Senacki projekt ustawy o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów

- 2 –
Opisany rygoryzm w zakresie dołączania dokumentów oryginalnych łagodzony jest w
kilku sytuacjach, np. w zakresie dokumentów urzędowych znajdujących się w aktach
organów władzy publicznej oraz innych organów państwowych (art. 244 § 1 i § 2 kpc);
Stosownie do art. 250 § 1 i § 2 jeżeli dokument znajduje się w aktach organu, o którym
mowa w art. 244 § 1, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ
odpis lub wyciąg z dokumentu. Sąd zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona
sama uzyskać go nie może; jeśli zaś sąd mimo to uzna za konieczne przejrzenie oryginału
dokumentu, może zarządzić, by go dostarczono na rozprawę, albo przejrzeć go na miejscu
przez sędziego wyznaczonego lub przez cały skład sądu.
Złagodzenia obserwujemy również w zakresie ściśle wymienionych w kpc innych
dokumentów: tj.
- w zakresie dokumentu pełnomocnictwa procesowego:
"Art. 89. § 1. Pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy
pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Adwokat
i radca prawny, a także rzecznik patentowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im
pełnomocnictwa. Sąd może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu
strony.".
- w zakresie załączników do pozwu w postępowaniu nakazowym w postaci dokumentu
urzędowego, zaakceptowanego przez dłużnika rachunku, wezwania dłużnika do zapłaty
i pisemnego oświadczenia dłużnika o uznaniu długu, zaakceptowanego przez dłużnika
żądania zapłaty, zwróconego przez bank i nie zapłaconego z powodu braku środków na
rachunku bankowym, dołączonej do pozwu umowy, dowodu spełnienia wzajemnego
świadczenia niepieniężnego oraz dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku,
jeżeli powód dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego lub odsetek w
transakcjach handlowych określonych w ustawie z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach
zapłaty w transakcjach handlowych (art. 485 k.p.c.).
Wbrew rozpowszechnionemu mniemaniu brak jest natomiast, czy to w przepisach kodeksu
postępowania cywilnego, ustawy o adwokaturze, ustawy o radcach prawnych, czy też innych
aktach prawnych, generalnego przepisu stanowiącego, jaką moc mają dokumenty
poświadczone za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika w osobie radcy prawnego,
adwokata, czy też rzecznika patentowego bądź radcy Prokuratorii Generalnej.
Powyższe spostrzeżenia wskazują, iż w istocie, w świetle obowiązujących przepisów, w
każdym przypadku (poza w/w wyjątkami przewidzianymi w art. 250 kpc, 89 § 1 kpc oraz art.
485 § 4 kpc) bezwzględnie koniecznym jest dostarczenie oryginału dokumentu.
- 3 –
Takie formalistyczne uregulowanie prawne przez kilkadziesiąt lat łagodzone było
przyjętą praktyką stosowania prawa, w której przyjmowano, iż kopie dokumentów - jeśli są
poświadczone za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika w osobie radcy prawnego
bądź adwokata - mają moc taką jak dokumenty oryginalne.
Od praktyki tej zaczęto odstępować w ostatnich latach, czego wyrazem było kilka
następujących po sobie orzeczeń Sądu najwyższego:
Oto teza jaka została wyrażona w uzasadnieniu uchwały Sądu najwyższego z 19 marca
2004 r. (III CZP 21/04 OSNC 2005/7-8/118), gdzie stwierdzono:
"można za wyjątkowe uznać przyznane radcom prawnym (adwokatom) uprawnienie do uwierzytelniania
odpisów określonych dokumentów. Uprawnienie ustanowione zostało na potrzeby postępowania cywilnego
w konkretnych przepisach kodeksu postępowania cywilnego. Oprócz przytoczonego art. 89 § 1 zdanie drugie
k.p.c, chodzi także o art. 485 §4 k.p.c.".
Powyższa linia orzecznicza została także podtrzymana:
- w postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 16 maja 2006 r. III SZ 2/06 (OSNP 2007/15-
16/239):
"Przepis art. 89 § 1 k.p.c. upoważnia adwokata, radcę prawnego oraz rzecznika patentowego wyłącznie do
uwierzytelniania udzielonego im pełnomocnictwa, co nie obejmuje uwierzytelniania innych dokumentów
urzędowych, w tym dokumentu przy pomocy którego organ osoby prawnej wykazuje swoje umocowanie do
działania w imieniu osoby prawnej (art. 68 w związku z art. 67 § 1 k.p.c)".
- w postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 9 marca 2006 r. I CZ 8/06 (OSP
2006/12/141):
"Wykazanie umocowania adwokata do reprezentowania strony będącej osobą prawną następuje przez złożenie
pełnomocnictwa udzielonego adwokatowi przez osoby działające w imieniu osoby prawnej oraz
dokumentu świadczącego o tym, że są one uprawnione do działania jako organ osoby prawnej.
