Rozliczenie delegacji krajowych

Przeczytaj także: Rozliczenie delegacji zagranicznych

Przy obliczaniu należności z tytułu diet pracodawca powinien brać pod uwagę czas, który pracownik poświęcił od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania. I tak, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi (§ 4 ust. 2 rozporządzenia):

• od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 1/2 diety,
• ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeśli natomiast podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę podwładny powinien otrzymać dietę w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin –1/2 diety,
• ponad 8 godzin – dietę w pełnej wysokości.

Delegacja bez diety

Warto zaznaczyć, że w kilku przypadkach ustawodawca odciążył pracodawców od obowiązku wypłacania należności z tytułu diet. W myśl § 4 ust. 3 rozporządzenia, na wypłatę tego świadczenia nie może liczyć pracownik, który:

• został oddelegowany do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego,
• przebywa w podróży trwającej co najmniej 10 dni i w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, wraca do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego (w tym przypadku dieta nie przysługuje za czas spędzony w miejscu pobytu),
• w czasie podróży zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Koszty przejazdów

Wypłata diety to nie wszystko- delegowanemu podwładnemu przysługuje również zwrot kosztów przejazdów związanych z podróżą służbową. Co ważne, decyzję w sprawie wyboru środka transportu, którym będzie podróżował pracownik, pozostawia się wyłącznie uznaniu pracodawcy.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem ulgi, która ewentualnie przysługuje pracownikowi (§ 5 ust. 2 rozporządzenia). Ustawodawca nie wyklucza jednak możliwości, aby pracownik podróżował innym środkiem lokomocji. Na wniosek zatrudnionego pracodawca może bowiem wyrazić zgodę, aby udał się on w podróż służbową samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie należy do firmy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Stawka, o której tu mowa, nie może być wyższa od tej, którą określono w rozporządzeniu Ministra Transportu z 23 października 2007 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (§ 5 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z przepisami w/w rozporządzenia, maksymalna wysokość stawki za 1 km przebiegu wynosi obecnie:

• 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,
• 0,2302 zł dla motocykla,
• 0,1382 zł dla motoroweru.