Umowy outsourcingowe: elementy i schemat

Przeczytaj także: Outsourcing w Polsce 2010 i prognozy 2011

Załączniki do umowy

Załączniki do umowy regulują szczegółowe ustalenia dotyczące trybu i częstotliwości przekazywania informacji. W przypadku outsourcingu wynagrodzeń bardzo cenne jest zamieszczenie harmonogramu przygotowywania dokumentacji płacowej uwzględniającej dni świąteczne w ciągu roku. Dzięki temu obydwie strony umowy mogą zaplanować swój czas pracy na każdy rok kalendarzowy.

W przypadku outsourcingu kadrowego warto zamieścić procedury przygotowywania dokumentacji przez firmę zewnętrzną tj., czas reakcji specjalisty firmy outsourcingowej w zakresie przygotowania wszelkich dokumentów tj. umowy o pracę dla nowego pracownika, czy wystawienia świadectwa pracy.

Ważne jest również przekazanie pełnomocnictwa w kontaktach z Urzędem Skarbowym i ZUS firmie outsourcingowej, w postaci kolejnych załączników do umowy. Zawarte są w nim dane personalne osób upoważnionych do reprezentowania firmy klienta oraz składania wszelkich deklaracji i oświadczeń.

Podsumowanie

Umowa outsourcingowa zostaje przedłożona przez zewnętrznego dostawcę, który ma znacznie większe doświadczenie niż firma korzystająca z outsourcingu i dlatego należy przeanalizować każdy punkt umowy. Warto mieć na uwadze, iż przedłożona umowa jest zawsze jedynie projektem, a nie ostatecznym dokumentem, który musi zostać przez klienta podpisany.

Wersja umowy, na której składa się podpis może znacznie różnić się od standardu, najważniejsze aby osoba podpisująca ją była pewna zabezpieczenia swoich praw. Osoba ta bowiem będzie odpowiadać za ostateczny wynik rozwiązania outsourcingowego.

Pamiętać należy, że umowę zawiera się nie tylko po to, aby rozpocząć współpracę z firmą outsourcingową, ale i co ważniejsze na wypadek rozstania z nią. Jeśli nie ureguluje się w niej wszystkich ważnych kwestii na początku - w czasie jej podpisywania, można być pewnym pojawienia się problemów w przyszłości.

Autor: Radosław Osmólski – Prezes Zarządu FPA Group, firmy świadczącej usługi outsourcingowe w zakresie księgowości oraz kadr i płac.