Rządowy projekt ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego

4. W przypadku wydawania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego albo zaświadczeń na
podstawie rejestru, daty w treści tych dokumentów zamieszcza się cyframi arabskimi,
w kolejności dzień, miesiąc, rok.
5. Przepisy ust. 1–4 nie stosuje się do wydawania odpisów wielojęzycznych.
§ 63. 1. Miejsce zdarzenia zamieszcza się w odpisie skróconym aktu stanu cywilnego
w brzmieniu aktualnie obowiązującym, na podstawie uprzednio dołączonej wzmianki
dodatkowej o zmianie nazwy miejscowości.
2. Na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 45 ustawy, w odpisie skróconym aktu stanu
cywilnego obok aktualnego brzmienia nazwy miejscowości zamieszcza się w nawiasie nazwę
miejscowości z chwili sporządzenia aktu.
§ 64. Jeśli nie wypełniono pola w akcie stanu cywilnego, przy wydawaniu odpisu aktu stanu
cywilnego w rubryce odpisu, która odpowiada danemu polu w akcie stanu cywilnego,
zamieszcza się znak: „–”.
§ 65. Po sporządzeniu aktu stanu cywilnego lub dołączeniu do aktu wzmianki dodatkowej
rejestr przechowuje aktualne dane niezbędne do wydania odpisu skróconego aktu stanu
cywilnego, w tym wielojęzycznego odpisu aktu stanu cywilnego.
§ 66. W rejestrze przechowuje się informacje o wydanych z rejestru odpisach skróconych
aktów stanu cywilnego, w tym odpisach wielojęzycznych, w szczególności informację o treści
odpisu, dacie jego wydania, kierowniku urzędu stanu cywilnego, który wydał odpis, a także
informacje o wydanych z rejestru odpisach zupełnych aktów stanu cywilnego oraz
zaświadczeniach przewidzianych ustawą innych niż dokumenty wydawane z rejestru, które są
wydawane przy wsparciu systemu.
§ 67. 1. Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa
sporządza się w czterech egzemplarzach, z których trzy wydaje osobom, które zamierzają
zawrzeć małżeństwo, celem doręczenia duchownemu.
2. Zaświadczenie stwierdzające, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały
złożone w obecności duchownego, duchowny sporządza w trzech egzemplarzach, z których
jeden przeznaczony jest dla kierownika urzędu stanu cywilnego sporządzającego akt
małżeństwa, drugi – dla małżonków, a trzeci pozostawia się w aktach jednostki
organizacyjnej kościoła lub związku wyznaniowego, w której zawarto małżeństwo.
14


§ 68. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.

MINISTźR SPRAW WźWN TRZNYCH




15


UZASADNIENIE

1) Cel wydania rozporz dzenia
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu prowadzenia
rejestru stanu cywilnego oraz sposobu oznaczania aktów stanu cywilnego stanowi wykonanie
upoważnienia ustawowego zawartego w art. 27 ust. 4 projektu ustawy – Prawo o aktach stanu
cywilnego, zwanej dalej „ustawą”, zgodnie z którym minister właściwy do spraw
wewnętrznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób: prowadzenia rejestru stanu
cywilnego, oznaczania w nim aktów stanu cywilnego, prowadzenia akt zbiorowych rejestracji
stanu
cywilnego,
zabezpieczania
akt
zbiorowych
rejestracji
stanu
cywilnego
niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego w przypadku, o którym mowa
w art. 27 ust. 3 projektu ustawy, uwzględniając konieczność zapewnienia kompletności
danych zawartych w rejestrze stanu cywilnego i ich przejrzystości, sprawnego
funkcjonowania rejestru stanu cywilnego, ochrony danych osobowych i mając na względzie
szczególny charakter akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.
Projektowane rozporządzenie poprzedzone było rozporządzeniem Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 pa dziernika 1998 r. w sprawie szczegółowych
zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich
kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów,
zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136 poz. 884, z pó n. zm.), które było wydane
w oparciu o art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego
(Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264, z pó n. zm.).
Rozporządzenie przewidywało ewidencjonowanie poszczególnych zdarzeń z zakresu
stanu cywilnego w księgach stanu cywilnego, stanowiących oprawiony wzór formularzy.
Akty stanu cywilnego sporządzane były na lu nych papierowych kartach i następnie
gromadzone w księdze zawierającej najwyżej 500 aktów.
Z dniem 1 stycznia 2015 r. wejdzie w życie ustawa – Prawo o aktach stanu cywilnego.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 w zw. z art. 145 ustawy z tą datą wszystkie zdarzenia z zakresu stanu
cywilnego będą podlegały ewidencjonowaniu wyłącznie w rejestrze stanu cywilnego
prowadzonym przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych w dedykowanym systemie
teleinformatycznym. Konieczność wydania przedmiotowego rozporządzenia jest zatem
następstwem odejścia w nowej ustawie od prowadzenia rejestracji w postaci papierowej na
rzecz gromadzenia zdarzeń z zakresu stanu cywilnego w postaci elektronicznej. W świetle
powyższego zaistniała potrzeba wydania rozporządzenia, którym określony zostanie sposób
16


prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz dostosowany program informatyczny do
wymogów ustawowych. Ponadto nowa teleinformatyczna formuła centralnego rejestru
umożliwi dokonanie oznaczenia aktów stanu cywilnego i roczników w rejestrze stanu
cywilnego, co przyczyni się do szybszego dostępu do gromadzonych w systemie danych.
Dotychczasowe rozporządzenie dopuszczało równoczesne prowadzenie rejestracji stanu
cywilnego w postaci papierowej oraz w systemie komputerowym, z zastrzeżeniem, że dane
zgromadzone w aplikacji komputerowej mogły być przekazywane jedynie do organu gminy
właściwego w sprawach ewidencji ludności i ograniczone do tych zawartych w odpisach
skróconych aktów stanu cywilnego.
Na korzyść projektowanej regulacji przemawia również fakt, że rejestr stanu
cywilnego obsługiwany przez system teleinformatyczny pozwoli na zmniejszenie kosztów
ponoszonych przez organy, a związane z obowiązkiem utrwalania i przekazywania danych
w formie papierowej.
Ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego wyznacza zatem zakres danych, które mają
być umieszczane w rejestrze stanu cywilnego, a akt wykonawczy ma stanowić podstawę
prawną dla prowadzenia tego rejestru i oznaczania w nim aktów stanu cywilnego.
2) Zakres regulacji
Konstrukcję projektu rozporządzenia rozpoczęto od zdefiniowania pojęć, którymi
posługuje się akt normatywny. W związku z elektronizacją rejestracji stanu cywilnego, do
rozporządzenia wprowadzono m.in. pojęcie systemu, rozumianego jako system
teleinformatyczny, w którym ma być prowadzony rejestr stanu cywilnego. W słowniczku
pojęć przewidziano również, że złożenie przez kierownika urzędu stanu cywilnego lub jego
zastępcę podpisu elektronicznego, który będzie zaszyfrowany na urządzeniu dostarczonym
przez Centrum Certyfikacji Źokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w postaci karty
kryptograficznej. W odniesieniu do kierownika urzędu stanu cywilnego oraz zastępcy
kierownika rozporządzenie będzie posługiwało się dla jednolitym pojęciem kierownika
urzędu stanu cywilnego, zwłaszcza mając na uwadze fakt, że zgodnie z ustawą ich
uprawnienia do realizowania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego są tożsame.
W stosunku do dotychczasowego stanu prawnego, niniejszym rozporządzeniem
wprowadzone zostały nowe uregulowania z zakresu dostępu do dokumentów zgromadzonych
rejestrze stanu cywilnego, tj. do aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji, wraz
z określeniem poziomu dostępu do aktów dla organów właściwych z zakresu rejestracji stanu
cywilnego.
17


Przepis § 3 ust. 1 rozporządzenia wyznaczył zasadę, że dostęp do wszystkich aktów
stanu cywilnego sporządzonych w danym okręgu rejestracji stanu cywilnego wraz z aktami
zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego dotyczącymi tych aktów będzie przysługiwał
kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu według ustawy do sporządzenia aktu oraz
kierownikowi, który przejął właściwość okręgu rejestracji stanu cywilnego w oparciu o art. 7
ust. 1 ustawy. Kierownik niewłaściwy w myśl reguły powołanej w § 3 ust. 1 rozporządzenia,
uzyska dostęp do aktów stanu cywilnego, przypisków wraz z innymi danymi przy tych aktach
sporządzonych w innym okręgu rejestracji stanu cywilnego, o statusie jawnym.
Wojewoda, w ramach nadzoru sprawowanego nad rejestracją stanu cywilnego, został
wyposażony w nieograniczony dostęp do wszystkich aktów stanu cywilnego wraz
z przypiskami i innymi danymi przy tych aktach oraz do akt zbiorowych, sporządzonych
w obszarze właściwości danego województwa bez względu na status, rozumiany jako
klauzula dostępu do dokumentu, bez względu na formę ich utrwalenia, tj. do postaci
papierowej, elektronicznej oraz odwzorowań cyfrowych (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).
Zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia, realizacja zadań przewidzianych w ustawie
determinuje uprawnienie dla wojewody do zasięgania informacji o aktach stanu cywilnego
sporządzonych w innym województwie, pod warunkiem udostępnienia przez kierownika
urzędu aktu w rejestrze dla wojewody. Udostępnienie aktu będzie się odbywało w systemie
teleinformatycznym natychmiast po sierowaniu przez wojewodę stosownego zgłoszenia (§ 4
ust. 3 rozporządzenia), zaś dostęp będzie wygasał po zamknięciu przez wojewodę lub
udostępniającego kierownika wglądu do aktu stanu cywilnego.
Na podstawie § 5 rozporządzenia, dla ministra właściwego do spraw wewnętrznych
zastrzeżono prawo dostępu do aktów stanu cywilnego o statusach: jawny oraz unieważniony.
W § 6 rozporządzenia wskazano, które rodzaje czynności z zakresu rejestracji stanu
cywilnego będą wymagały zatwierdzenia podpisem elektronicznym w systemie
teleinformatycznym. Jednocześnie w § 6 ust. 2 rozporządzenia zastrzeżono, że wpisy
o urodzeniu, małżeństwie oraz zgonie wraz z dołączanymi w postaci wzmianki dodatkowej
pó niejszymi wpisami, przed ich podpisaniem będą równoważne z projektami wpisu.
Źotychczasowa regulacja nie posługiwała się pojęciem podpisu elektronicznego, a ponieważ
akty stanu cywilnego miały postać papierową, kierownik urzędu stanu cywilnego składał
własnoręczny podpis pod aktem niezwłocznie po jego sporządzeniu oraz odciskał pod
podpisem pieczęć ze swoim imieniem i nazwiskiem. W przypadku sporządzenia i podpisania
aktu przez wójta, burmistrza (prezydenta), zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego
odciskana była pieczątka z imieniem, nazwiskiem oraz pełnioną funkcją. Źodatkowo dla
18