Jak rozliczyć prywatne wyjścia pracowników?

Przeczytaj także: Wyjścia prywatne w godzinach pracy

Pytanie: Pracownicy załatwiający swoje osobiste sprawy w czasie godzin pracy, np. wizyty u lekarza, wpisują swoje wyjścia do specjalnego zeszytu. Nieobecności te są następnie zliczane. W jaki sposób powinniśmy je rozliczać oraz czy kwestię tę należy uregulować w obowiązującym u nas regulaminie pracy?

Odpowiedź: Nieobecności te mogą być rozliczane w dwojaki sposób – poprzez odpowiednie zmniejszenie wynagrodzenia lub ich odpracowanie, a temat ten powinien być uregulowany w regulaminie pracy.

Zasadą generalną jest, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Pracownik może zachować prawo do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, ale tylko wówczas, gdy pozwalają na to przepisy prawa pracy, np. Kodeksu pracy lub rozporządzenia o zwolnieniach od pracy. Z pytania wynika, że mamy tu do czynienia ze zwolnieniami nieuregulowanymi ogólnie obowiązującymi przepisami, za okres których pracownicy nie zachowują prawa do wynagrodzenia. Poszczególne wyjścia odnotowywane są w zeszycie wyjść i zliczane, najprawdopodobniej na koniec danego miesiąca.

Możemy zastosować tu jedną z dwóch form rozliczania tego rodzaju wyjść.

1. możliwość: bazując na art. 80 kp, możemy zmniejszyć pracownikowi pobory za dany miesiąc o kwotę wynagrodzenia przysługującego za nieprzepracowany czas. Jeżeli pobory za dany miesiąc zostały już wypłacone, odpowiedniego potrącenia możemy dokonać przy kolejnej wypłacie. Co ważne, do tego rodzaju potrąceń nie musimy uzyskiwać zgody pracownika. Natomiast zgoda ta będzie wymagana, jeżeli potrącenia miałyby mieć miejsce nie w kolejnym, a w dalszych miesiącach, np. potrąceń z tytułu wyjść w lipcu dokonamy nie w sierpniu, a dopiero we wrześniu.

2. możliwość: możemy wprowadzić obowiązek odpracowania prywatnych wyjść pracowników w terminie wyznaczonym przez pracodawcę. W ten sposób unikniemy konieczności stosowania, często uciążliwych, przeliczeń wynagrodzeń pracowników korzystających z wyjść w celach prywatnych.
Pracodawcy, u których obowiązuje regulamin pracy, a tak jest w przedstawionej sytuacji, zasady rozliczania prywatnych wyjść powinni uregulować właśnie w tym dokumencie. Jeżeli rozliczenie ma następować poprzez odpracowanie wyjść, warto tam zapisać, że czas odpracowania zwolnień od pracy nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych oraz ustalić okres, w którym wyjścia będą rozliczane (odpracowywane).

Podstawa prawna:

• Art. 80, art. 87 § 7 oraz art. 104–1041 Kodeksu pracy.
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.); w tekście: rozporządzenie o zwolnieniach od pracy.

Płace w firmie pomogą ci uniknąć pomyłek w rozliczeniach płacowych dzięki poradom ekspertów, które odpowiadają prawie na wszystkie pytania związane z rozliczaniem wynagrodzeń i nowymi przepisami.