Zakup oprogramowania w chmurze. Jak powinna wyglądać umowa w modelu SaaS?

Przeczytaj także: Umowa z dostawcą SaaS. Co należy wiedzieć?

Czym jest oprogramowanie SaaS?

Udostępnianie oprogramowania komputerowego w modelu SaaS to usługa świadczona drogą elektroniczną. Polega na zdalnym udostępnianiu użytkownikom oprogramowania bez konieczności instalacji bezpośrednio na własnym sprzęcie i posiadania fizycznego nośnika (np. płyty CD, pendrive). Innymi słowy, za pośrednictwem Internetu użytkownik ma możliwość łączenia się z aplikacjami opartymi na chmurze i korzystania z nich na określonych warunkach. Przykładem takiego oprogramowania mogą być: poczta e-mail w sieci Web, aplikacje do zarządzania relacjami z klientami (CRM), kalendarz. W modelu SaaS użytkownik otrzymuje już gotowe narzędzie pracy.

Co warto wziąć pod uwagę, chcąc skorzystać z usługi w modelu SaaS?

Przed wdrożeniem systemu chmurowego należy zastanowić się nad takimi zagadnieniami jak:

• dopuszczalność zastosowania oprogramowania SaaS w sektorze naszej działalności,
• regulacje i wymogi prawne dotyczące sektora działalności takie jak: ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa, przetwarzanie danych osobowych, aspekty prawnopodatkowe,
• analiza profilu firmy i dopasowanie modelu do indywidualnych potrzeb,
• weryfikacja rynku dostawców usług i porównanie ofert.

Skorzystanie z oprogramowania w chmurze może być wyłączone ze względu na przepisy szczególne bądź wewnętrzne regulacje korporacji. Ważne jest uprzednie sprawdzenie, czy w naszej firmie nie ma wymogu korzystania z oprogramowania stworzonego w obrębie własnej organizacji.

Dodatkowo, co również związane jest głównie z sektorem działalności, należy upewnić się, czy usługa w modelu SaaS spełnia normy prawne powiązane z charakterem świadczonych usług.

Od strony biznesowej warto zastanowić się jakich rozwiązań potrzebujemy. Szczegółowa analiza dotychczasowej pracy i sposobu korzystania z przyjętego oprogramowania pozwoli dostosować model SaaS w sposób kompleksowy do wymagań firmy.

Istotnym etapem jest rozeznanie się na rynku dostawców i porównanie oferowanych usług. Należy zwrócić uwagę na doświadczenie i stabilność firmy, z którą zamierzamy podjąć współpracę, a także na stopień oferowanego wsparcia technicznego.

Taka analiza pozwoli na zminimalizowanie ryzyka podjęcia nietrafionej decyzji co do samej możliwości skorzystania z usługi w modelu SaaS, ale także wyboru dostawcy programu.

Umowa w modelu SaaS – charakter prawny i elementy umowy

Korzystanie z oprogramowania w chmurze powoduje konieczność skonstruowania odpowiedniej umowy. Ma ona na celu uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków twórcy programu lub aplikacji i ich użytkownika.

Trzeba mieć na uwadze, że charakter prawny umowy w modelu SaaS budzi w dalszym ciągu wątpliwości co do uregulowań w zakresie licencji. W doktrynie prawa przeważa jednak stanowisko, że do prawidłowego świadczenia usług chmurowych nie jest wymagane stosowania licencji oraz przenoszenia praw autorskich do dzieła. Umowa w modelu SaaS co do zasady jest traktowana zatem jako umowa o świadczenie usług.

Umowa powinna regulować takie zagadnienia, jak:

1. rodzaj oprogramowania i opis jego zastosowania i możliwości,
2. ustalenie zasad dostępu dla użytkowników, korzystania z oprogramowania i udostępniania oprogramowania osobom trzecim,
3. cena abonamentu,
4. czas obowiązywania umowy i dostępu do oprogramowania,
5. ustalenie zasad ochrony danych osobowych i ich przetwarzania,
6. odpowiedzialność dostawcy za dostępność i prawidłowe działanie oprogramowania,
7. poziom wsparcia technicznego ze strony dostawcy oraz aktualizację i zmiany w oprogramowaniu,
8. odpowiedzialność za naruszenie umowy,
9. postanowienia dotyczące rozwiązania umowy.

Zawarcie umowy i doprecyzowanie w niej konkretnych warunków niewątpliwie zmniejsza ryzyko różnic interpretacyjnych w aspekcie biznesowym oraz formalno-prawnym. Należy jednak mieć na uwadze, że zgodnie z treścią art. 8 ust. 1 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną usługodawca powinien określić ogólny regulamin. W przypadku świadczenia usług w modelu SaaS może on w całości zastąpić umowę cywilnoprawną.

Podsumowanie

Decyzja o skorzystaniu przez przedsiębiorcę z systemu chmurowego jest w głównej mierze podejmowana w celu zwiększenia efektywności biznesowej. Wskazane jest, aby poprzedziła ją dogłębna analiza prawna. Aby uniknąć problemów natury prawnej, należy zadbać o treść umowy tak, aby spełniała warunki ustawowe oraz w sposób należyty chroniła interesy użytkownika.

Sylwia Kaniewska, Adwokat, Associate w Specjalizuje się m.in. w prowadzeniu postępowań sądowych w zakresie spraw gospodarczych i odszkodowawczych. Jest członkiem zespołu postępowań spornych, w sprawach dot. sporów na tle kredytów CHF.