Zakres przedmiotowy i obszar przetwarzania danych osobowych

Przeczytaj także: Struktura zbioru danych osobowych

Wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do przetwarzania tych danych

Kolejny rozdział polityki bezpieczeństwa to już prawdziwe wyzwanie, ponieważ kluczem do jego prawidłowego napisania jest dokonanie poprawnej identyfikacji zbiorów danych osobowych. Na początek sięgnijmy jeszcze na chwilę do UODO, by zobaczyć jak ustawodawca zdefiniował pojęcie zbioru danych. Otóż zgodnie z art. 7 pkt. 1 zbiór danych to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Zbiór danych może być przetwarzany w sposób centralny, a więc na obszarze jednego budynku albo rozproszony, czyli w kilku miejscach np. w kilku budynkach znajdujących się w różnych miejscach danego miasta czy nawet kraju. Przykładowo możemy wyróżnić takie zbiory jak zbiór kadrowo – płacowy, zbiór marketingowy, zbiór korespondencji przychodzącej i wychodzącej etc.

Jak widać z powyższego, zanim w ogóle przystąpimy do przygotowania opisywanego rozdziału, musimy zidentyfikować zbiory, a to wymaga dość drobiazgowego audytu, który należałoby przeprowadzić jeszcze zanim zaczniemy opracowywać politykę bezpieczeństwa.

Identyfikacja zbiorów to pierwsze zadanie, drugie będzie na szczęście już dużo prostsze, ponieważ musimy ustalić, mając wytypowane zbiory, jakie programy służą do przetwarzania danych osobowych, które się na nie składają. Przykładowo, mając zbiór kadrowo – płacowy z dużą dozą pewności możemy przyjąć, że dane będą przetwarzane w programie Płatnik oraz jakimś systemie kadrowo – płacowym np. Simple. Czasami sytuacja może być nieco bardziej skomplikowana, ponieważ dane z kilku zbiorów mogą być przetwarzane w jednym programie (łatwo wówczas założyć, że baza danych takiego programu to jeden zbiór, tym samym zaś przegapimy inne).

Ostatnią rzeczą, na jaką należy zwrócić uwagę przy przygotowywaniu opisywanego rozdziału jest uwzględnienie modułów poszczególnych programów tj. przygotowywać opis w ten sposób, że jeżeli dane przetwarzane są przez moduł aplikacji to w opisie uwzględniamy właśnie moduł (jego pełną nazwę).

Czytaj także: Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych
To pierwsza cześć poradnika "Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych" dotycząca najważniejszych definicji oraz przybliżająca najważniejsze przepisy UODO i Rozporządzenia odnoszące się do dokumentu określającego politykę bezpieczeństwa ochrony danych osobowych.