Archiwizacja dokumentacji pracowniczej - przepisy

Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza a upadłość firmy

Należy przypomnieć, iż ustawa z 17.10.1991 r., o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. z 1991 r., Nr 104, poz. 450 ze zm.) wprowadziła zasadę, zgodnie z którą do podstawy wymiaru emerytury lub renty należało wskazać zarobki osiągnięte w okresie:

• trzech kolejnych lat kalendarzowych, wybranych przez zainteresowanego z ostatnich 12 lat kalendarzowych, jeżeli wniosek o świadczenie został zgłoszony do 31.12.1992 r.,
• czterech kolejnych lat kalendarzowych, wybranych przez zainteresowanego z ostatnich 13 lat kalendarzowych, jeżeli wniosek o świadczenie został zgłoszony do 31.12.1993 r.,

i tak kolejno okres ten był wydłużany aż do 20 lat kalendarzowych wybranych przez zainteresowanego, z którego to okresu zainteresowany mógł wskazać 10 kolejnych lat kalendarzowych, jeżeli wniosek o świadczenie został złożony po dniu 31.12.1999 r. Regulacja ta w znacznym stopniu zmniejszyła trudności w dokumentowaniu wysokości zarobków stanowiących podstawę emerytury, ale nie wyeliminowała całkowicie tego problemu.

Należy bowiem podkreślić, iż przepisy powołanego rozp. MF dalej nie obejmowały takich pracodawców jak:

• banki oraz jednostki prowadzące działalność ubezpieczeniową,
• stowarzyszenia, partie polityczne i związki zawodowe oraz organizacje dobroczynności i opieki społecznej, kościelne osoby prawne, fundacje, towarzystwa naukowe, organizacje ochrony zdrowia, rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz przedstawicielstwa podmiotów zagranicznych, jeśli nie zostały one utworzone lub nie otrzymywały dotacji i subwencji z państwowych i komunalnych funduszy celowych bądź nie prowadziły działalności gospodarczej.

Powszechny obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej przez ustalony okres został wprowadzony przepisami ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.). Stosownie do art. 74 ust.1 pkt 2 tej ustawy, karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki należało przechowywać przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych. Przepisy te nie określały wprawdzie dokładnie okresu przechowywania dokumentacji i podobnie jak przywołane rozp. MF odsyłały w tym zakresie do przepisów ubezpieczeniowych, ale miały już charakter powszechny.

Od 1.1.2003 r., okres przechowywania dokumentacji płacowej pracownika określają przepisy art. 125a ustawy z 17.12.1998 r., o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w brzmieniu nadanym ustawą z 18.12.2002 r., o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 241, poz. 2074). Przepisy te zobowiązują płatnika składek na ubezpieczenia społeczne do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń i innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego (pracodawcy) płatnika składek.

Postępowanie z dokumentacją płacową w razie likwidacji pracodawcy

Zasady postępowania z dokumentacją płacową w razie likwidacji pracodawcy określają przepisy rozdziału 4b (art. 51u-51w) ustawy z 14.7.1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w brzmieniu nadanym ustawą z 18.12.2002 r., o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 241, poz. 2074). Regulacja ta obowiązuje od 1.7.2004 r., i nie dotyczy organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych. Zgodnie z tymi przepisami, w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od

• dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;
• dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.