Konsultacje ze związkami zawodowymi a akta osobowe

Przeczytaj także: Przechowywanie akt osobowych pracownika

Pytanie: Czy pisma dot. konsultacji z organizacjami związkowymi w sprawie zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę muszą być przechowywane w aktach osobowych pracownika?

Odpowiedź: Pisma dotyczące konsultacji ze związkami zawodowymi zamiaru wypowiedzenia pracownikowi stosunku pracy powinna być przechowywane w części B akt osobowych.

Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej zobowiązują pracodawcę do zakładania i prowadzenia oddzielne dla każdego pracownika akt osobowych. Zgodnie z ww. rozporządzeniem w aktach osobowych pracownika powinny znaleźć się wymienione przez ustawodawcę informacje związane z:

• ubieganiem się kandydata o zatrudnienie (część A)
• nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia pracownika (część B) oraz
• ustaniem zatrudnienia (część C).

W § 6 ust. 2 pkt 2 lit. k wyraźnie wskazane jest, iż pracodawca w części B akt osobowych zobowiązany jest do przechowywania korespondencji z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.

Powyższe oznacza, że pisemne konsultacje pracodawcy i związków zawodowych dotyczące zamiaru wypowiedzenia pracownikowi stosunku pracy powinny być przechowywane w części B akt osobowych pracownika.

Ważne! Pisma konsultacyjne przechowuje się w części B akt osobowych

Warto zwrócić uwagę, iż pismo konsultacyjne w sprawie zamiaru wypowiedzenia pracownikowi stosunku pracy mogłoby być potraktowane jako dokument związany z ustaniem zatrudnienia a tym samym jako dokument, który powinien być przechowywany w części C akt osobowych. Jednakże ze względu na:

• literalne brzmienie przepisów wskazujące na to, że wszystkie korespondencje o charakterze konsultacyjnym mają być przechowywane w części B akt osobowych oraz
• fakt, iż konsultacja ze związkami zawodowymi odbywa się jeszcze przed momentem wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę i oznacza jedynie przejaw zamiaru dokonania wypowiedzenia umowy należy uznać, iż właściwym miejscem na jej przechowywanie jest część B akt osobowych.

Podstawa prawna:

• § 6 ust. 1, ust. 2 pkt 2 lit. k rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286)

Portal Kadrowy - odpowiedzi ekspertów prawa pracy. Porady wraz z podstawą prawną otrzymasz na skrzynkę. Dajemy gwarancję profesjonalnej odpowiedzi. W portalu do pobrania m.in. wzory, wskaźniki, kalkulatory, akty prawne.