Rozliczenie delegacji zagranicznych

Przeczytaj także: Rozliczenie delegacji krajowych

Jeżeli pracodawca nie określił stawek diety, pracownik za każdą dobę podróży powinien otrzymać tyle, ile przewiduje załącznik do rozporządzenia. Przykładowe stawki diet w krajach UE kształtują się następująco:

• Austria, Francja, Grecja- 45 euro
• Hiszpania, Portugalia- 48 euro
• Niemcy- 42 euro

Jak to obliczyć?

Za każdą dobę podróży pracownik musi otrzymać dietę w pełnej wysokości, natomiast w przypadku niepełnych dób przysługuje mu (§ 4 ust. 4 rozporządzenia):

• do 8 godzin- 1/3 diety,
• od 8 do 12 godzin- ½ diety,
• ponad 12 godzin- dieta w pełnej wysokości.

Wyżywienie

Oddelegowanemu, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25 proc. diety, ustalonej zgodnie z przedstawionymi wyżej zasadami (§ 5 ust. 1 rozporządzenia).

Natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przysługuje odpowiednio:

• 15 proc. diety na śniadanie,
• 30 proc. diety na obiad,
• 30 proc. diety na kolację oraz
• 25 proc. diety na inne wydatki.

Co ważne, dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. W sytuacji jednak, gdy ekwiwalent ten jest niższy od diety, pracodawca musi pamiętać o wypłaceniu wyrównania do wysokości należnej diety.

Przejazdy i dojazdy

Wybór środka transportu, którym będzie przemieszczał się pracownik, leży w wyłącznej gestii pracodawcy. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi. Co istotne, nie ma tu znaczenia z jakiego tytułu pracownik uzyskuje prawo do ulgi (§ 8 ust. 2 rozporządzenia).

Na wniosek pracownika szef może wyrazić zgodę na to, aby podróż odbywała się samochodem osobowym nienależącym do firmy (§ 8 ust. 1 i 3 rozporządzenia), przy czym w takiej sytuacji należy liczyć się z koniecznością zwrotu kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Stawka ta obecnie nie może przekroczyć:

• 0,5214 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
• 0,8358 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Może się zdarzyć, że sam przejazd to jeszcze nie wszystko. Niejednokrotnie bowiem w czasie delegacji zagranicznej pracownik zmuszony jest dojeżdżać w różne miejsce. W takim przypadku trzeba pamiętać, że oprócz zwrotu kosztów przejazdu przysługuje mu również (§ 10 rozporządzenia):

• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu lub
• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.