminie lub też w określony sposób.

Dla oceny zasadności wyegzekwowania kary umownej nie jest istotne, czy wierzyciel (uprawniony do kary umownej) poniósł jakąkolwiek szkodę, ani od jej wysokości. Do jej naliczenia może dojść także także wtedy, gdy wierzyciel nie poniósł żadnych negatywnych konsekwencji z powodu zachowania dłużnika w postaci wymiernej szkody.

Warto dodać, że strony na zasadzie swobody umów mogą ustalić, że kary umownej może dochodzić jedynie przez pewien czas od momentu, w którym można było jej się domagać. Inaczej mówiąc, ustala się granice skorzystania z prawa do naliczenia kary umownej. Ma to sens taki, aby nie odwlekać naliczenia kary umownej albo uzależniać dochodzenie jej od innych okoliczności niż te uprawniające do jej dochodzenia.

Jaka jest wysokość kary umownej?

Przepisy nie wskazują, jaka może być wysokość kary umownej. Strony mogą swobodnie ustalić wysokość kary umownej (jednak nie dowolnie, o czym mowa dalej). Co więcej, umowa może przewidywać różne kary umowne za naruszenie rozmaitych obowiązków, a każda z tych kar może być w innej wysokości. Wysokość kary umownej może zostać ustalona jako konkretna kwota albo jako część wynagrodzenia/wartości umowy:

„A zapłaci B karę umowną w kwocie 5.000 zł w przypadku Z”
„A może obciążyć B karą umowną w wysokości 0,05% wynagrodzenia określonego w § 3 umowy, jeżeli Y”

Strony mogą w umowie ustalić pewne granice wysokości kary umownej. Przykładowo: „łączna wysokość kar umownych nie przekroczy X% wynagrodzenia, o którym mowa w §Y”.

Takie ograniczenie nie jest jednak obowiązkowe. Jak przyjął Sąd Najwyższy: „dopuszczalne jest zastrzeżenie kary umownej za zwłokę w wykonaniu zobowiązania w postaci określonego procentu ustalonego wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki, nawet jeżeli nie określono końcowego terminu naliczania kary umownej ani jej kwoty maksymalnej” (uchwała SN z 9.12.2021 r., III CZP 16/21).

Moja szkoda jest większa niż kara umowna – co w takim przypadku?

Bardzo ważne jest, że kara umowna ma skompensować szkodę wierzyciela, niezależnie od wysokości ewentualnej szkody. Istotne jest przy tym, że nieumiejętne wprowadzenie do umowy postanowień o karach umownych może przynieść odwrotne skutki niż zamierzone. Nieświadomie można ograniczyć możliwości dochodzenia od drugiej strony zapłaty, mimo poniesionych znacznych szkód. Dlaczego? Regułą jest, że kara umowna zastrzeżona w umowie ma już zaspokoić wierzyciela. Dlatego według art. 484 § 1 k.c. żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły. Bardzo ważne jest więc, żeby umowa zawierała punkt np. „Zastrzeżona kara umowna nie stoi na przeszkodzie dochodzenia odszkodowania przekraczającego wysokość kary umownej”. Jeżeli w takiej sytuacji szkoda będzie większa niż ustalona kara umowna, możliwe będzie dochodzenie odszkodowania większego od kary umownej.

Jak dochodzić kary umownej?

Przede wszystkim trzeba zapamiętać, że kara umowna nie jest sprzedażą towarów lub usług. Nieprawidłową praktyką jest wystawianie faktury „kara umowna”. Nałożenie kary umownej należy udokumentować notą obciążeniową. Jeżeli termin zapłaty kary umownej nie wynika z umowy, warto jak najszybciej wezwać do jej zapłaty – wówczas można będzie domagać się również odsetek za opóźnienie od kary umownej (art. 455 w zw. z art. 481 k.c.).

Gdy dłużnik nie zapłaci nałożonej na niego kary umownej, pozostaje wniesienie pozwu o zapłatę do sądu. Jednak jest inny sposób zaspokojenia roszczenia o karę umowną. Gdyby nasz dłużnik również miał wobec nas określone należności (np. tytułem wynagrodzenia z umowy), można dokonać kompensaty (potrącenia) kary umownej z tym wynagrodzeniem. Jest to dość częsta sytuacja, mająca podstawę w art. 498 k.c. Jeśli kontrahent nie będzie godził się z potrąceniem, to po jego stronie będzie wniesienie pozwu o zapłatę kwoty, która została potrącona z jego wynagrodzenia.

Jak obronić się przed karą umowną?

Podobnie, jak wierzyciel, również dłużnik z tytułu kar umownych może dokonać potrącenia. Gdy kontrahent obciąży nas karą umowną i mamy jakieś wymagalne wierzytelności wobec niego, możliwe jest potrącenie kary umownej z naszymi należnościami (art. 498 k.c.).

Jeżeli jednak dłużnik nie zgadza się z obciążeniem go karą umowną, ma kilka innych opcji:

• kwestionowanie prawidłowego zastrzeżenia kary umownej;
• kwestionowanie zaistnienia podstawy do nałożenia kary umownej;
• nieprawidłowe ustalenie (obliczenie) kary umownej, jeżeli nie jest określona jednoznacznie kwotowo;
• jeśli upłynął odpowiednio długi okres: przedawnienie.

Oprócz tego, zgodnie z art. 484 § 2 k.c., możliwe jest żądanie zmniejszenia kary. Umownej (miarkowanie kary umownej). Jest to uzasadnione wtedy, gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane lub kara umowna jest rażąco wygórowana.

Ocena w tym zakresie, należy do sądu orzekającego w danej sprawie, który będzie brał pod uwagę wszystkie jej okoliczności. Kara umowna najprawdopodobniej zostanie uznana za rażąco wygórowaną w przypadku, gdy jest ona równa bądź zbliżona do wysokości wykonanego z opóźnieniem zobowiązania. Nie jest jednak ona wykluczona w tej wysokości, jeżeli dłużnik za okres, za który została wyliczona, nie spełnił świadczenia w ogóle ze swojej ewidentnej winy. Orzecznictwo bowiem przyjęło zasadę, że kara umowna nie może ze swej istoty prowadzić do bezpodstawnego wzbogacenia wierzyciela.

Podsumowanie

Kara umowna to elastyczne, ale wymagające narzędzie: strony umowy mogą nią skutecznie zabezpieczyć świadczenia niepieniężne, wskazując z góry konkretną kwotę lub procent wynagrodzenia należny w razie zwłoki lub innego uchybienia w wykonaniu zobowiązania. Jej dochodzenie jest dość proste, bo nie wymaga wykazywania szkody – wystarczy spełnienie warunków opisanych w umowie. Z drugiej jednak strony nieostrożne sformułowanie klauzuli może ograniczyć możliwość domagania się pełnego odszkodowania, dlatego warto dodać zastrzeżenie o prawie do dochodzenia nadwyżki ponad karę. Dłużnik ma narzędzia obrony: może kwestionować podstawę lub wysokość kary, powołać się na przedawnienie, a przede wszystkim żądać miarkowania rażąco wygórowanej kary umownej. Klucz do bezpiecznego stosowania kar umownych leży więc w precyzyjnym zredagowaniu umowy, szybkim egzekwowaniu należności i świadomości praw – po obu stronach kontraktu. Zarówno na etapie przygotowania umowy, jej wykonywania i sporach o karę umowną, można skorzystać z pomocy radcy prawnego lub adwokata.