Adresy e-mail jako dane osobowe

Przeczytaj także: Nowe zasady udostępniania danych osobowych

Definicja danych osobowych ujęta została w art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych („Ustawa”). Zgodnie z tym przepisem za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Jak wynika z przytoczonego przepisu, konkretna informacja nie będzie jednakże stanowić danej osobowej (nie będzie uważana za informację umożliwiającą określenie tożsamości osoby), jeżeli zidentyfikowanie osoby na podstawie tej informacji wymagałoby nadmiernych kosztów, czasu lub działań. Jednocześnie wskazano, iż osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny, albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Nie ma przeszkód, aby za informację umożliwiającą zidentyfikowanie konkretnej osoby uznać adres e-mail. W jakiej jednak sytuacji adres taki spełni przesłanki do uznania go za daną osobową w rozumieniu przepisów Ustawy? Analizując zacytowany art. 6, oczywistym jest, że nie każdy adres e-mail pozwala nam szybko i bez specjalnych wysiłków zidentyfikować osobę, do której jest przypisany. Nie ulega wątpliwości, iż często znacznie łatwiej będziemy w stanie wskazać osobę posługującą się adresem e-mail zbudowanym w oparciu o imię i nazwisko oraz domenę internetową znanej spółki (imię.nazwisko@nazwa-spolki.pl) aniżeli osobę posługującą się adresem wykorzystującym pseudonim i utworzonym na przykład w domenie internetowej serwisu oferującego darmowe konta poczty elektronicznej (pseudonim@nazwa-serwisu.pl). Może się jednak zdarzyć, iż adres e-mail wskazywać będzie na przysłowiowego „Jana Kowalskiego”, który jest jednym z kilku „Janów Kowalskich” pracujących w danej spółce. Bywają również takie sytuacje, w których konkretny adres e-mail, utworzony w domenie internetowej serwisu oferującego darmowe konta pocztowe, zawiera mało popularne imię, czy nazwisko.

Interpretując treść powołanego powyżej przepisu Ustawy należy zwrócić uwagę, że przy uznaniu adresu e-mail za daną osobową, brak nadmiernych kosztów, czasu lub działań wydaje się mieć zasadnicze znaczenie. Ustalenie tożsamości osoby, do której przypisany jest konkretny adres poczty elektronicznej, nie może bowiem być procesem długotrwałym, skomplikowanym i kosztownym. Trzeba mieć także na uwadze, że zgodnie z zamysłem ustawodawcy tożsamość „osoby możliwej do zidentyfikowania” wystarczy określić jedynie pośrednio. Podejmując zatem próbę określenia, czy konkretny adres e-mail może być uznany za daną osobową, konieczne jest uwzględnienie zarówno przedstawionych powyżej przesłanek ustawowych, jak i budowy danego adresu e-mail. W rezultacie, o ile na podstawie analizy budowy adresu e-mail możemy stosunkowo szybko i bez podejmowania szczególnie skomplikowanych działań zidentyfikować osobę, do której ów adres jest przypisany, wówczas można z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, iż taki adres e-mail stanowi daną osobową.

Z uwagi na fakt, iż adres poczty elektronicznej może być (lecz nie zawsze jest) daną osobową, podmioty gromadzące adresy e-mail osób fizycznych i decydujące o dalszym wykorzystaniu tych adresów, mogą być uznane za administratorów danych osobowych (definicję administratora danych osobowych zawiera art. 7 pkt 4 Ustawy). Konsekwencją tegoż jest konieczność spełnienia przez te podmioty obowiązków przewidzianych w Ustawie. Wspomnieć trzeba, że jednym z podstawowych obowiązków administratorów danych osobowych jest zgłoszenie zbioru danych osobowych do rejestracji przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zgłoszenie to jest o tyle istotne, iż warunkuje ono – co do zasady – dopuszczalność przetwarzania danych osobowych (czyli wykonywania jakichkolwiek operacji na danych osobowych, w tym ich zbierania, utrwalania, przechowywania, zmieniania, udostępniania czy usuwania) przez administratorów.