Harmonogram czasu pracy: najczęstsze błędy

Przeczytaj także: Zgubiona ewidencja czasu pracy a pozew o nadgodziny

BŁĄD 4: tworzenie harmonogramu na poszczególne części okresu rozliczeniowego

Okres rozliczeniowy jest to okres, w ramach którego pracodawca dokonuje rozliczenia czasu pracy poszczególnych pracowników. W obrębie okresu rozliczeniowego czas pracy jest również planowany, a planowanie czasu pracy to nic innego jak ustalanie obowiązującego wymiaru i „rozkładanie” go na poszczególne dni i godziny w danym okresie rozliczeniowym.

Nie jest więc możliwe, szczególnie przy dłuższych okresach rozliczeniowych, planowanie harmonogramu na poszczególne części okresu rozliczeniowego, np. co miesiąc w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym (poza konkretnymi sytuacjami dopuszczonymi przez przepisy prawa, np. rozkłady czasu pracy kierowców są dla nich ustalane na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie – art. 11 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców). Dawałby to bowiem pracodawcy możliwość obchodzenia przepisów o czasie pracy. Mógłby bowiem ustalać kolejne harmonogramy na ten sam okres rozliczeniowy tak, aby uniknąć „niewygodnych” konsekwencji, takich jak np. udzielanie dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy czy wypłata wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Harmonogram twórz więc od razu na cały okres rozliczeniowy.

BŁĄD 5: nieprawidłowe ustalenie liczby godzin pracy w poszczególnych miesiącach kilkumiesięcznego okresu rozliczeniowego

Ustalając harmonogram dla kilkumiesięcznego okresu rozliczeniowego, nie trzeba dążyć do tego, aby liczba godzin pracy w każdym miesiącu była równa. W każdym miesiącu liczba ta może się różnić. Ważne, aby ogólny wymiar czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym się zgadzał. Przykładowo, w okresie rozliczeniowym październik, listopad, grudzień 2007 r. pracownik powinien był przepracować 504 godziny, a to w jaki sposób były one rozłożone w ciągu tych 3 miesięcy zależało od potrzeb pracodawcy. Należy jedynie pamiętać, aby czas pracy pracownika rozplanowany był w sposób uwzględniający obowiązujące pracownika normy czasu pracy, zasady organizacji czasu pracy wynikające z danego systemu czasu pracy, dobowe i tygodniowe odpoczynki oraz odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy.

BŁĄD 6: niezapełnienie pracownikowi odpowiedniej liczby godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego

W każdym tygodniu pracy trzeba zapewnić pracownikowi co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku Co do zasady powinien on przypadać w niedzielę, jeśli takie rozwiązanie jest możliwe.

Wyjątek 1 - w przypadku zmianowej organizacji czasu pracy, gdy pracownik przechodzi na inną zmianę (zwłaszcza z późniejszej na wcześniejszą) tygodniowy okres odpoczynku może zostać skrócony do 24 godzin.

Wyjątek 2 - w przypadku, gdy zachodzi konieczność pracy w godzinach nadliczbowych, ale tylko z powodu prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub usunięcia awarii, odpoczynek tygodniowy może zostać skrócony do 24 godzin. Skrócenie odpoczynku nie jest możliwe, gdy konieczność pracy nadliczbowej wynika z potrzeb pracodawcy.

Uwaga!
Nie trzeba zapewniać 35-godz. odpoczynku, jeśli okres rozliczeniowy kończy się w środku tygodnia pracy. Odpoczynek tygodniowy musi być bowiem udzielony w każdym tygodniu pracy, który oznacza 7 kolejnych dni, poczynając od początku okresu rozliczeniowego. Jeśli zatem dany okres rozliczeniowy kończy się przed upływem jakiegoś miesiąca pracy (np. październik), a więc przed upływem 7 dni, to nie można w takim przypadku mówić o tygodniu pracy. W zawiązku z tym za ten „nieskończony” tydzień odpoczynek tygodniowy nie przysługuje.

Przykład
Pracownik pracuje w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym. W październiku 2007 r. pracodawca miał obowiązek zapewnić mu 35-godz. odpoczynek tygodniowy w następujących tygodniach pracy: 1 – 7 października, 8 – 14 października, 15 – 21 października oraz 22 – 28 października. Za okres 29 – 31 października taki odpoczynek nie przysługiwał, ponieważ nie tworzył on pełnego tygodnia pracy. Kolejnym pełnym tygodniem pracy, w którym trzeba będzie udzielić pracownikowi odpoczynku tygodniowego będzie okres 1 – 7 listopada.