Zgodnie z art. 97.§1 kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca obowiązany jest niezwłocznie wydać pracownikowi tzw. świadectwo pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

W świadectwie pracy pracodawca podaje informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto zamieszcza się w nim wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym (art. 97.§ 2 k.p) oraz w sytuacji, gdy rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem bez wypowiedzenia z jego winy (zgodnie z orzeczeniem sądu pracy) nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę – w świadectwie tym pracodawca zawiera informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Świadectwo pracy nie zawiera elementów oceny pracownika, a jedynie informacje określone w przepisach kodeksu pracy oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczególnej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. nr 60, poz. 282). Informacje te zawiera się aby ustalić uprawnienia ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego dotyczące (§ 1 rozporządzenia):

• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
• podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
• należności ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,
• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu wychowawczego,
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy (czyli m.in. wskutek choroby, wypadku w drodze do pracy lub z pracy itp.), w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy (czyli opieka nad zdrowym dzieckiem),
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy (czyli wskutek upadłości lub likwidacji firmy),
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika.

Katalog informacji, jakie powinno zawierać świadectwo pracy, jest wyliczeniem zamkniętym. Oznacza to, że pracodawca nie musi w nim podawać żadnych innych informacji. Ustawodawca zostawił jednak pewną furtkę pracodawcom i pracownikom, która umożliwia zawarcie także innych danych, zamieszczanych na żądanie pracownika.

Otóż pracodawca – na żądanie pracownika – zawiera w świadectwie pracy np. informacje o uzyskanych kwalifikacjach (udział w różnego rodzaju kursach czy szkoleniach). Zawiera w nim także dane odnośnie wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz inne, które pracownik sobie zażyczy.

O ile pracownik może żądać od pracodawcy zawarcia dodatkowych informacji w świadectwie pracy, a ten musi to żądanie spełnić, to zupełnie inaczej jest w przypadku wydawania innych dokumentów (z wyjątkiem tych, które zostały mu dostarczone przez pracownika, np. oryginały świadectw pracy z poprzednich zakładów czy oryginały dyplomów ukończenia szkół). Kodeks pracy bowiem zobowiązuje pracodawcę jedynie do wydania świadectwa pracy. Tym samym pracodawca nie ma obowiązku wydawania pracownikowi innych dokumentów, takich jak np. zaświadczenia o odbytych kursach czy szkoleniach podnoszących jego kwalifikacje – oczywiście gdy były finansowane przez pracodawcę, badaniach lekarskich (dodajmy że tutaj pracodawca przechowuje jedynie orzeczenia stwierdzające zdolność do pracy na danym stanowisku), szkoleniach z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (te stanowią np. dowód, że szef dbał o bezpieczeństwo i higienę w zakładzie pracy) i innych.