Dokumenty te powinny być złożone w oryginałach bądź w odpisach uwierzytelnionych przez uprawnione
podmioty.
- w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 22.12.2005 r. I ACa 540/05 LEX nr 186125.
Kodeks postępowania cywilnego przewiduje jedynie w dwóch przypadkach
kompetencje pełnomocnika procesowego będącego adwokatem, radcą prawnym bądź
rzecznikiem patentowym do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem (art. 89
§ 1 i art. 485 § 4).
Takich uprawnień nie zawierają również odpowiednie przepisy korporacyjne.
Również w innych postępowaniach przepisy nie przewidują jednoznacznie możliwości
posługiwania się zamiast oryginałami, kopiami dokumentów.
Niniejsza propozycja nowelizacji skupia się jedynie na postępowaniach cywilnych
i administracyjnych sensu largo. Nie dotyczy natomiast postępowań karnych, w których
- 4 –
przepisy postępowania dowodowego są bardzo ścisłe gdzie ze względu na szczególną funkcję
oraz wyjątkowość tych postępowań, organy procesowe powinny zaznajamiać się
z oryginałami dokumentów .
Kodeks postępowania administracyjnego oraz Ordynacja podatkowa w ogóle nie
zawierają przepisu ustanawiającego obowiązek posługiwania się dokumentem w oryginale
(analogicznym do art. 129 kpc), posługują się jedynie pojęciem "dokumentu". Jednakże tak
orzecznictwo sądowo-administracyjne jak doktryna stanowczo zakładają, iż status
dokumentów mają jedynie oryginały i to one stanowią właściwy środek dowodowy. Tytułem
przykładu można przywołać następujące wypowiedzi orzecznictwa i nauki prawa: wyrok
Naczelnego Sadu Administracyjnego z 21 września 1999 r. III SA 7375/98 LEK nr 40052:
" Niepoświadczone urzędowo kserokopie dokumentów w zdecydowanej większości nie mogą stanowić dowodu
na to, co jest w nich zapisane".
Obowiązek przedłożenia oryginału dokumentu jest nieznacznie złagodzony w art. 33 § 3 kpa,
który stanowi, iż adwokat lub radca prawny oraz rzecznik patentowy mogą sami
uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz art. 137 § 3 Ordynacji podatkowej,
zgodnie z którym adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy może sam uwierzytelnić
odpis udzielonego mu pełnomocnictwa. Profesjonalni pełnomocnicy nie posiadają jednak
prawa do uwierzytelniania dokumentów w szerszym zakresie.
Wreszcie nieco odmiennie uregulowana jest kwestia wymogu korzystania z dokumentów
oryginalnych w postępowaniu sądowo-administracyjnym. Art. 48 ustawy - Prawo
o postępowaniu przed sądami administracyjnymi stanowi, iż "Strona powołująca się w piśmie
na dokument obowiązana jest na żądanie sądu złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze
przed rozprawą." Inaczej jednak niż w postępowaniu cywilnym, tak orzecznictwo, jak
i doktryna zakłada, iż przepis należy rozumieć w taki sposób, że strona może w postępowaniu
sądowo-administracyjnym posługiwać się sporządzonymi przez siebie odpisami (kopiami)
dokumentów, jednakże gdy Sąd uzna to za niewystarczające może zażądać od strony
przedłożenia dokumentów w oryginale.
Tytułem przykładu można przywołać wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia
5 sierpnia 2005 r. OSK 1508/2004
„Niepodporządkowanie się strony żądaniu sądu art. 48 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o
postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) powoduje tylko ten skutek, że
sąd ogranicza się do oceny, czy dana okoliczność może być uznana za udowodnioną na podstawie treści
przedłożonego odpisu tego dokumentu.".
- 5 –
Podobnie jak inne ustawy - ustawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
nie daje profesjonalnym pełnomocnikom stron generalnej kompetencji do uwierzytelniania
dokumentów. Wyłom w tym zakresie czyni jedynie art. 37 § 1 ustawy, zgodnie z którym
adwokat, radca prawny, doradca podatkowy i rzecznik patentowy mogą sami uwierzytelnić
odpis udzielonego im pełnomocnictwa. Sąd może w razie wątpliwości zażądać urzędowego
poświadczenia podpisu strony.
Kwestię tworzenia poświadczeń odpisów dokumentów reguluje w sposób ogólny
ustawa z 14 lutego 1991 - Prawo o notariacie. Reguluje ona kwestię notarialnego
poświadczania dokumentów oryginalnych w art. 79 i w art. 96-99.
Przypisanie poświadczeniom mocy zbliżonej do oryginału następuje na mocy art. 2 § 2
Prawa o notariacie, zgodnie z którym czynności notarialne, dokonane przez
notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego.
Nie oznacza to zatem, iż notarialne poświadczenie dokumentu ma samo w sobie moc równą
oryginałom dokumentów. W świetle powyższej regulacji notarialne poświadczenia
dokumentu będą jedynie dokumentami stwierdzającymi urzędowo istnienie dokumentu o
określonej treści (tak też Komentarz do Kodeksu postępowania cywilnego część
pierwsza postępowanie rozpoznawcze tom I. pod red. T. Erecińskiego, Warszawa 2002, str.
518).
Uregulowanie takie zakłada odrębność oryginalnego dokumentu przywoływanego
przez stronę od jego poświadczonego notarialnie odpisu, która w świetle powyższej regulacji
jest osobnym dokumentem - dokumentem urzędowym.
Takie ujęcie wyklucza posługiwanie się notarialnym poświadczeniem odpisów aktów stanu
cywilnego, albowiem zgodnie z art. 4 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, akty stanu
cywilnego (i tylko one) stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych.
W realiach nowoczesnej gospodarki rynkowej, wymóg dołączania do akt
oryginałów dokumentów należy uważać już jako zbytnią formalność, utrudniającą
niepotrzebnie obywatelom, a zwłaszcza przedsiębiorcom dochodzenie ich praw.
Wystarczy tylko zauważyć, iż niejednokrotne jeden i ten sam dokument może być stronie
potrzebny równocześnie w kilku postępowaniach. Często dochodzi bowiem do sytuacji,
gdy zwykła faktura VAT będzie dowodem w toczących się równocześnie postępowaniach
cywilnych i podatkowych. Ponadto szereg dokumentów w postaci chociażby dziennika
budowy, koncesji, zezwoleń, czy odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego albo
zaświadczeń z Ewidencji Działalności Gospodarczej ma dla przedsiębiorców kluczowe
- 6 –
znaczenie i zmuszone są oni przedkładać je w rożnych postępowaniach niejednokrotnie po
kilkadziesiąt razy w ciągu roku.
Nie bez znaczenia dla uciążliwości dołączania oryginałów dokumentów jest też
ciągle nie w pełni prawidłowa organizacja pracy sekretariatów sądowych i składnicy akt,
gdzie zaginięcia dokumentów nie należały wcale do rzadkości.
Obowiązek przedkładania dokumentów w oryginałach bądź urzędowych lub notarialnych
odpisach oznacza ponadto dla przedsiębiorców w praktyce dodatkowe, niepotrzebne
obciążenie finansowe. Dla przykładu: koszt uzyskania aktualnego urzędowego odpisu z
Krajowego Rejestru Sądowego wynosi bowiem 30 złotych, zaś notarialne poświadczenie
uzyskanego wcześniej odpisu wcale nie jest tańsze, gdyż liczone jest kwotą 6 złotych (netto) za
stronę, a odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego często mają ok. 8-10 stron.
Obowiązek przedkładania dokumentów w oryginałach bądź urzędowych lub
notarialnych odpisach stanowi także uciążliwą formalność, albowiem w przypadku
konieczności wylegitymowania się dokumentem przedsiębiorca musi każdorazowo ubiegać
się np. o kolejny urzędowy odpis decyzji lub zaświadczenia bądź też udawać się do
notariusza.
Wreszcie trudno zrozumieć sens utrzymywania generalnego rygoru dołączania oryginałów
lub urzędowych bądź notarialnych odpisów w sytuacji, gdy w stosunku do pewnych kategorii
dokumentów dopuszcza się wyraźnie w ustawach poświadczanie dokumentów przez
profesjonalnych pełnomocników stron.
Trudno zatem doprawdy pojąć dlaczego adwokat lub radca prawny może poświadczyć za
zgodność z oryginałem kopie podpisanej przez pozwanego faktury w postępowaniu
nakazowym, a nie może tej samej kopii faktury poświadczyć za zgodność w postępowaniu
zwykłym, odsyłając stronę w tym celu do notariusza.
Taka komplikacja w istocie uderza w interesy strony, która ponosząc koszty
korzystania z pomocy prawnej (co w przypadku przedsiębiorców jest normą), koszty
opłaty sądowej, musi ponieść jeszcze dodatkowe koszty notarialnego poświadczania
załączanych do akt, niejednokrotnie bardzo licznych, dokumentów.
III. Proponowana nowelizacja
Proponowana nowelizacja ma na celu odformalizowanie procedur korzystania w
postępowaniach cywilnym, podatkowym, administracyjnym i administracyjno - sądowym z
odpisów dokumentów, bez jednoczesnego zwiększonego ryzyka nieprawidłowych
rozstrzygnięć. W ocenie wnioskujących najrozsądniejszym rozwiązaniem jest osiągnięcie